--- title: "Einkaufsklauseln in IFS Cloud: Procurement Clause Phrases" date: 2026-10-15 description: "Einkaufsklauseln in IFS Cloud: Procurement Clause Phrases statt Freitext auf der Bestellung. Gültigkeitszeiträume, Sprachen und Zuordnung." author: "Dariusz Mysliwiec" intro_image: "https://www.ifs-erp.com/images/articles/6-de-9e7f187a.webp" fulltext_image: "https://www.ifs-erp.com/images/articles/6-de-9e7f187a.webp" categories: - name: "Blog" url: "https://www.ifs-erp.com/blog-de.md" tags: - name: "Phrase Texts" url: "https://www.ifs-erp.com/tags/phrase-texts.md" - name: "Procurement Clause Phrases" url: "https://www.ifs-erp.com/tags/procurement-clause-phrases.md" - name: "IFS Cloud" url: "https://www.ifs-erp.com/tags/ifs-cloud-de.md" - name: "Einkauf" url: "https://www.ifs-erp.com/tags/einkauf-de.md" - name: "Bestellung" url: "https://www.ifs-erp.com/tags/bestellung-de.md" --- # Einkaufsklauseln in IFS Cloud: Procurement Clause Phrases ![Einkaufsklauseln in IFS Cloud: Procurement Clause Phrases](https://www.ifs-erp.com/images/articles/6-de-9e7f187a.webp) IFS Cloud · Einkauf · Compliance ## Einkaufsklauseln in IFS Cloud: Bedingungen standardisieren, Rechtsrisiko senken, Lieferantenanweisungen automatisieren Procurement Clause Phrases in IFS Cloud bündeln, versionieren und automatisieren die rechtlichen und technischen Anweisungen, die auf Bestelldokumenten stehen. Wer Bedingungen als Freitext in die Notizen der Bestellung tippt, hat weder einheitliche Formulierungen noch Übersetzungen noch eine Gewähr, dass veraltete Vorgaben verschwinden. **Auf einen Blick** - Eine Klausel kann zeitlich befristet sein, zum Beispiel eine Quecksilbergrenze von 8 % für 2025, die automatisch auf 5 % für 2026 umschaltet, abhängig vom zugesagten Liefertermin (Promised Delivery Date) der Bestellung. - Eine Klausel lässt sich an eine Artikelgruppe (etwa Chemikalien) oder an einen Lieferanten koppeln und wird beim Anlegen der Position automatisch angehängt. - Eine Klausel wird einmal in Deutsch, Englisch und Polnisch definiert. Hat der Lieferant den Sprachcode Deutsch, druckt IFS Cloud die deutsche Fassung auf das PDF. - Procurement Clause Types (etwa Logistik, Qualität, Recht) gliedern die Bibliothek, damit Einkäufer bei manueller Auswahl die richtige Klausel finden. ## 1.Das Problem mit dem Freitext Wo Einkäufer Anweisungen wie „Ware ist auf EUR-Paletten zu liefern“ oder „Analysenzertifikat erforderlich“ von Hand in die internen Notizen einer Bestellposition tippen, scheitert das an drei Stellen: - **Keine Standardisierung** - Einkäufer formulieren dieselbe Anforderung mit unterschiedlichem Wortlaut. - **Sprachbarriere** - Handnotizen werden nicht automatisch in der Sprache des Lieferanten ausgegeben. - **Veraltete Vorgaben** - alte Regelungen bleiben bestehen, weil Notizen aus früheren Bestellungen kopiert werden. ## 2.Die Lösung: die Klauselbibliothek IFS Cloud löst das mit einer strukturierten Procurement Clause Library. Statt Text zu tippen, konfigurieren Sie Phrasen (Phrases), die sich mit Artikeln, Lieferanten oder Projekten verknüpfen lassen. ### Versionierte Revisionen Klauseln sind zeitlich gebunden. Sie definieren zum Beispiel eine Klausel zum Quecksilbergehalt, die den Grenzwert für 2025 auf **8 %** setzt und für 2026 automatisch auf **5 %** umstellt. Das System wählt den richtigen Text nach dem zugesagten Liefertermin (Promised Delivery Date) der Bestellung. ### Automatische Zuordnung Verlassen Sie sich nicht auf das Gedächtnis der Einkäufer. Sie koppeln eine Klausel an eine bestimmte **Artikelgruppe** (zum Beispiel Chemikalien) oder an einen **Lieferanten**. Sobald ein Einkäufer einen solchen Artikel auf eine Bestellung setzt, hängt das System den passenden Sicherheits- oder Compliance-Text automatisch an. ### Klauseltexte in jeder Sprache Sie definieren die Klausel einmal auf Deutsch, Englisch und Polnisch. Ist der Sprachcode des Lieferanten auf Deutsch gesetzt, druckt IFS Cloud die deutsche Fassung der Klausel auf das PDF, und die Anweisung kommt unmissverständlich an. ### Ordnung durch Clause Types Halten Sie die Bibliothek übersichtlich. Procurement Clause Types gliedern die Phrasen, zum Beispiel in Logistik, Qualität und Recht, sodass Einkäufer bei der manuellen Auswahl die richtige Klausel schneller finden. ## 3.Einrichtung in fünf Schritten 1. **Clause Types definieren** - zum Beispiel HAZMAT und PACKAGING. 2. **Phrase Text und Übersetzungen anlegen** - eine Fassung je Sprache. 3. **Aktiv-/Inaktiv-Daten für Revisionen setzen** - sie steuern, welche Fassung wann gilt. 4. **Mit Artikeln oder Lieferanten verknüpfen** - optional. 5. **PDF-Ausgabe testen** - auf einer Bestellung prüfen, ob der Text in der richtigen Sprache erscheint. ## 4.Fragen und Antworten zu Einkaufsklauseln Worin unterscheiden sich Document Text und Procurement Clauses? Document Text ist ein allgemeines Werkzeug, um Notizen an nahezu jedes Objekt zu hängen (Kunde, Artikel, Auftrag). Procurement Clauses sind auf den Einkauf spezialisiert, unterstützen eine strenge Revisionskontrolle mit Gültig-von- und Gültig-bis-Datum und eignen sich besser für rechtliche Vorgaben und technische Spezifikationen, die sich im Lauf der Zeit ändern. Kann ich eine Klausel auf jeder Bestellung erzwingen? Ja. Sie verknüpfen eine Klausel mit der Ebene Company oder mit einer bestimmten Supplier Group. Überladen Sie die Bestellung dabei nicht mit allgemeinem Text. Allgemeine Geschäftsbedingungen legen Sie besser als Document Text am Company Header ab, und Procurement Clauses reservieren Sie für Vorgaben auf Zeilenebene. Funktionieren Einkaufsklauseln mit Genehmigungsworkflows? Ja. Sie konfigurieren IFS Cloud so, dass das Hinzufügen oder Entfernen eines bestimmten Clause Type (zum Beispiel „Legal Deviation“) eine neue Genehmigungsregel auslöst und die Bestellung zur erneuten Freigabe zurückgeht. ## 5.Über den Autor **Dariusz Myśliwiec**: unabhängiger IFS-Berater mit 18 Jahren Praxis in IFS (Apps 7.5 bis 10 und IFS Cloud). Ich bin IFS Certified Associate Consultant und nach PRINCE2® 7 zertifiziert. **Ausgewählte Kunden aus meiner IFS-Arbeit:** Fugro · LGC · BVI Medical · Betafence · Barlinek · NGK Ceramics · Newag · Oleofarm. IFS ist eine eingetragene Marke der IFS AB. Diese Beratung steht in keiner Verbindung zur IFS AB. ## Bauen Sie Ihre Klauselbibliothek in einem technischen 30-Minuten-Gespräch auf Bringen Sie drei Freitext-Notizen aus Ihren Bestellungen mit, dann legen wir daraus Clause Types, Phrasen und Übersetzungen an und testen die PDF-Ausgabe. Sie sprechen direkt mit dem Berater, der die Arbeit ausführt. [Technisches 30-Minuten-Gespräch buchen](https://www.ifs-erp.com/de/kontakt-de)