--- title: "ISO 9001, 14001, 45001 in IFS Cloud umsetzen" date: 2026-10-15 description: "ISO 9001, 14001 und 45001 in IFS Cloud 25R2 umsetzen: Konfiguration, Dokumentenlenkung und digitale Nachweise für das Audit." author: "Dariusz Mysliwiec" intro_image: "https://www.ifs-erp.com/images/articles/26-de-3548a2b2.webp" fulltext_image: "https://www.ifs-erp.com/images/articles/26-de-3548a2b2.webp" categories: - name: "Blog" url: "https://www.ifs-erp.com/blog-de.md" tags: - name: "Compliance" url: "https://www.ifs-erp.com/tags/compliance.md" - name: " ISO 9001" url: "https://www.ifs-erp.com/tags/iso-9001.md" - name: "IFS Cloud" url: "https://www.ifs-erp.com/tags/ifs-cloud-de.md" - name: "ISO 14001" url: "https://www.ifs-erp.com/tags/iso-14001-de.md" - name: "ISO 45001" url: "https://www.ifs-erp.com/tags/iso-45001-de.md" - name: "Qualitätsmanagement" url: "https://www.ifs-erp.com/tags/qualit-tsmanagement-de.md" --- # ISO 9001, 14001, 45001 in IFS Cloud umsetzen ![ISO 9001, 14001, 45001 in IFS Cloud umsetzen](https://www.ifs-erp.com/images/articles/26-de-3548a2b2.webp) IFS Cloud 25R2 · ISO 9001 · ISO 14001 · ISO 45001 · Integriertes Managementsystem ## Normanforderungen als Sperren im Prozess, nicht als Ordner für das Audit ISO 9001 (Qualität), ISO 14001 (Umwelt) und ISO 45001 (Arbeitsschutz) werden klassisch in Tabellen, Zusatzsoftware oder Papierordnern geführt. Das erhöht das Risiko, führt zu doppelter Dateneingabe und liefert keine aktuellen Auswertungen. IFS Cloud kann als einheitliche Datenquelle des Integrierten Managementsystems (IMS) dienen, wenn Prüfungen direkt im Buchungsfluss sitzen, etwa die Sperre eines Wareneingangs von einem nicht freigegebenen Lieferanten oder die Sperre einer Arbeitsauftragszuweisung an einen Techniker ohne gültige Qualifikation. [Technisches 30-Minuten-Gespräch buchen](https://www.ifs-erp.com/de/kontakt-de) [Benötigte Stammdaten ansehen](#ph-sec5) ## 1.Auf einen Blick Für CIOs, IT-Leiter und Qualitätsmanager: Wer die Normen im ERP-Ablauf verankert, wechselt von der Kontrolle durch Prüfung („compliance by inspection“) zur Konformität durch Gestaltung („compliance by design“). - Einheitliches Datenmodell: Eine Spur im System verbindet eine Kundenreklamation (ISO 9001) mit der Ursachenanalyse, oder einen Chemikalienunfall (ISO 14001) mit der betroffenen Bestandscharge und dem Lagerplatz. - Audit-Tempo: Der Vorbereitungsaufwand für externe Audits sinkt um bis zu 40 Prozent, wenn Lobby-Dashboards dem Auditor aktuelle Nachweise zeigen, ohne dass Berichte von Hand zusammengestellt werden. - Aktive Risikosteuerung: Statische Risikoregister weichen dynamischen Kontrollen. Das System stoppt Prozesse wie Versand oder Produktion, wenn Konformitätskriterien nicht erfüllt sind. ## 2.ISO 9001:2015 Qualitätsmanagementsysteme ISO 9001 fordert gleichbleibende Prozesse und Kundenzufriedenheit. In IFS Cloud decken das vor allem die Komponenten Quality Management (QM) und Document Management (DocMan) ab. ### Abschnitt 7.5: Dokumentierte Information ISO 9001 verlangt strenge Lenkung der Dokumente. In Altsystemen laufen Arbeitsanweisungen dem tatsächlichen Prozess hinterher, sobald niemand ihre Version lenkt. So lenken Sie sie in IFS Cloud: - **Integriertes Dokumentenmanagement (IDM)** - Die Struktur der Doc Class trennt Richtlinien, Verfahrensanweisungen (SOP) und Formulare. - **Zugriffssteuerung** - Über Access Templates werden veraltete Dokumente für Benutzer der Shop Floor Workbench automatisch ausgeblendet. - **Visuelle Arbeitsanweisungen** - Medien (PDF, Video) hängen direkt an der Routing Operation. Öffnet ein Werker in der Fertigung eine Operation des Fertigungsauftrags, öffnet sich automatisch die aktuell freigegebene Anweisung. ### Abschnitt 8.4: Lenkung extern bereitgestellter Prozesse Lieferanten müssen Ihre Anforderungen erfüllen, und zwar über eine einmalige Prüfung hinaus. So bilden Sie das ab: - **Supplier for Purchase Part (SFPP)** - Über Inspection Codes erzwingen Sie eine Wareneingangsprüfung für neue Lieferanten. - **Lieferantenbewertung** - Nutzen Sie die automatische Berechnung der Supplier Reliability (Termintreue) und verknüpfen Sie sie mit Qualitätskennzahlen. - **Lösung** - Ein Lobby-Element markiert jede Bestellanlage bei einem Lieferanten, dessen ISO-9001-Zertifikat abgelaufen ist (erfasst in Supplier_Info_Address). ### Abschnitt 10.2: Nichtkonformität und Korrekturmaßnahme Nichtkonformitäten gehören nicht in eine getrennte Qualitätssoftware. Nutzen Sie das integrierte Objekt Non-Conformance Report (NCR) und stellen Sie den Reiter Corrective Action so ein, dass er Pflicht ist, bevor der NCR-Status auf „Closed“ wechseln kann. Damit erzwingt der Buchungsfluss die Phasen „Check“ und „Act“ des PDCA-Zyklus. ## 3.ISO 14001:2015 Umweltmanagement ISO 14001 richtet sich auf die Umweltleistung und die Lebenszyklusperspektive. In IFS Cloud unterstützen das Eco-Footprint Management und Chemical Safety. | ISO-Anforderung | Funktion in IFS Cloud | Umsetzung | | --- | --- | --- | | 6.1.2 Umweltaspekte | Eco-Footprint Management | Aktivieren Sie die Komponente Eco-Footprint. Ordnen Sie Emissionsfaktoren (CO2, Wasser, Energie) Ihren Work Centers und Purchase Parts zu. Das System berechnet dann aus Stückliste und Arbeitsplan die Umweltwirkung eines Fertigerzeugnisses und erfüllt damit die Lebenszyklusperspektive. | | 6.1.3 Bindende Verpflichtungen | Document Management | Lücke: ERP-Systeme liefern keine weltweiten Vorschriften als Datenstrom. Maßnahme: Legen Sie eine Doc Class „REG“ für Ihr Rechtskataster an (Genehmigungen, Gesetze). Über Review Intervals in DocMan lassen sich Erinnerungen 90 Tage vor Ablauf einer Genehmigung auslösen. | | 8.1 Betriebliche Planung | Instandhaltung (Asset Management) | Benennen Sie umweltkritische Anlagen (zum Beispiel Wäscher, Abwasserbehandlung). Legen Sie Preventive Maintenance (PM) Actions mit einem eigenen Kennzeichen CRITICALITY an. Über IoT-Konnektoren lässt sich eine PM auslösen, wenn ein Sensor eine Emissionsüberschreitung erkennt. | | 8.2 Notfallvorsorge | Incident Management | Stellen Sie die Incident Class „ENVIRONMENTAL“ ein. Schulen Sie die Mitarbeiter, Leckagen sofort in der Mobile App zu melden. Das hält Zeit, Ort und Sofortmaßnahmen fest und ist ein belastbarer Nachweis für Auditoren. | ## 4.ISO 45001:2018 Arbeitsschutz ISO 45001 zielt darauf, arbeitsbedingte Verletzungen zu verhindern. IFS Cloud bindet den Arbeitsschutz an Human Capital Management (HCM) und Arbeitsaufträge (Work Orders). ### Abschnitt 7.2 Kompetenz: die Konfiguration „Hard Stop“ Die Norm verlangt, dass Beschäftigte auf Grundlage geeigneter Ausbildung, Schulung oder Erfahrung kompetent sind. Verknüpft man Qualifikationen (Qualifications) mit der Ressourcenplanung (Resource Management), lassen sich Arbeiten ohne Befähigung unterbinden. 1. **Lizenz anlegen.** Definieren Sie in HCM eine Lizenz (License) für Tätigkeiten mit hohem Risiko, zum Beispiel „Forklift Operation“ (Staplerbetrieb) oder „Confined Space Entry“ (Einstieg in enge Räume). 2. **Lizenz zuweisen.** Ordnen Sie die Lizenz dem Mitarbeiterprofil (Employee Profile) mit einem Gültig-bis-Datum zu. 3. **Kritischer Schritt.** Aktivieren Sie in der Maintenance Scheduling Optimization (MSO) oder im Service Dispatch die Bedingung, die auf gültige Lizenzen prüft. 4. **Ergebnis.** Das System weist einem Techniker keinen Arbeitsauftrag zu, wenn seine Sicherheitszertifizierung abgelaufen ist. Das ist ein belastbarer Nachweis der Konformität. ### Abschnitt 5.4: Konsultation und Beteiligung der Beschäftigten ISO 45001 verlangt die Beteiligung von Beschäftigten ohne Führungsfunktion. Das Modul Survey verschickt monatliche Umfragen zur Sicherheitskultur an Benutzer in der Fertigung. Die Ergebnisse lassen sich anonym aggregieren und in einer Safety-Lobby anzeigen. So belegen Sie die aktive Beteiligung. ## 5.Benötigte Stammdaten vor dem Aufbau Ein System ist nur so konform wie die Daten in ihm. Bevor die Phase „Construct“ beginnt, müssen die folgenden Datensätze bereinigt vorliegen. ### Qualitätsdaten - **Inspection Codes** - Vereinheitlichen Sie Fehlerursachen, zum Beispiel Kratzer, Maß, Farbe. - **Variable Data** - Legen Sie Mindest- und Höchsttoleranzen für alle kritischen Merkmale fest. - **Prüfmittelkalibrierung** - Liste aller Messmittel mit Seriennummern und dem Datum der letzten Kalibrierung. ### Umweltdaten - **Emissionsfaktoren** - CO2e je kWh, Wasserverbrauch je Stunde und Work Center. - **Abfallströme** - Liste der verwendeten Abfallschlüssel aus dem Europäischen Abfallverzeichnis (EWC). - **Gefahrstoffe** - CAS-Nummern und REACH-Status aller Rohmaterialien. ### Arbeitsschutzdaten - **Gefährdungskatalog** - Standardliste der Gefährdungen am Arbeitsplatz (Stolpern und Rutschen, Elektrik, Lärm). - **PSA-Matrix** - Welche persönliche Schutzausrüstung gilt für welche Rolle? - **Qualifikationsnachweise** - Scans der physischen Berechtigungen mit Ablaufdatum. ## 6.FAQ Brauchen wir ein separates QMS-Softwarepaket? Nein. Ein leistungsfähiges ERP enthält ein voll eingebettetes Qualitätsmanagementsystem. Zusatzsoftware von Drittanbietern kann Qualitätsdaten wie NCRs von Bestands- und Produktionsdaten trennen. Für ISO 9001 ist der integrierte Ansatz deshalb besser. Wie erhalten externe Auditoren Zugriff auf unsere Aufzeichnungen? Richten Sie eine eingeschränkte Benutzerrolle „Auditor“ ein. Sie erhält Nur-Lese-Zugriff auf ausgewählte Lobbies (Dashboards) und auf das Dokumentenmanagement. So holen sich Auditoren Nachweise selbst, ohne Zugriff auf vertrauliche Geschäftsdaten oder Gehaltsdaten aus HR. Kann IFS Cloud das Rechtskataster für ISO 14001 führen? Ein ERP ist ein Transaktionssystem und liefert keine Rechtsinhalte. Es erkennt nicht von selbst, dass sich ein örtliches Umweltgesetz geändert hat, verwaltet aber die Compliance-Aufgaben. Empfehlenswert ist ein Rechtsupdate-Dienst, mit dem Sie das Dokument „Legal Register“ von Hand aktualisieren, und Review Tasks, die regelmäßige Prüfungen anstoßen. Wie bilden wir das Änderungsmanagement nach ISO 9001 Abschnitt 6.3 ab? Für Produktänderungen dient das Modul Engineering Change Management (ECM). Für Prozess- oder Organisationsänderungen lässt sich im Modul Call Center/Case Management ein Fall „Change Request“ konfigurieren, der Freigabe, Risikobewertung und Umsetzungsschritte des Änderungsprojekts verfolgt. Ist eine mobile Anwendung für ISO 45001 erforderlich? Die Norm schreibt sie nicht zwingend vor, für die Meldung von Vorfällen (Incident Reporting) ist sie aber ausdrücklich zu empfehlen. Je einfacher Beschäftigte Beinaheunfälle per Mobile App in der Fertigung melden können, desto größer die Datenbasis für die Risikoprävention und desto besser lässt sich die Beteiligung der Beschäftigten belegen. Ich bin Dariusz Myśliwiec. Ich arbeite seit 18 Jahren praktisch mit IFS (Apps 7.5 bis 10 und IFS Cloud). Ich bin IFS Certified Associate Consultant und nach PRINCE2® 7 zertifiziert. **Ausgewählte Kunden aus meiner IFS-Arbeit:** Fugro · LGC · BVI Medical · Betafence (PRÆSIDIAD) · Barlinek · NGK Ceramics · Newag · Oleofarm. ## Prüfen wir, welche Normanforderungen Ihr IFS Cloud schon erzwingen kann Nennen Sie mir Ihr IFS-Cloud-Release und die Normen, nach denen Sie zertifiziert sind oder werden wollen. Im Gespräch klären wir, welche Anforderungen sich über Konfiguration abbilden lassen. Sie sprechen direkt mit dem Berater, der die Arbeit ausführt. [Technisches 30-Minuten-Gespräch buchen](https://www.ifs-erp.com/de/kontakt-de) [CRIMS-Katalog ansehen](https://www.ifs-erp.com/de/marktplatz) IFS ist eine eingetragene Marke der IFS AB. Diese Beratung steht in keiner Verbindung zur IFS AB.