Niezależna praktyka IFS · Migracja danych z IFS
Dane z IFS opisane pole po polu, gotowe dla konsultanta SAP lub innego nowego ERP
Konsultant, który ładuje nowy system ERP, zmapuje tylko to, co rozumie, a baza IFS to lata klientów, dostawców i artykułów, z duplikatami i z polami, których znaczenie istnieje wyłącznie w konfiguracji Twojego IFS. Gdy eksport przychodzi bez tego wyjaśnienia, każdy import próbny zwraca listę pytań, a termin przełączenia się przesuwa. Wyciągam dane z IFS tylko do odczytu, opisuję każde pole, wskazuję duplikaty i podejrzane rekordy, wspieram Twoich użytkowników w czyszczeniu i poprawiam eksport po każdym imporcie próbnym. Mapowanie i ładowanie robi konsultant systemu docelowego.
- IFS jest tylko odczytywany: nic nie jest instalowane ani zmieniane w IFS
- Jeden stały format pliku i opis każdego pola
- Powtarzalne skrypty eksportu, więc każdy eksport daje ten sam wynik
- SAP jest tu przykładem roboczym; proces jest taki sam dla każdego systemu docelowego
Umów 30-minutową rozmowę techniczną Czego potrzebuję na start
Najważniejsze wnioski
- Plik eksportu jest umową między IFS a systemem docelowym: stały format, opis każdego pola, zmiany wyłącznie przez zapisany log pytań i decyzji.
- Praca przebiega w pięciu krokach z pięcioma punktami kontrolnymi. Krok 1 wykonujemy raz, kroki 2 do 5 powtarzamy w trzech planowanych cyklach: import próbny, pełny wolumen, przebieg końcowy.
- Po każdym cyklu uzgadniamy cztery liczby: rekordy w IFS wg kryteriów, duplikaty scalone, rekordy wykluczone z uzasadnieniem, rekordy w systemie docelowym po imporcie. Cykl z niewyjaśnioną różnicą pozostaje otwarty.
- Zakres domyślnie jest pusty, a każdy obiekt dodajemy świadomie, z kryterium selekcji, np. klienci z zakupem w ostatnich 5 latach.
- Nowa potrzeba zgłoszona po stronie systemu docelowego zmienia skrypt eksportu, nigdy plik ręcznie, więc kolejny eksport na aktualnych danych powtarza poprawkę.
1.Gdzie kończy się mój zakres, a zaczyna konsultanta systemu docelowego?
Zakres konsultanta IFS kończy się na opisanym pliku eksportu. Wszystko, co dzieje się z danymi po wyjściu z IFS, od mapowania na szablony systemu docelowego po import końcowy, należy do konsultanta ds. migracji w systemie docelowym, a czyszczenie merytoryczne do Twoich użytkowników. Pracują trzy strony: Twoi użytkownicy, konsultant IFS i konsultant systemu docelowego.
| W moim zakresie (konsultant IFS) | Poza moim zakresem (konsultant systemu docelowego i użytkownicy klienta) |
|---|---|
| Powtarzalne skrypty eksportu z IFS | Mapowanie moich plików na szablony systemu docelowego |
| Pliki Excel z opisem pochodzenia każdego pola | Transformacja danych do formatu systemu docelowego |
| Wskazanie duplikatów i podejrzanych danych | Import próbny i końcowy do systemu docelowego |
| Konsultacje z użytkownikami i z konsultantem systemu docelowego | Czyszczenie i akceptacja danych (klient) |
| Zmiany eksportu po imporcie próbnym | Konfiguracja i walidacja w systemie docelowym |
Decyzje o scaleniu lub wykluczeniu rekordu podejmują Twoi użytkownicy. Ja wskazuję podejrzane dane i tłumaczę, co każde pole oznacza w IFS.
2.Co znaczy, że plik jest umową?
Plik eksportu jest umową między IFS a systemem docelowym, bo jego format jest stały, każde pole ma opis, a każda zmiana przechodzi przez zapisany, wersjonowany log. Działają cztery zasady.
- Stały format pliku - nie dopasowuję go do systemu docelowego. Mapuje konsultant tego systemu, dlatego format mojego pliku nie zmienia się między cyklami.
- Każde pole ma opis - skąd pochodzi w IFS i co oznacza.
- Zmiany przez log - pytania i potrzeby strony docelowej są zapisane i wersjonowane w logu pytań i decyzji.
- Skrypty, nie ręczne poprawki - zmiana mechanizmu eksportu trafia do skryptu, nigdy do ręcznie edytowanego pliku eksportu, więc każdy eksport można powtórzyć z tym samym wynikiem.
Dane płyną w jednym kierunku: IFS, potem pliki eksportu w Excelu z opisem pól i flagami, potem czyszczenie przez Twoich użytkowników, potem mapowanie i import przez konsultanta systemu docelowego. IFS jest tylko odczytywany. Twoi użytkownicy czyszczą dane w wyeksportowanych plikach, a zmianę mechanizmu eksportu wprowadzam w skrypcie. Rozwiązanie działa z IFS Cloud i z lokalnymi wersjami IFS Applications. Kanał odczytu danych zależy od wersji i modelu hostingu, i uzgadniamy go w kroku 1.
3.Z jakich pięciu kroków składa się migracja i jakie mają punkty kontrolne?
Migracja danych z IFS ma pięć kroków, a każdy kończy się punktem kontrolnym, który trzeba spełnić przed następnym krokiem. Krok 1 wykonujemy raz na starcie. Kroki 2 do 5 powtarzamy w cyklach migracyjnych, aż import do systemu docelowego przejdzie bez błędów.
| Krok | Co się dzieje | Punkt kontrolny | Produkty |
|---|---|---|---|
| 1. Zakres i harmonogram | Ustalam z osobami kontaktowymi, jakie dane eksportuję i do kiedy. Kontakty: sprzedaż, finanse, projekt i system docelowy, obiekty danych w zakresie, kryteria selekcji, terminy cykli uzgodnione z konsultantem systemu docelowego. | Zakres zatwierdzony | Lista kontaktów, rejestr obiektów danych, kryteria selekcji, harmonogram cykli, dostęp do danych IFS, plan konsultacji, log pytań i decyzji |
| 2. Eksport z IFS | Wyciągam dane skryptami, które mogę uruchamiać wielokrotnie, i przekazuję je w Excelu: jeden plik na obiekt danych, opis każdego pola, flagi podejrzanych duplikatów i braków, ten sam skrypt w każdym cyklu. | Pliki przekazane | Skrypty eksportu, pliki Excel, podejrzane rekordy, słownik pól |
| 3. Weryfikacja i czyszczenie | Użytkownicy weryfikują pliki, a ja wyjaśniam każde pole: usuwają i scalają duplikaty, uzupełniają braki, poprawiają błędy i decydują, czy rekord migrujemy, czy pomijamy. | Dane zaakceptowane | Wyczyszczone pliki, lista scaleń, lista wykluczeń, pytania do źródła, akceptacja obszaru |
| 4. Mapowanie i import | Tłumaczę pola na sesjach z konsultantem systemu docelowego, który je mapuje i wykonuje import próbny. Format mojego pliku zostaje bez zmian. Pytania i nowe potrzeby wracają do mnie. | Import próbny wykonany | Przekazanie plików, notatki z konsultacji, log pytań strony docelowej, wynik importu próbnego |
| 5. Poprawki i odbiór | Zmieniam mechanizm eksportu według tego, co pokazał import, aż dane trafią do systemu docelowego bez błędów. Ponowny eksport na aktualnych danych, czyszczenie tylko nowych rekordów, eksport końcowy w oknie przełączenia. | Dane w systemie docelowym | Pliki końcowe, nowa wersja skryptów, uzgodnienie rekordów, protokół odbioru |
4.Jak działają trzy cykle i cztery liczby uzgodnienia?
Migracja z IFS przebiega w trzech cyklach eksport-import przed startem systemu docelowego: import próbny, pełny wolumen i przebieg końcowy. Każdy cykl powtarza kroki 2 do 5 tym samym skryptem na aktualnych danych. Harmonogram jest orientacyjny, a liczbę cykli i terminy importów uzgadniamy z konsultantem systemu docelowego w kroku 1.
Po każdym cyklu uzgadniamy cztery liczby między IFS, plikiem po czyszczeniu i systemem docelowym:
- Rekordy w IFS - policzone według uzgodnionych kryteriów selekcji.
- Duplikaty scalone - decyzje Twoich użytkowników.
- Rekordy wykluczone - każdy z uzasadnieniem.
- Rekordy w systemie docelowym - policzone po imporcie.
Liczby się zgadzają albo wiemy dlaczego. Cykl z niewyjaśnioną różnicą nie jest zamknięty.
Pętla zwrotna jest normalną częścią procesu. Po imporcie próbnym konsultant systemu docelowego zgłasza pytania, braki i nowe potrzeby. Modyfikuję skrypt, a nie plik ręcznie, uruchamiam eksport ponownie na aktualnych danych, a Twoi użytkownicy czyszczą tylko różnicę. Każdy przebieg jest powtarzalny: ten sam skrypt, aktualne dane, przewidywalny wynik.
5.Które dane wchodzą do eksportu, a które zostają poza nim?
Domyślny zakres eksportu to nic, a każdy obiekt danych dodajemy świadomie, z kryterium selekcji. Dane podstawowe (master data) są w zakresie na pewno, a resztę ustalamy na warsztacie zakresu. Tabela pokazuje zakres wstępny z przykładowymi kryteriami.
| Obiekt danych (obszar) | Przykładowe kryterium selekcji |
|---|---|
| Klienci (sprzedaż) | Zakup w ostatnich 5 latach |
| Dostawcy (finanse) | Faktura lub zamówienie w ostatnich N latach |
| Artykuły (sprzedaż) | Ruch lub zapas w wybranym okresie |
| Projekty (projekt) | Projekty otwarte i w realizacji |
| Salda otwarte (finanse) | Do decyzji: migracja czy wprowadzenie ręczne |
Duplikaty wskazuję już przy eksporcie, więc użytkownicy trafiają na nie na początku czyszczenia, a nie po pierwszym imporcie. Na każdy obiekt danych przypada jeden skrypt, uruchamiany tyle razy, ile wymagają cykle. Słownik poniżej 20 pozycji szybciej wprowadzić ręcznie w systemie docelowym niż migrować.
6.Jak planujemy konsultacje?
Konsultacje to osobna pozycja w planie i w wycenie, bo wyjaśnianie pochodzenia danych zabiera czas, którego nie obejmuje sam eksport. Są dwa rodzaje: z konsultantem systemu docelowego o znaczeniu pól i pytaniach po imporcie oraz z Twoimi użytkownikami o pochodzeniu danych i wsparciu przy czyszczeniu. Odbywają się po eksporcie i po każdym imporcie próbnym, według logu pytań, w stałym terminie w tygodniu. Liczbę godzin określamy po warsztacie zakresu, gdy znane są obiekty i kryteria.
7.Co może opóźnić migrację i jak temu zapobiegamy?
Pięć ryzyk opóźnia migrację danych z IFS, a każde ma przeciwdziałanie wpisane w plan. Ryzyka przeglądamy na każdym spotkaniu statusowym.
| Ryzyko | Przeciwdziałanie |
|---|---|
| Niejasny zakres danych | Zakres i kryteria zatwierdzone w kroku 1 |
| Brak dostępności osób klienta | Nazwane osoby i terminy w harmonogramie |
| Czyszczenie dłuższe niż plan | Duplikaty wskazane już przy eksporcie |
| Nowe potrzeby systemu docelowego po imporcie | Powtarzalne skrypty i kolejny cykl w planie |
| Niedoszacowane konsultacje | Czas na konsultacje jako osobna pozycja |
8.Czego potrzebuję przed pierwszym eksportem?
Przed startem eksportu potrzebuję pięciu kontaktów, a namiary na osoby kontaktowe i na konsultanta systemu docelowego są warunkiem rozpoczęcia kroku 1.
- Sprzedaż - osoba kontaktowa: klienci, artykuły.
- Finanse - osoba kontaktowa: dostawcy, salda.
- Projekt - osoba kontaktowa: projekty.
- System docelowy - konsultant ds. migracji (przy SAP: konsultant SAP ds. migracji).
- IT - dostęp do danych IFS.
Z osobami z obszarów uzgadniam zakres eksportu i sposób czyszczenia danych. Z konsultantem systemu docelowego: terminy cykli i przekazanie plików. Pięć ustaleń zapada, zanim powstanie pierwszy skrypt:
- Obiekty danych w zakresie migracji.
- Kryteria selekcji dla każdego obiektu.
- Osoby kontaktowe z obszarów i konsultant systemu docelowego.
- Kto czyści które dane i do kiedy.
- Terminy cykli i importów do systemu docelowego.
Lista kontaktów, rejestr obiektów danych i log pytań i decyzji to dokumenty robocze tego procesu. Jak prowadzić takie dokumenty w całym projekcie IFS, opisuje sekcja Dokumenty wdrożeniowe.
9.Najczęściej zadawane pytania
Czy ekstrakcja z IFS działa dla innego systemu docelowego niż SAP?
Tak. Ekstrakcja z IFS wygląda tak samo dla każdego systemu ERP, bo dostarczam stały format pliku z opisem każdego pola, a mapowanie na szablony systemu docelowego robi jego konsultant. SAP jest na tej stronie przykładem roboczym; kroki, pliki i punkty kontrolne nie zmieniają się razem z systemem docelowym.
Czy ekstrakcja zmienia coś w naszym systemie IFS?
Nie. IFS jest tylko odczytywany, nic w nim nie jest instalowane ani zmieniane. Poprawki robimy w wyeksportowanych plikach podczas czyszczenia albo w skrypcie eksportu, gdy zmienia się mechanizm. Proces działa z IFS Cloud i z lokalnymi wersjami IFS Applications, a kanał odczytu uzgadniamy dla danej wersji w kroku 1.
Czy konsultant IFS mapuje dane na szablony SAP i wykonuje import?
Nie. Mapowanie na szablony SAP, transformacja do formatu SAP, import próbny i końcowy oraz konfiguracja i walidacja w SAP należą do konsultanta SAP ds. migracji. Konsultant IFS dostarcza skrypty eksportu, pliki Excel z opisem pól, wskazane duplikaty i podejrzane dane, konsultacje oraz zmiany eksportu po każdym imporcie próbnym.
Ile cykli migracji potrzeba przy migracji danych z IFS?
Migracja danych z IFS zakłada trzy cykle eksport-import przed startem systemu docelowego: import próbny, pełny wolumen i przebieg końcowy w oknie przełączenia. Dokładną liczbę cykli i terminy importów uzgadniamy w kroku 1 z konsultantem systemu docelowego, a cykle powtarzamy, aż import przejdzie bez błędów.
Jak udowodnić, że żaden rekord nie zginął między IFS a nowym ERP?
Po każdym cyklu uzgadniamy cztery liczby: rekordy w IFS według kryteriów selekcji, duplikaty scalone, rekordy wykluczone z uzasadnieniem i rekordy w systemie docelowym po imporcie. Liczby się zgadzają albo różnica jest wyjaśniona, a cykl z niewyjaśnioną różnicą nie jest zamknięty.
Jakich danych z IFS nie warto migrować?
Zakres migracji danych z IFS zaczyna się od zera, a każdy obiekt dodajemy z kryterium selekcji, na przykład klienci z zakupem w ostatnich 5 latach, dostawcy z fakturą lub zamówieniem w ostatnich N latach, artykuły z ruchem lub zapasem w wybranym okresie, projekty otwarte i w realizacji. Słowniki poniżej 20 pozycji wprowadza się ręcznie w systemie docelowym, a salda otwarte rozstrzygamy osobno: migracja albo wprowadzenie ręczne.
A jeśli migruję dane do IFS Cloud, a nie z niego?
Migracja do IFS Cloud to osobny temat, z własnymi narzędziami i kolejnością ładowania. Jeśli przechodzisz na IFS Cloud, zobacz sekcję migracji danych w marketplace.
10.O autorze
Dariusz Myśliwiec: niezależny konsultant IFS, 18 lat na IFS (Apps 7.5–10 i IFS Cloud). IFS Certified Associate Consultant. PRINCE2® 7. Siedziba w Krakowie, praca zdalna w całej Europie i na świecie. Rozmawiasz z konsultantem, który pisze skrypty eksportu i tłumaczy pola Twoim użytkownikom.
Wybrani klienci IFS: Fugro · LGC · BVI Medical · Betafence (PRÆSIDIAD) · Barlinek · NGK Ceramics · Newag · Oleofarm.
IFS is a registered trademark of IFS AB; this practice is not affiliated with IFS AB. SAP is a registered trademark of SAP SE; this practice is not affiliated with SAP SE.
Zacznij od warsztatu zakresu i harmonogramu
Następny krok to warsztat zakresu i harmonogramu: kontakty ze sprzedaży, finansów, projektu i konsultant systemu docelowego, obiekty danych z kryteriami selekcji oraz harmonogram cykli uzgodniony z konsultantem systemu docelowego. Bez prezentacji sprzedażowej. Rozmawiasz z konsultantem, który buduje eksport.
Umów 30-minutową rozmowę techniczną Zobacz Dokumenty wdrożeniowe