Marketplace

Szablon: Plan komunikacji i analiza interesariuszy (IDK-05)

Szablon IDK-05, wersja 1.0. Faza: Initiate Project.

Jak korzystać z tego szablonu

  • Napisz go podczas fazy Initiate Project, gdy organizacja projektu (IDK-03) jest już znana. Najpierw wykonaj analizę interesariuszy (sekcje 1-4), potem plan (sekcje 5-7). Analiza mówi, dla kogo jest plan.
  • Właścicielem jest kierownik projektu klienta, wspólnie z liderem zmiany, jeśli taki został wyznaczony. Kierownik projektu dostawcy dodaje spotkania i raporty wewnętrzne projektu.
  • Zastąp każde pole [w nawiasie kwadratowym]. Usuń wiersze oznaczone jako Przykład:, gdy masz już własne.
  • Sekcja 3 zawiera opinie o imiennie wskazanych osobach. Zachowaj wersję z ograniczonym dostępem obejmującą sekcje 2-4, a resztę rozpowszechniaj.
  • Dokument jest gotowy, gdy każda grupa interesariuszy z siatki pojawia się jako odbiorca w planie, każda komunikacja ma imiennie wskazanego nadawcę, a każdy wiersz opisuje, jak wraca informacja zwrotna.
  • Przeglądaj go na każdej bramce. Odbiorcy się zmieniają: na początku to kierownictwo i zespół podstawowy, przed startem produkcyjnym to każdy użytkownik i część stron zewnętrznych.
Metadane szablonu
Field Value
ID szablonu IDK-05
Faza Initiate Project
Właściciel Kierownik projektu po stronie klienta (przy wsparciu kierownika projektu po stronie dostawcy)
Zatwierdzający Sponsor wykonawczy
Bramka kwalifikacyjna Project Initiated
Wersja 1.0

Kontrola dokumentu

Wersja Data Autor Zmiana Zatwierdził
0.1 [YYYY-MM-DD] [imię i nazwisko, rola] Pierwszy szkic  
1.0 [YYYY-MM-DD] [imię i nazwisko, rola] Baseline dla bramki Project Initiated [sponsor wykonawczy]

1. Analiza interesariuszy: metoda

Trzy kroki, powtarzane na każdej bramce:

  1. Identyfikacja. Wypisz każdą osobę lub grupę, na którą projekt wpływa, która może na niego wpłynąć, lub która ma interes w jego sukcesie albo porażce. Uwzględnij strony zewnętrzne.
  2. Priorytetyzacja. Umieść każdego na siatce władzy i zainteresowania w sekcji 3. Pozycja decyduje o strategii.
  3. Zrozumienie. Dla kluczowych interesariuszy odpowiedz na pytania z sekcji 4. Pytaj ich bezpośrednio, gdy to możliwe; rozmowa jest też pierwszym aktem zaangażowania.

2. Lista interesariuszy

ID Interesariusz (osoba lub grupa) Organizacja, dział Jak projekt na nich wpływa Władza Zainteresowanie Obecna postawa Właściciel relacji
Przykład: SH-01 Szef działu zakupów Zakupy Jest właścicielem przyszłego procesu zakupowego i związanej z nim korzyści; traci lokalne przyzwyczajenia zakupowe w dwóch lokalizacjach Wysoka Wysokie Zwolennik Sponsor wykonawczy
Przykład: SH-02 Liderzy zmian magazynowych Logistyka, [lokalizacja] Przechodzą z papierowych list kompletacyjnych na skanowanie ręcznymi terminalami; ich zespoły są największą grupą użytkowników Niska Wysokie Neutralna, zaniepokojona tempem w okresach szczytowych Lider zespołu funkcjonalnego, magazyn
Przykład: SH-03 Dyrektor finansowy Finanse Potrzebuje, żeby zamknięcie okresu nie było zaburzone przez start produkcyjny; zatwierdza rozdział obowiązków w zestawach uprawnień Wysoka Niskie obecnie Neutralna Kierownik projektu klienta
Przykład: SH-04 Kluczowi dostawcy otrzymujący zamówienia zakupu Zewnętrzny Nowy układ zamówienia i numeracja zamówień; zmieniona procedura potwierdzania Niska Niskie Nieświadomi Szef działu zakupów
[ID] [interesariusz] [dział] [wpływ] [Wysoka/Niska] [Wysokie/Niskie] [champion / zwolennik / neutralna / krytyk / bloker] [imię i nazwisko]

Władza oznacza zdolność do zatrzymania, spowolnienia lub zmiany projektu. Zainteresowanie oznacza, jak bardzo wynik ma dla nich znaczenie. Oceniaj to, co jest prawdą dziś, nie to, czego byś sobie życzył.

3. Siatka władzy i zainteresowania

Umieść identyfikatory interesariuszy w polach.

  Niskie zainteresowanie Wysokie zainteresowanie
Wysoka władza Utrzymuj zadowolenie. Dawaj tyle, żeby czuli się komfortowo; nie zalewaj ich informacją. Krótkie, rzeczowe aktualizacje. Konsultuj przed decyzjami dotykającymi ich obszaru. ID: [SH-..] Angażuj blisko. Włączaj w decyzje, spotykaj się osobiście, dokładaj wszelkich starań, żeby ich utrzymać po swojej stronie. Członkowie komitetu sterującego należą tutaj. ID: [SH-..]
Niska władza Monitoruj. Obserwuj zmiany pozycji. Minimalny wysiłek: tylko ogólne wiadomości. ID: [SH-..] Informuj na bieżąco. Regularne informacje i sposób na zadawanie pytań. Często jako pierwsi dostrzegają problemy praktyczne i mogą stać się orędownikami. ID: [SH-..]

Ruchy do obserwowania: [np.: dyrektor finansowy przechodzi do wysokiego zainteresowania przed zamknięciem okresu i startem produkcyjnym; dostawcy przechodzą do wysokiego zainteresowania w tygodniach przed cutover].

4. Zrozumienie kluczowych interesariuszy

Wypełnij dla każdego interesariusza z pól "angażuj blisko" i "utrzymuj zadowolenie". Jeden blok na osobę.

Interesariusz: [imię i nazwisko, rola]. Przeprowadził rozmowę: [imię i nazwisko]. Data: [YYYY-MM-DD].

Pytanie Odpowiedź
Jaki interes finansowy lub emocjonalny mają w wyniku? Pozytywny czy negatywny? [odpowiedź]
Co najbardziej motywuje ich w pracy? [odpowiedź]
Jakich informacji oczekują od projektu i w jakiej formie wolą je otrzymywać? [odpowiedź]
Jaka jest ich obecna opinia o projekcie? Czy opiera się na dobrych informacjach? [odpowiedź]
Kto wpływa na ich opinie ogólnie, a kto na ich opinię o tym projekcie? Czy te osoby też są interesariuszami? [odpowiedź]
Jeśli nie są przychylni, co zyskałoby ich poparcie? [odpowiedź]
Jeśli nie da się ich pozyskać, jak będzie zarządzany ich sprzeciw? [odpowiedź]
Na kogo z kolei oni wpływają? [odpowiedź]

Wynikające działania:

Działanie Właściciel Termin
Przykład: Przejść z dyrektorem finansowym przez opcje daty startu produkcyjnego względem kalendarza okresów, zanim materiały dla komitetu sterującego zostaną wysłane Kierownik projektu klienta [YYYY-MM-DD]
[działanie] [imię i nazwisko] [YYYY-MM-DD]

5. Cele komunikacji

Cel Jak poznamy, że działa
Każdy, kogo dotyczy projekt, wie, dlaczego projekt istnieje i co się dla niego zmienia [np.: krótkie pytania pulsowe po spotkaniach w lokalizacjach]
Decyzje są zrozumiałe tam, gdzie docierają, wraz z uzasadnieniem Uzasadnienie zapisywane przy każdej decyzji i włączane do komunikatu
Plotki są szybko wyjaśniane Kanał pytań odpowiada w ciągu [uzgodnić w projekcie]
[cel] [miernik]

Zasady: mów o korzyściach dla odbiorcy, nie o funkcjach systemu. Mów, co jeszcze nie zostało zdecydowane. Jeden komunikat, jeden nadawca. Przełożeni przekazują wiadomości zmieniające czyjąś pracę; projekt wspiera ich materiałami.

6. Plan komunikacji: siedem pytań

Każdy wiersz odpowiada na: kto odbiera, kto wysyła, dlaczego, kiedy i jak często, jaka treść, jak jest dostarczana, jak zbierana jest informacja zwrotna.

# Kto odbiera Kto wysyła Dlaczego Kiedy, jak często Jaka treść Jak dostarczana Jak zbierana informacja zwrotna
Przykład: C-01 Komitet sterujący Obaj kierownicy projektu Decyzje i zatwierdzenie bramki [uzgodnić w projekcie], materiały wysyłane z wyprzedzeniem Raport statusu, dokumenty kluczowych decyzji projektowych, wnioski o zmianę (IDK-07) Spotkanie z pakietem materiałów Decyzje i działania w protokole
Przykład: C-02 Wszyscy pracownicy w lokalizacjach objętych zakresem Sponsor wykonawczy Wyjaśnić cel, harmonogram, co się zmienia, a co nie Na starcie projektu i po każdej bramce Krótki komunikat w języku biznesowym; link do strony projektu Spotkanie w lokalizacji i intranet Skrzynka pytań; pytania i odpowiedzi publikowane
Przykład: C-03 Operatorzy magazynu i liderzy zmian Kierownik magazynu, z użytkownikami eksperckimi Przygotować do skanowania ręcznymi terminalami i nowej procedury przyjęcia Od testu akceptacyjnego, [częstotliwość uzgodniona w projekcie] Co zmienia się w codziennej pracy, terminy szkoleń, kto jest użytkownikiem eksperckim na danej zmianie Odprawa zmianowa, demonstracja na urządzeniu Użytkownicy eksperccy zbierają uwagi i przekazują je zespołowi funkcjonalnemu
Przykład: C-04 Kluczowi dostawcy Szef działu zakupów Uniknąć odrzuconych zamówień i spóźnionych potwierdzeń po starcie produkcyjnym Przed cutover, data z planu cutover Nowy układ zamówienia, numeracja zamówień, kontakt w sprawie pytań, daty zamrożenia cutover List lub e-mail od odpowiedzialnego zaopatrzeniowca Zaopatrzeniowiec kontaktuje telefonicznie największych dostawców
Przykład: C-05 Helpdesk i partner wsparcia Kierownik projektu klienta Gotowość do wsparcia pierwszej linii Przed startem produkcyjnym i przy przekazaniu Model wsparcia, lista użytkowników eksperckich, podstawowe zadania administracyjne, znane problemy pozostałe Odprawa i dokument przekazania Otwarte pytania rejestrowane i wyjaśniane przed startem produkcyjnym
[ID] [odbiorca] [nadawca] [cel] [termin] [treść] [kanał] [ścieżka informacji zwrotnej]

7. Kalendarz spotkań

Spotkanie Cel Przewodniczący Uczestnicy Częstotliwość Wejście Wyjście
Spotkanie zespołu projektowego Koordynacja strumieni prac, przegląd planu, ryzyk i problemów Kierownik projektu klienta Kierownicy projektu, liderzy funkcjonalni, architekt rozwiązania, liderzy techniczni Co tydzień Status strumieni prac, plan, rejestr ryzyk, dziennik problemów Lista działań, zaktualizowany plan
Spotkanie między kierownikami projektu Uzgodnienie planu, zasobów, nadchodzących zadań klienta, spraw komercyjnych Na zmianę Obaj kierownicy projektu Co tydzień Tracker, status budżetu Uzgodnione stanowiska, eskalacje
Przegląd projektu Bieżąca kontrola przez kierowników projektu; ustala status kamieni milowych Kierownik projektu dostawcy Obaj kierownicy projektu, liderzy strumieni prac w razie potrzeby [uzgodnić w projekcie] Główny plan wdrożenia, tracker Status kamieni milowych do raportu statusu
Komitet sterujący Postęp, eskalacje, kluczowe decyzje projektowe, autoryzacja zmian, zatwierdzenie bramki Sponsor wykonawczy Członkowie komitetu sterującego (IDK-03) [uzgodnić w projekcie], plus na każdej bramce Pakiet komitetu sterującego (IDK-06), wysłany z wyprzedzeniem Protokół z przypisanymi działaniami, decyzje, zapis decyzji bramkowej
Przegląd fazy Spojrzenie wstecz na fazę: co zadziałało, co zmienić; po starcie produkcyjnym - ewaluacja projektu Obaj kierownicy projektu Zespół podstawowy, sponsorzy Koniec każdej fazy; przegląd końcowy po starcie produkcyjnym Tracker, historia ryzyk i problemów, wyniki testów Wnioski, wkład do planu kolejnej fazy lub dokumentu zamknięcia
Przegląd błędów (triage) Klasyfikacja i przypisywanie błędów w trakcie cykli testów Lider testów Lider testów, liderzy funkcjonalni, konsultanci aplikacyjni [codziennie podczas cykli testów, uzgodnić w projekcie] Tracker testów Sklasyfikowane błędy z właścicielem i datą
Przegląd statusu cutover Kontrola zdarzenia startu produkcyjnego [kierownik cutover] Zespół cutover Krótko i często w trakcie cutover, [uzgodnić w projekcie] Checklista cutover Zaktualizowana checklista, decyzje go/stop
[spotkanie] [cel] [rola] [uczestnicy] [częstotliwość] [wejście] [wyjście]

Zasady spotkań: agenda w zaproszeniu; decyzje i działania zapisywane z właścicielem i datą; zapisy przechowywane w [lokalizacja] w ciągu [uzgodnić w projekcie].

8. Kanały i odpowiedzialność

Kanał Wykorzystywany do Właściciel Nie wykorzystywany do
Przykład: Strona projektu w intranecie Harmonogram, aktualności, pytania i odpowiedzi, kalendarz szkoleń Lider zmiany Decyzji dotyczących poszczególnych osób
Przykład: Przestrzeń współpracy projektu Dokumenty robocze, listy działań Obaj kierownicy projektu Komunikacji do szerszego biznesu
[kanał] [zastosowanie] [imię i nazwisko] [ograniczenia]

Tożsamość projektu: [nazwa projektu, krótki opis stosowany we wszystkich komunikatach, identyfikacja wizualna, jeśli istnieje].

9. Dziennik komunikacji

Data Komunikacja (ID z sekcji 6) Wysłał Odbiorca objęty Otrzymana informacja zwrotna Dalsze działanie
[YYYY-MM-DD] [ID] [imię i nazwisko] [odbiorca] [podsumowanie] [działanie, właściciel]

Zatwierdzenie

Imię i nazwisko Rola Data Podpis
[imię i nazwisko] Sponsor wykonawczy (klient) [YYYY-MM-DD] ______________________
[imię i nazwisko] Kierownik projektu klienta [YYYY-MM-DD] ______________________
[imię i nazwisko] Lider zmiany [YYYY-MM-DD] ______________________
[imię i nazwisko] Kierownik projektu dostawcy [YYYY-MM-DD] ______________________

Niezależny szablon zgodny z metodyką wdrożeniową IFS. Nie jest oficjalnym dokumentem IFS. IFS jest zastrzeżonym znakiem towarowym IFS AB.