Część A (zakres obowiązków) pisana jest raz, podczas fazy Initiate Project, i zatwierdzana na pierwszym spotkaniu komitetu sterującego.
Części B-E wykorzystywane są przy każdym spotkaniu: stała agenda, raport statusu, dokument kluczowej decyzji projektowej (jeden na decyzję), protokół.
Obaj kierownicy projektu przygotowują pakiet wspólnie i wysyłają go [uzgodnić w projekcie] przed spotkaniem. Komitet sterujący, który czyta materiały przy stole, podejmuje złe decyzje albo nie podejmuje żadnych.
Zastąp każde pole [w nawiasie kwadratowym]. Usuń wiersze oznaczone jako Przykład:, gdy masz już własne.
Pakiet jest gotowy, gdy każda decyzja, o którą się wnosi, sformułowana jest jako pytanie, na które komitet sterujący może odpowiedzieć tak, nie, albo wyborem między nazwanymi opcjami.
Metadane szablonu
Field
Value
ID szablonu
IDK-06
Faza
All phases
Właściciel
Kierownik projektu po stronie klienta i kierownik projektu po stronie dostawcy (wspólnie)
Zatwierdzający
Przewodniczący komitetu sterującego (sponsor wykonawczy)
Bramka kwalifikacyjna
Project Initiated (zakres obowiązków zatwierdzony); wykorzystywany na każdej bramce dla raportu statusu i decyzji bramkowej
Wersja
1.0
Kontrola dokumentu
Wersja
Data
Autor
Zmiana
Zatwierdził
0.1
[YYYY-MM-DD]
[imię i nazwisko, rola]
Szkic zakresu obowiązków
1.0
[YYYY-MM-DD]
[imię i nazwisko, rola]
Zakres obowiązków zatwierdzony
[przewodniczący komitetu sterującego]
[nr spotkania]
[YYYY-MM-DD]
[imiona i nazwiska]
Pakiet na spotkanie komitetu sterującego nr [nr]
A1. Cel
Komitet sterujący odpowiada za wydane pieniądze i za pracę jako całość. Łączy projekt z biznesem i jest jedynym ciałem, które może zmienić zakres, plan lub budżet.
A2. Odpowiedzialności
Monitorowanie projektu względem jego celów i korzyści.
Zatwierdzanie strategii projektowych (testów, szkoleń, komunikacji, danych, infrastruktury, zmiany biznesowej, wyłączenia systemu legacy).
Podejmowanie kluczowych decyzji projektowych przedkładanych przez kierowników projektu.
Autoryzowanie lub odrzucanie zmian zakresu, planu i budżetu, w tym każdej modyfikacji i integracji.
Ustalanie priorytetów wobec konkurujących inicjatyw i rozwiązywanie konfliktów o zasoby.
Zatwierdzanie każdej bramki kwalifikacyjnej i zwalnianie kolejnej fazy.
Pełnienie roli widocznych ambasadorów projektu we własnych obszarach biznesowych.
Komitet sterujący nie zarządza projektem na co dzień. To zadanie kierowników projektu.
A3. Członkowie
Imię i nazwisko
Rola w firmie
Rola w komitecie sterującym
Zastępca dopuszczalny
[imię i nazwisko]
[tytuł]
Przewodniczący, sponsor wykonawczy
Nie
[imię i nazwisko]
[tytuł, dostawca]
Sponsor po stronie dostawcy
[tak/nie]
[imię i nazwisko]
[szef obszaru biznesowego]
Członek, reprezentuje [obszar]
[tak/nie]
[imię i nazwisko]
Kierownik projektu klienta
Raportuje, bez głosu
Nie
[imię i nazwisko]
Kierownik projektu dostawcy
Raportuje, bez głosu
Nie
Członkowie są przedstawicielami wyższego szczebla obszarów biznesowych najbardziej dotkniętych zmianą. Członkostwo to zobowiązanie czasowe: [uzgodnić w projekcie] na spotkanie, plus lektura materiałów.
A4. Zasady pracy
Zasada
Ustalenie
Częstotliwość spotkań
[uzgodnić w projekcie], plus jedno spotkanie na każdą bramkę. Wszystkie terminy zarezerwowane na starcie projektu.
Kworum
[uzgodnić w projekcie]. Przewodniczący musi być obecny przy decyzji bramkowej.
Dystrybucja materiałów
Wysyłane [uzgodnić w projekcie] przed spotkaniem
Metoda podejmowania decyzji
[konsensus, przewodniczący decyduje w razie braku]
Decyzje między spotkaniami
[procedura pisemna, np. e-mailem z potwierdzeniem przewodniczącego, odnotowana w kolejnym protokole]
Protokół
Wydawany w ciągu [uzgodnić w projekcie], z przypisanymi i datowanymi działaniami
Spotkanie nadzwyczajne
Zwoływane przez przewodniczącego na wniosek dowolnego kierownika projektu, gdy decyzja nie może czekać
#
Punkt
Prowadzący
Cel
1
Protokół i otwarte działania z ostatniego spotkania
Przewodniczący
Potwierdzenie, zamknięcie działań
2
Raport statusu (Część C)
Obaj kierownicy projektu
Informacja; pytania
3
Najważniejsze ryzyka i problemy, eskalacje
Kierownik projektu klienta
Decyzje w sprawie eskalacji
4
Dokumenty kluczowych decyzji projektowych (Część D)
Gotowość do bramki lub decyzja bramkowa, gdy przypada (IDK-08)
Obaj kierownicy projektu
Decyzja na spotkaniach bramkowych
8
Podsumowanie decyzji i działań; kolejne spotkanie
Przewodniczący
Potwierdzenie
Spotkanie: [nr] Data: [YYYY-MM-DD] Okres raportowania: od [od] do [do] Bieżąca faza: [faza] Kolejna bramka: [bramka], planowana [YYYY-MM-DD]
C1. Podsumowanie
Wymiar
Status
Trend od ostatniego raportu
Wyjaśnienie w jednym zdaniu
Harmonogram
[zielony/żółty/czerwony]
[lepiej/tak samo/gorzej]
[wyjaśnienie]
Budżet
[zielony/żółty/czerwony]
[trend]
[wyjaśnienie]
Zakres
[zielony/żółty/czerwony]
[trend]
[wyjaśnienie]
Zasoby
[zielony/żółty/czerwony]
[trend]
[wyjaśnienie]
Jakość rozwiązania
[zielony/żółty/czerwony]
[trend]
[wyjaśnienie]
Gotowość biznesowa
[zielony/żółty/czerwony]
[trend]
[wyjaśnienie]
Zielony: zgodnie z baseline. Żółty: odchylenie od baseline, plan naprawczy prowadzony przez kierowników projektu. Czerwony: odchylenie od baseline, potrzebna decyzja komitetu sterującego.
C2. Postęp względem planu
Strumień prac
Zaplanowane na ten okres
Zrealizowane
Niezrealizowane i dlaczego
Zaplanowane na kolejny okres
Przykład: Zakupy i magazyn
Warsztaty rozwiązania dla zatwierdzania zapotrzebowań i przyjęcia ze składowaniem; szkic instrukcji
Oba warsztaty odbyte; reguły zatwierdzania zapotrzebowań zdecydowane i zapisane w Book of Rules
Instrukcja przyjęcia nieprzygotowana: lider funkcjonalny nieobecny, brak zastępcy
Przygotować instrukcję przyjęcia; pierwszy test scenariusza z zestawami uprawnień użytkownika końcowego
Przykład: Migracja danych
Drugie ładowanie dostawców i indeksów
Ładowanie zakończone w Data Migration Manager; odrzucone rekordy wypisane wg przyczyny
Zdublowani dostawcy nadal obecni w źródle
Czyszczenie duplikatów przez dział zakupów; trzecie ładowanie
[strumień prac]
[zaplanowane]
[zrealizowane]
[luka i przyczyna]
[kolejny krok]
C3. Kamienie milowe
Kamień milowy
Data baseline
Data prognozowana
Status
Komentarz
[kamień milowy]
[YYYY-MM-DD]
[YYYY-MM-DD]
[zrealizowany / zgodny z planem / zagrożony / opóźniony]
[komentarz]
C4. Budżet
Element kosztowy
Baseline
Zatwierdzone zmiany
Wykonanie do dziś
Prognoza do końca
Odchylenie
Komentarz
Usługi dostawcy
[kwota]
[kwota]
[kwota]
[kwota]
[kwota]
[komentarz]
Pula CRIM
[kwota]
[kwota]
[kwota]
[kwota]
[kwota]
[komentarz]
Rezerwa
[kwota]
[kwota]
[kwota]
[kwota]
[kwota]
[komentarz]
[element]
C5. Najważniejsze ryzyka i problemy
ID
Ryzyko lub problem
Ocena lub priorytet
Właściciel
Reakcja i postęp
Pomoc potrzebna od komitetu sterującego
Przykład: R-102
Role magazynowe zdefiniowane późno; test akceptacyjny może zostać uruchomiony z szerokimi zestawami uprawnień
Poważne
Analityk techniczny, bezpieczeństwo
Szkic ról gotowy do przeglądu; przegląd przez właściciela procesu wciąż otwarty
Kierownik magazynu ma zwolnić recenzenta w tym okresie
[ID]
[opis]
[ocena]
[imię i nazwisko]
[postęp]
[prośba lub brak]
C6. Decyzje potrzebne dziś
#
Decyzja, o którą się wnosi
Dokument lub wniosek o zmianę
Rekomendacja kierowników projektu
Konsekwencja braku decyzji
Przykład: 1
Zatwierdzenie opcji B w dokumencie decyzyjnym KDD-03 (jeden zestaw reguł autoryzacji zapotrzebowań dla obu spółek)
KDD-03
Opcja B
Zatwierdzenie prototypu się przesuwa; bramka Solution Confirmed zagrożona
[nr]
[decyzja jako pytanie tak/nie lub wybór]
[referencja]
[rekomendacja]
[konsekwencja]
C7. Gotowość do bramki
Bramka: [nazwa bramki]. Planowana data decyzji: [YYYY-MM-DD]. Szczegóły w liście kontrolnej bramki (IDK-08).
Kontrola zarządzania zmianą, raportowana przez lidera zmiany: plan zmiany z właścicielami [tak/nie], projekt organizacyjny dostosowany do nowych możliwości [tak/nie/w trakcie], polityki i procedury aktualizowane [tak/nie/w trakcie], działania rzecznictwa użytkowników prowadzone [tak/nie].
Jeden dokument na decyzję. Utrzymaj go na tyle krótko, żeby dało się go przeczytać przed spotkaniem; szczegóły trafiają do załącznika.
ID dokumentu: KDD-[nn] Tytuł: [decyzja w jednym zdaniu] Autor: [imię i nazwisko, rola] Data: [YYYY-MM-DD] Decyzja potrzebna do: [YYYY-MM-DD]