Szablon: Zamknięcie projektu i wnioski (IDK-24)

Szablon IDK-24, wersja 1.0. Faza: Go Live.

Jak korzystać z tego szablonu

Napisz ten dokument po okresie wsparcia go-live, gdy rozwiązanie działa zgodnie z ustaleniami, a przekazanie do wsparcia jest zakończone.
Piszą go razem obaj kierownicy projektu. Komitet sterujący go zatwierdza. Po tym projekt przestaje istnieć, więc wszystko, co pozostaje otwarte, potrzebuje wskazanego właściciela w organizacji liniowej.
Zbieraj wnioski od całego zespołu, nie tylko od kierowników projektu. Przeprowadź sesję z sekcji 7, zanim ludzie zostaną zwolnieni z projektu.
Wiersze oznaczone Przykład: pokazują oczekiwany poziom szczegółowości. Usuń je z roboczej kopii.
Bądź rzeczowy. Raport zamknięcia, który ukrywa to, co poszło nie tak, nie ma wartości dla kolejnego projektu.

Metadane szablonu
Field	Value
ID szablonu	IDK-24
Faza	Go Live
Właściciel	Kierownik projektu po stronie klienta
Zatwierdzający	Komitet sterujący
Bramka kwalifikacyjna	Go Live Complete
Wersja	1.0

Kontrola dokumentu

Pole	Wartość
Projekt	[nazwa projektu]
Klient	[podmiot prawny]
Data(-y) go-live	[data per lokalizacja lub moduł]
Proponowana data zamknięcia	[YYYY-MM-DD]
Właściciel dokumentu	[imię i nazwisko, kierownik projektu po stronie klienta]
Współautor	[imię i nazwisko, kierownik projektu po stronie dostawcy]
Status	[Szkic / Przekazany / Uzgodniony]
Wersja	[x.y]
Lokalizacja	[link]
Dokumenty powiązane	[Zakres projektu, plan zarządzania projektem, uzasadnienie biznesowe, przekazanie do wsparcia (szablon IDK-22), strategia aktualizacji (szablon IDK-23)]

Wersja	Data	Autor	Zmiana
[0.1]	[YYYY-MM-DD]	[imię i nazwisko]	[Pierwszy szkic]

1. Dowody dla bramki: Go Live Complete

#	Kryterium	Dowód	Status
1	Cutover zakończony	[Zamknięta checklista cutover]	[Spełnione / Niespełnione]
2	Rozwiązanie działa zgodnie z ustaleniami	[Log problemów z okresu go-live; potwierdzenia właścicieli procesów]
3	Użytkownicy potrafią obsługiwać rozwiązanie	[Opinie użytkowników ekspertów; trend zgłoszeń wsparcia]
4	Plan wsparcia wdrożony	[Umowa wsparcia; wewnętrzny model wsparcia]
5	Przekazanie do wsparcia zakończone	[Podpisany szablon IDK-22]
6	Ewaluacja projektu wykonana	[Ten dokument, sekcje 2 i 7]

2. Cele a wynik

2.1 Cele projektu

#	Cel z zakresu projektu	Kryterium akceptacji	Wynik	Ocena	Komentarz
[n]	[tekst]	[tekst]	[tekst]	[Spełniony / Częściowo spełniony / Niespełniony / Za wcześnie, żeby ocenić]	[tekst]
Przykład: 2	Przykład: Zastąpienie systemu legacy zaopatrzenia standardowym zaopatrzeniem IFS Cloud we wszystkich lokalizacjach w zakresie	Przykład: Wszystkie zamówienia zakupu tworzone w IFS Cloud; legacy tylko do odczytu	Przykład: Na produkcji we wszystkich lokalizacjach w zakresie; legacy tylko do odczytu od cutover	Przykład: Spełniony	Przykład: Potwierdzenie zamówień przez dostawcę nadal obsługiwane e-mailem, zgodnie z projektem

2.2 Linie bazowe

Linia bazowa	Zatwierdzona linia bazowa	Zatwierdzone zmiany	Finalna	Wyjaśnienie odchylenia
Zakres rozwiązania	[ref]	[ID wniosków o zmianę]	[ref]	[tekst]
Zakres projektu	[ref]	[ID wniosków o zmianę]	[ref]	[tekst]
Harmonogram	[Data go-live w linii bazowej]	[ID wniosków o zmianę]	[Rzeczywista data]	[tekst]
Koszt	[ref do budżetu]	[ID wniosków o zmianę]	[ref do finalnych liczb]	[tekst]

2.3 Wynik dostosowań

Typ CRIM	Zidentyfikowane w Confirm Prototype	Dostarczone	Uniknięte dzięki standardowi
Konfiguracje	[n]	[n]	[n]
Raporty	[n]	[n]	[n]
Integracje	[n]	[n]	[n]
Modyfikacje	[n]	[n]	[n]

Celem było zaspokojenie potrzeb procesowych najpierw standardową funkcjonalnością. Napisz wprost, czy się to udało: [tekst].

3. Przekazanie śledzenia korzyści do sponsora

Projekt dostarcza zdolność. Biznes dostarcza korzyści. Sponsor jest właścicielem uzasadnienia biznesowego i pozostaje odpowiedzialny za realizację korzyści po zamknięciu projektu.

#	Korzyść z uzasadnienia biznesowego	Miara	Wartość bazowa	Cel i data	Status przy zamknięciu	Właściciel korzyści	Kolejny przegląd
[n]	[tekst]	[jak mierzone, źródło danych]	[wartość, data]	[wartość, data]	[tekst]	[imię i nazwisko, rola liniowa]	[data, forum]
Przykład: 1	Przykład: Mniej opóźnionych dostaw od dostawców wykrywanych dopiero przy rozładunku	Przykład: Udział linii zamówień zakupu odebranych po potwierdzonej dacie, z lobby dotyczącego odbiorów zamówień zakupu	[wartość, data]	[wartość, data]	Przykład: Pomiar prowadzony od go-live; za wcześnie na porównanie	Przykład: Kierownik zaopatrzenia	[data, spotkanie kierownictwa]

Pozycja przekazania	Wartość
Forum przeglądu korzyści po zamknięciu	[Które stałe spotkanie przejmuje rolę komitetu sterującego]
Częstotliwość	[uzgodnić w projekcie]
Akceptacja śledzenia korzyści przez sponsora	[imię i nazwisko, data]

4. Pozostałe problemy z właścicielami

Wszystko, co pozostaje otwarte na dzień zamknięcia. Każda pozycja potrzebuje właściciela spoza projektu.

ID	Opis	Typ	Wpływ	Obejście	Właściciel po zamknięciu	Termin docelowy	Śledzone gdzie
[ID]	[tekst]	[Defekt / Dane / Szkolenie / Proces / Odroczony zakres / Dane podstawowe do korekty]	[tekst]	[tekst]	[imię i nazwisko, rola liniowa]	[YYYY-MM-DD]	[Zgłoszenie wsparcia / Backlog IT / Projekt wdrożenia]
Przykład: R-006	Przykład: Raport zamówienia do dostawcy pokazuje niestandardowy kod projektu tylko na pierwszej stronie	Przykład: Defekt	Przykład: Niski; dotyczy zamówień wielostronicowych	Przykład: Kod dopisywany w notatce do zamówienia	Przykład: Właściciel systemu po stronie klienta, poprawka przez wsparcie dostawcy	[YYYY-MM-DD]	Przykład: Zgłoszenie `[ref]`

Zakres odroczony, uzgodniony jako niedostarczany w tym projekcie:

Pozycja	Powód odroczenia	Odniesienie do decyzji	Proponowane miejsce
[tekst]	[tekst]	[Wniosek o zmianę lub protokół komitetu sterującego]	[Kolejna faza / Wdrożenie / Porzucone]

5. Zamknięcie rejestru ryzyk i dziennika problemów

Rejestr	Otwarte przy zamknięciu	Działanie	Nowy właściciel	Potwierdzone
Rejestr ryzyk	[n]	[Każde otwarte ryzyko: zamknięte jako już nieistotne albo przekazane]	[Właściciel systemu po stronie klienta / rejestr ryzyk IT]	[ ]
Dziennik problemów	[n]	[Każdy otwarty problem: zamknięty albo przeniesiony do sekcji 4]	[Patrz sekcja 4]	[ ]
Log wniosków o zmianę	[n]	[Każdy otwarty wniosek: zatwierdzony i dostarczony, odrzucony albo przeniesiony do zakresu odroczonego]	[Właściciel systemu po stronie klienta]	[ ]
Log defektów	[n]	[Otwarte pozycje przeniesione do zgłoszeń wsparcia]	[Wsparcie]	[ ]
Listy działań z protokołów komitetu sterującego	[n]	[Zamknięte lub przekazane]	[imiona i nazwiska]	[ ]

Ryzyka przekazane do eksploatacji:

Ryzyko	Dlaczego pozostaje	Właściciel	Wdrożona mitygacja
[tekst]	[tekst]	[imię i nazwisko]	[tekst]
Przykład: Wiedza o rozwiązaniu skoncentrowana u kilku członków zespołu kluczowego	Przykład: Zespół kluczowy wraca do ról liniowych	Przykład: Właściciel systemu po stronie klienta	Przykład: Zespół kluczowy tworzy stały zespół systemów biznesowych; instrukcje i model procesów utrzymywane na bieżąco

Rejestry zarchiwizowane tylko do odczytu w dniu [YYYY-MM-DD] w [lokalizacja].

6. Inwentarz dokumentacji

Dokument	Wersja finalna	Właściciel po zamknięciu	Lokalizacja	Utrzymywany na bieżąco po zamknięciu
Zakres projektu i wnioski o zmianę	[x.y]	[imię i nazwisko]	[link]	Nie, archiwum
Plan zarządzania projektem	[x.y]	[imię i nazwisko]	[link]	Nie, archiwum
Dokumenty Księgi reguł	[x.y]	[Właściciele procesów]	[link]	Tak
Model procesów	[ref]	[Właściciel systemu po stronie klienta]	[Projekt w IFS Scope Tool lub eksport: link]	Tak
Log decyzji z uzasadnieniem	[x.y]	[Właściciel systemu po stronie klienta]	[link]	Tak
Log CRIM ze specyfikacjami funkcjonalnymi i testowymi	[x.y]	[Właściciel systemu po stronie klienta, wsparcie]	[link]	Tak
Rejestr interfejsów	[x.y]	[Lider integracji]	[link]	Tak
Macierz ról i dokumentacja zestawów uprawnień	[x.y]	[Lider bezpieczeństwa]	[link]	Tak
Plan migracji danych, mapowania, podpisy walidacji	[x.y]	[imię i nazwisko]	[link]	Nie, archiwum. Zachować do audytu: [okres retencji wg polityki firmy]
Strategia testów, skrypty i odbiory SAT i ORT	[x.y]	[Właściciel systemu po stronie klienta]	[link]	Tak, skrypty stają się pakietem regresyjnym
Plan szkoleń, materiały kursowe, instrukcje krok po kroku	[x.y]	[Lider szkoleń]	[link]	Tak
Plan cutover, checklista, dzienniki prób generalnych	[x.y]	[imię i nazwisko]	[link]	Nie, archiwum. Wykorzystać ponownie przy wdrożeniach
Decyzja o gotowości do startu	[x.y]	[imię i nazwisko]	[link]	Nie, archiwum
Przekazanie do wsparcia	[x.y]	[Kierownik wsparcia]	[link]	Tak
Strategia aktualizacji	[x.y]	[Właściciel systemu po stronie klienta]	[link]	Tak
Materiały i protokoły komitetu sterującego		[imię i nazwisko]	[link]	Nie, archiwum

Dostęp do archiwum po zamknięciu: [kto, jak]. Kopie dokumentów klienta u dostawcy: [zachowane / zwrócone / usunięte, zgodnie z umową].

7. Wnioski

7.1 Jak zebrano wnioski

Pozycja	Wartość
Data(-y) sesji	[YYYY-MM-DD]
Uczestnicy	[Zespół kluczowy, użytkownicy eksperci, zespół techniczny, obaj kierownicy projektu, sponsor, konsultanci dostawcy]
Moderator	[Jeśli to możliwe, ktoś spoza kierownictwa projektu]
Inne źródła	[Ankieta, opinie komitetu sterującego, opinie wsparcia po przekazaniu]

7.2 Co powtórzyć

#	Obszar	Co się sprawdziło	Dlaczego się sprawdziło	Rekomendacja na kolejny projekt
[n]	[Governance / Zespół / Zakres / Rozwiązanie / Dane / Testowanie / Szkolenia / Cutover / Zarządzanie zmianą / Współpraca z dostawcą]	[tekst]	[tekst]	[tekst]
Przykład: 1	Przykład: Dane	Przykład: Czyszczenie danych dostawców i części rozpoczęto przed zbudowaniem prototypu	Przykład: Właściciele danych zostali wskazani wcześnie i mieli zwolniony czas	Przykład: Wskazać właścicieli danych i rozpocząć inwentaryzację danych na starcie projektu

7.3 Co zmienić

#	Obszar	Co się wydarzyło	Efekt	Przyczyna źródłowa	Rekomendacja na kolejny projekt
[n]	[obszar]	[tekst]	[tekst]	[tekst]	[tekst]
Przykład: 1	Przykład: Testowanie	Przykład: Scenariusze wyjątków zostały zeskryptowane późno	Przykład: Kilka ustaleń o błędnym rozwiązaniu ujawniło się dopiero w SAT i przeszło przez kontrolę zmian pod presją czasu	Przykład: Skryptowanie zaplanowano wokół przypadków standardowych; właściciele procesów dołączyli do przeglądu późno	Przykład: Uzgodnić listę wyjątków per proces z właścicielami procesów przed rozpoczęciem skryptowania

7.4 Dokąd trafiają wnioski

Odbiorca	Co otrzymuje	Wysłane przez	Data
[Biuro projektów klienta / governance IT]	[Sekcje 7.2 i 7.3]	[Kierownik projektu klienta]	[YYYY-MM-DD]
[Organizacja dostawcza dostawcy]	[Sekcje 7.2 i 7.3, zgodnie z ustaleniami z klientem]	[Kierownik projektu dostawcy]	[YYYY-MM-DD]
[Kierownik kolejnego wdrożenia lub fazy]	[Pełny dokument]	[Kierownik projektu klienta]	[YYYY-MM-DD]

8. Zwolnienie zespołu

Imię i nazwisko	Rola projektowa	Zwolniony do	Data zwolnienia	Rola kontynuowana dla rozwiązania	Przełożony liniowy poinformowany
[imię i nazwisko]	[rola]	[Rola liniowa / Zespół systemów biznesowych / Kolejne wdrożenie]	[YYYY-MM-DD]	[Właściciel procesu / Użytkownik ekspert / Brak]	[ ]
Przykład: [imię i nazwisko]	Przykład: Lider funkcjonalny, zaopatrzenie	Przykład: Dział zaopatrzenia, z uzgodnionym czasem w zespole systemów biznesowych	[YYYY-MM-DD]	Przykład: Właściciel procesu zaopatrzenia; zatwierdza wyniki regresji przy aktualizacjach	[ ]

Pozycja zamknięcia	Zrobione
Zastępstwa zakończone lub uczynione stałymi	[ ]
Konsultanci dostawcy zwolnieni; konta projektowe i podwyższony dostęp usunięte	[ ]
Stały zespół systemów biznesowych wskazany, z właścicielem systemu	[ ]
Sieć użytkowników ekspertów potwierdzona, ze sposobem zastępowania odchodzących	[ ]
Przestrzeń robocza projektu, skrzynki i cykl spotkań zamknięte	[ ]
Zespół i biznes podziękowani; wyniki zakomunikowane	[ ]
Faktury końcowe i pozycje zamknięcia umowy rozliczone	[ ]

9. Zatwierdzenie zamknięcia przez komitet sterujący

Pole	Wartość
Data spotkania	[YYYY-MM-DD]
Obecni	[imiona i nazwiska, role]
Materiały wysłane z wyprzedzeniem w dniu	[YYYY-MM-DD]
Bramka "Go Live Complete"	[Potwierdzona / Niepotwierdzona: powód]
Pozostałe problemy i właściciele (sekcja 4)	[Zaakceptowane / Wymagane zmiany]
Przekazanie śledzenia korzyści (sekcja 3)	[Zaakceptowane przez sponsora: Tak / Nie]
Decyzja	[Projekt zamknięty w dniu: data / Zamknięcie przesunięte do: warunek]
Komitet sterujący rozwiązany w dniu	[YYYY-MM-DD]
Zaplanowany przegląd po zamknięciu	[data, właściciel, zakres]

Zatwierdzenie

Rola	Imię i nazwisko	Decyzja	Data
Kierownik projektu po stronie klienta (właściciel)	[imię i nazwisko]	[Przekazano]	[YYYY-MM-DD]
Kierownik projektu po stronie dostawcy	[imię i nazwisko]	[Uzgodniono]	[YYYY-MM-DD]
Właściciel systemu po stronie klienta	[imię i nazwisko]	[Akceptuje pozostałe problemy i dokumentację]	[YYYY-MM-DD]
Sponsor projektu	[imię i nazwisko]	[Akceptuje śledzenie korzyści; zatwierdza zamknięcie]	[YYYY-MM-DD]
Przewodniczący komitetu sterującego	[imię i nazwisko]	[Zatwierdzono / Odrzucono]	[YYYY-MM-DD]

Niezależny szablon zgodny z metodyką wdrożeniową IFS. Nie jest oficjalnym dokumentem IFS. IFS jest zastrzeżonym znakiem towarowym IFS AB.

Marketplace