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Unabhängige IFS-Cloud-Beratung · Einkauf
Der gesperrte Lieferant bekommt weiter Ihre Bestellungen
Die Sperre eines Lieferanten in IFS Cloud wirkt auf neue Einkaufsvorgänge, nicht auf Bestellungen, die schon draußen sind. Jemand sperrt einen Lieferanten wegen eines Qualitätsproblems, eines Zahlungsstreits oder eines Compliance-Hinweises, und die Sperre fühlt sich wie ein Schlussstrich an. Das ist sie nicht. Solange niemand eingreift, behalten die bereits ausgegebenen Bestellungen ihre eigenen Termine und ihren eigenen Weg bis zum Wareneingang. Offene Bestellpositionen behalten ihre zugesagten Termine, Lieferungen kommen weiter an der Rampe an, und das Unternehmen nimmt Ware von einem Lieferanten an, mit dem es nicht länger arbeiten wollte. Die Entscheidung war getroffen, das Risiko blieb offen.
Auf einen Blick
- Eine Lieferantensperre ist ein Status am Lieferantendatensatz. Die Bestellungen und Wareneingänge, die gegen diesen Lieferanten schon laufen, sind eigene Datensätze, also muss jemand beide zusammen lesen.
- Abgrenzung zur Veränderung im Lieferantenverhalten, die Sie erkennen wollen: Hier haben Sie die Entscheidung zum Stopp bereits getroffen, und die Lücke ist, dass offene Zusagen nicht mit stoppen.
- Das Risiko ist konkret: Ware, die Sie nicht länger wollen, wird empfangen und zum Bestand, und der Wareneingang kann direkt in Richtung einer Rechnung laufen, die Sie nicht bezahlen wollten.
- Niemand sieht das Muster, weil die Sperre am Lieferantendatensatz liegt, das Risiko aber an verstreuten Bestellpositionen. Beides wird nie zusammen gelesen.
- Gesperrter Status des Lieferanten und offene Bestellpositionen stehen beide in IFS Cloud. Ein nur lesender Monitor kann sie abgleichen und beim ersten Lauf nach der Sperre jede offene Position gegen einen gesperrten Lieferanten melden.
1.Warum ein Stopp beim Lieferanten die Bestellungen nicht stoppt
Eine Lieferantensperre ist eine vorausschauende Kontrolle und zielt auf neue Einkaufsvorgänge bei diesem Lieferanten. Die unausgesprochene Annahme lautet, dass das Stoppen neuer Bestellungen das Beenden der Beziehung sei. Das ist es nicht. Jede Bestellung, die vor der Sperre angelegt wurde, ist ein eigener Datensatz mit eigenen zugesagten Terminen und eigenem Weg zu Wareneingang und Rechnung.
Der Lieferantendatensatz sagt also stopp, während offene Bestellpositionen weiterlaufen. Eine Lieferung, die schon unterwegs ist, kommt an und wird gebucht. Ein bereits gebuchter Wareneingang läuft Richtung Abgleich und Zahlung. Wer die Sperre gesetzt hat, nimmt an, das System schütze das Unternehmen jetzt vor diesem Lieferanten. Die Sperre zielt auf die nächste Bestellung, nicht auf die letzten zwanzig.
Eine laufende Bestellung zu schließen ist eine geschäftliche Entscheidung und keine Nebenwirkung eines Statuswechsels am Lieferanten. Der Lieferantendatensatz allein zeigt nicht, dass diese laufenden Zusagen und die Sperre sich nun widersprechen.
2.Offene Positionen hinter einer Sperre, die echtes Risiko tragen
Eine Sperre, die vor einer Stunde bei einem Lieferanten mit gewöhnlichen offenen Positionen gesetzt wurde, ist Aufräumarbeit. Der Nutzen liegt darin, das von Risiken zu trennen, die gleich zu empfangener Ware oder einer bezahlten Rechnung werden, die sich nur schwer rückgängig machen lässt.
| Was Sie sehen | Worauf es hindeutet |
|---|---|
| Offene Bestellpositionen bei einem gesperrten Lieferanten | Laufende Zusagen, die die Sperre nie berührt hat: Ware wird weiter von einer Quelle erwartet, die Sie stoppen wollten. |
| Ein Wareneingang, der nach der Sperre gebucht wurde | Ware, die Sie nicht länger wollten, liegt nun im Bestand, und der Grund, sie abzulehnen, ist am Lieferanten schon dokumentiert. |
| Eine Rechnung, die zu einem Wareneingang nach der Sperre passt | Eine Zahlung geht an einen Lieferanten im Streit oder unter Sperre, genau das Risiko, das die Sperre verhindern sollte. |
| Ein gesperrter Lieferant, der zugleich Alleinlieferant eines Artikels ist | Ein Stopp ohne Alternative, der aus einer Kontrolle eine kommende Fehlmenge macht, wenn niemand darum herum plant. |
Ein Abgleich von Wareneingang und Rechnung nach der Sperre kostet echtes Geld. Die Sperre wurde gesetzt, um Zahlungen anzuhalten oder die Qualität zu schützen, und der Abgleich geht leise um sie herum. Über den gesamten offenen Bestand gelesen, ist dieser Widerspruch genau das, was ein Einkäufer, der eine Bestellung nach der anderen abarbeitet, nicht sieht, weil Sperre und Bestellposition nie auf demselben Bildschirm erscheinen.
3.Den Sperrstatus gegen den offenen Bestand lesen
Gesperrter Status des Lieferanten und offene Bestellpositionen sind Standarddaten in IFS Cloud und lassen sich über OData-Projektionen lesen, ohne einen Datensatz zu berühren. Der Zeitpunkt, an dem eine Sperre erscheint, wird durch den ersten Lesevorgang datiert, der sie sieht. Die Erkennung verbindet die beiden Dinge, die ein Mensch von Hand nie verbindet, und sucht:
- Offene Positionen gegen einen gesperrten Lieferanten - jede Bestellposition, die noch offen ist, oder jeder Wareneingang, der nach der Sperre gebucht wurde. So erscheint der Widerspruch am Tag der Sperre statt zum Monatsende.
- Bewegung Richtung Zahlung nach der Sperre - ein Wareneingang oder ein Rechnungsabgleich, der nach der Sperre stattfand. Das ist genau das Risiko, das die Sperre stoppen sollte, und am teuersten rückgängig zu machen.
Weil es ein nur lesendes Überwachungsmuster ist, läuft es neben dem Einkauf und schreibt nichts nach IFS zurück. Es legt kein Objekt im Kundensystem an, also hinterlässt ein Release R1 oder R2 in Ihrem IFS nichts, das neu zu testen wäre. Vor jedem Release prüfe ich im Rahmen des Abonnements, ob die Standard-Projektionen, die gelesen werden, noch passen. Der Einkäufer erhält eine kurze Liste offener Positionen zum Stornieren, Anhalten oder Neubeschaffen, und die Entscheidung über jede einzelne bleibt beim Einkauf, wo sie hingehört. Es ergänzt zwei Prüfungen, die das Pack schon ausführt: unbestätigte Bestellungen und verspätete Lieferungen.
4.Einführen ohne Meldungsflut
- Mit den heute gesperrten Lieferanten beginnen - räumen Sie die offenen Positionen hinter bestehenden Sperren auf, bevor Sie neue beobachten.
- Zuerst im Trockenlauf - protokollieren Sie über den aktuellen offenen Bestand, was gemeldet worden wäre, bevor ein einziger Alarm einen Einkäufer erreicht.
- Erst offene Positionen, dann Zahlungsbewegung - listen Sie jede offene Position gegen eine Sperre auf, dann die Wareneingänge und Rechnungsabgleiche, die danach Richtung Zahlung liefen.
- Nur lesend, ohne Spur - Standard-OData-Abfragen, nichts wird zurückgeschrieben, kein neues Objekt in IFS Cloud.
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5.Fragen und Antworten
Warum können offene Bestellungen eines gesperrten Lieferanten in IFS Cloud weiter empfangen werden?
Eine Lieferantensperre ist ein Status am Lieferantendatensatz und keine Anweisung, bereits laufende Vorgänge zu schließen. Früher angelegte Bestellpositionen sind eigene Datensätze, also kann eine Lieferung, die schon unterwegs ist, noch ankommen und gebucht werden, solange niemand diese Positionen anfasst. Eine laufende Bestellung gegen einen gesperrten Lieferanten zu schließen ist eine eigene geschäftliche Entscheidung.
Worin unterscheidet sich das von der Erkennung einer Veränderung im Lieferantenverhalten?
Die Erkennung einer Verhaltensänderung will einen Lieferanten bemerken, der abdriftet, bevor Sie etwas entscheiden. Dies ist das andere Ende: Sie haben schon entschieden zu stoppen, und die Lücke ist, dass Ihre offenen Zusagen mit der Entscheidung nicht gestoppt haben. Der Monitor liest die von Ihnen gesetzte Sperre gegen die Bestellungen, die dahinter noch offen sind.
Was ist der schlimmste Fall, wenn das unbemerkt bleibt?
Ware, wegen der Sie den Lieferanten gesperrt haben, wird empfangen und als Bestand geführt, dann schickt ein Abgleich von Wareneingang und Rechnung Zahlung an einen Lieferanten im Streit oder unter Sperre. Einen Wareneingang rückgängig zu machen und eine Zahlung zurückzuholen verlangt größeren Aufwand, als die offene Position zu stornieren, deshalb lohnt es sich, das Risiko am Tag der Sperre zu erfassen.
Muss diese Überwachung in IFS Cloud schreiben?
Nein. Gesperrter Status des Lieferanten und offene Bestellpositionen werden über Standard-OData-Projektionen gelesen und außerhalb von IFS ausgewertet, und das Datum, an dem eine Sperre erstmals erscheint, hält der Monitor selbst fest. Nichts wird zurückgeschrieben, es entsteht also keine Spur beim Upgrade und kein neues Objekt im Kundensystem.
6.Über den Autor
Dariusz Myśliwiec: 18 Jahre Praxis mit IFS (Apps 7.5 bis 10 und IFS Cloud). Ich bin IFS Certified Associate Consultant und nach PRINCE2® 7 zertifiziert. Meine Beratung sitzt in Krakau und arbeitet remote in Europa und weltweit. Sie sprechen direkt mit dem Berater, der die Arbeit ausführt.
Ausgewählte Kunden: Fugro · LGC · BVI Medical · Betafence (PRÆSIDIAD) · Barlinek · NGK Ceramics · Newag · Oleofarm.
IFS ist eine eingetragene Marke der IFS AB. Diese Beratung steht in keiner Verbindung zur IFS AB.
Das Risiko schließen, das die Sperre offen gelassen hat
Sagen Sie mir, welche Lieferanten Sie gesperrt haben und warum. In einem 30-Minuten-Gespräch prüfe ich mit Ihnen, ob eine Regel, die Lieferantensperren mit Ihrem offenen Bestellbestand vergleicht, zu Ihren Daten passt. Das SCM Automation Pack läuft heute mit drei Regeln (unbestätigte Bestellungen, verspätete Lieferungen, Bestand unter Mindestbestand). Diese Regel wäre eine zusätzliche, auf Anfrage gebaute Regel, mit einer Woche Trockenlauf, bevor etwas einen Einkäufer erreicht.
