Deutsch (Deutschland) 
English (United Kingdom) 
Niezależna praktyka IFS Cloud · Zakupy
Cena, którą wynegocjowałeś, i zamówienie, które ją zignorowało
Na pozycji jest aktywna umowa ramowa. Ktoś i tak wystawia zamówienie zakupu z inną ceną: ręczne nadpisanie, linia cenowa, która wygasła, choć umowa pozostała aktywna, albo umowa, która nigdy nie została podpięta pod linię. Zależnie od konfiguracji nic nie zatrzymuje zamówienia, więc przechodzi zatwierdzenie, towar przyjeżdża, a przyjęcie robi swoje. Różnica między tym, co uzgodniłeś, a tym, co zamówiłeś, wychodzi na fakturze albo nie wychodzi wcale, a wynegocjowana różnica jest wydawana linia po linii.
Najważniejsze w skrócie
- Aktywna umowa ramowa ustala cenę, do której masz prawo. Zależnie od konfiguracji IFS Cloud może nie zatrzymywać zamówienia zakupu z inną ceną, więc linię można wystawić, zatwierdzić i przyjąć po stawce, której umowa nigdy nie autoryzowała.
- Umowa, wokół której powstaje luka, jest ważna i aktywna; zamówienie z niej nie skorzystało. Wygasła umowa to inny przypadek.
- Cena jest przesądzana przy wystawianiu zamówienia, dni albo tygodnie przed zaksięgowaniem faktury, więc porównanie w chwili zamówienia to najwcześniejszy moment, żeby ją wychwycić.
- Monitor nie wie, które zamówienia spoza umowy były zamierzone, więc wypisuje kandydatów do sprawdzenia przez kupca. SCM Automation Pack nie ma dziś takiej reguły; byłaby to dodatkowa reguła budowana na zamówienie.
- Cena z umowy i cena z zamówienia są zapisane w IFS Cloud (dokładne projekcje warto potwierdzić w swoim środowisku), więc monitor tylko do odczytu może je porównać przy pierwszym skanowaniu po utworzeniu zamówienia, a nie na koniec miesiąca.
1.Dlaczego umowa może być aktywna i wciąż pominięta
Umowa ramowa to obietnica o cenie i warunkach i działa, gdy linia zamówienia z niej korzysta. Wyjątki to przerywają: pozycja zamówiona na złym oddziale dostawcy, cena wpisana ręcznie zamiast domyślnej, umowa, której ważność ustawiono niezgodnie z tym, jak pozycja jest naprawdę kupowana. W każdym z tych przypadków system ma ważną umowę i ważne zamówienie, a te dwie rzeczy nigdy się nie spotykają.
Dopuszczenie tego jest uzasadnione. Kupcy składają zamówienia spoza umowy dla jednorazowego dostawcy, pilnego zamiennika albo wolumenu, którego umowa nie obejmuje, i po to istnieje nadpisanie ceny. To, czy Twoja konfiguracja odróżnia świadomy wyjątek od zamówienia, które pominęło umowę przez przypadek, warto sprawdzić.
Tam, gdzie tego nie robi, nic nie porównuje ceny na zamówieniu z ceną, do której miałeś prawo, i nie pyta, czy ktoś naprawdę chciał przepłacić.
2.Których cen spoza umowy nikt nie wybrał
Zamówienie spoza umowy z dobrego powodu to normalny zakup. Przegląd oddziela świadome wyjątki od tych, o których nikt nie zdecydował.
| Co widzisz | Na co może wskazywać |
|---|---|
| Zamówienie z ceną powyżej aktywnej umowy dla tej samej pozycji i dostawcy | Ręczne nadpisanie albo umowa, z której linia nie skorzystała: pieniądze uzgodnione, a potem i tak wydane. |
| Pozycja z ważną umową, zamówiona na linii bez odwołania do umowy | Luka w konfiguracji, więc cena, do której masz prawo, nie została zastosowana, choć była dostępna. |
| Powtarzalne zamówienia spoza umowy do jednego dostawcy dla pozycji objętych | Sposób zamawiania, który omija umowę, a nie jednorazowy wyjątek. |
| Zamówienie po starej stawce tuż po tym, jak weszła nowa cena umowna | Luka czasowa między umową a zamówieniem, przez którą płacisz różnicę. |
Zamówienie wystawione po poprzedniej stawce wygląda zwyczajnie, dopóki umowa jest aktualna. Pokazuje je dopiero porównanie ceny zamówienia z ceną należną linia po linii, a lista z jednego tygodnia zakupów pokazuje wzorzec, którego kupiec zatwierdzający zamówienia pojedynczo nie widzi.
3.Porównanie ceny zamówienia z ceną należną, przed fakturą
Cena z umowy i cena z zamówienia są zapisane w IFS Cloud i można je odczytać przez projekcje OData bez dotykania rekordu (dokładne projekcje warto potwierdzić w swoim środowisku). Wykrywanie działa według harmonogramu, a pierwsze skanowanie następuje po ustawieniu tolerancji. Czyta otwarte i niedawne zamówienia zakupu dla pozycji, które mają aktywną umowę, i sprawdza dwie rzeczy:
- Cena zamówienia a cena należna - gdzie cena zamówienia jest wyższa od stawki, którą dałaby aktywna umowa, wypisane, póki zamówienie jest otwarte, a nie po zaksięgowaniu faktury.
- Pozycja objęta umową, umowa niezastosowana - linia zamówienia dla pozycji z ważną umową, która nie zawiera odwołania do niej, więc luka w konfiguracji trafia na listę, zanim się powtórzy.
Ponieważ to wzorzec monitorowania tylko do odczytu, działa obok zakupów i nic nie zapisuje z powrotem do IFS. Nie dodaje żadnego obiektu w systemie klienta, więc aktualizacja wydania nie zostawia po naszej stronie nic do ponownego testowania w Twoim IFS. Przed każdym wydaniem sprawdzam, czy standardowe projekcje, które czyta, wciąż się zgadzają, w ramach abonamentu. Daje kupcowi listę zamówień do sprawdzenia z umową, a decyzja, czy dany wyjątek był zamierzony, zostaje przy kupcu.
4.Wdrożenie bez hałasu
- Zacznij od największych umów - najpierw pilnuj pozycji, na których cena spoza umowy kosztuje najwięcej.
- Najpierw próba na sucho - w pierwszym tygodniu reguła tylko zapisuje, co by wypisała, i nic nie trafia do kupca.
- Ustaw tolerancję ceny - różnica zaokrąglenia nie jest pozycją na liście, więc kupiec widzi tylko zamówienia powyżej ustawionego marginesu.
- Tylko odczyt, zero śladu - standardowe odczyty OData, nic nie zapisywane z powrotem, żaden nowy obiekt w IFS Cloud.
Powiązane artykuły
5.Najczęstsze pytania
Czy IFS Cloud wymusza cenę z umowy ramowej?
To, czy IFS Cloud wymusza cenę z umowy ramowej, zależy od konfiguracji i warto to sprawdzić. Stosuje cenę z umowy, gdy linia korzysta z umowy, a ręczne nadpisania i zakup spoza umowy nadal mogą dać zamówienie zakupu z inną ceną. To, czy dana cena spoza umowy była zamierzona, czy przypadkowa, jest oceną, która wymaga drugiego spojrzenia człowieka.
Dlaczego porównywać cenę w chwili zamówienia, a nie przy fakturze?
Cena jest przesądzana przy wystawieniu zamówienia, więc porównanie w tym momencie pozwala kupcowi i dostawcy porozmawiać, zanim przyjedzie towar. Różnica znaleziona dopiero po zaksięgowaniu faktury jest znaleziona, gdy pieniądze już poszły, w trakcie uzgodnień, a nie w trakcie zakupów.
Czy twierdzisz, że kupcy nigdy nie powinni zamawiać spoza umowy?
Nie. Zamówienia spoza umowy są uzasadnione dla jednorazowych dostawców, pilnych zamienników i wolumenów, których umowa nie obejmuje. Celem jest oddzielenie tych świadomych decyzji od zamówień, które pominęły aktywną umowę przez przypadek, żeby przypadkowe nadpłaty zostały zauważone.
Czy to monitorowanie cokolwiek zapisuje do IFS Cloud?
Nie. Cena z umowy i cena z zamówienia są odczytywane przez projekcje OData i porównywane poza IFS. Nic nie jest zapisywane z powrotem, więc nie ma śladu przy aktualizacji ani nowego obiektu wewnątrz systemu klienta.
6.O autorze
Dariusz Myśliwiec ma 18 lat praktyki z IFS (Apps 7.5–10 i IFS Cloud). IFS Certified Associate Consultant. PRINCE2® 7. Niezależna praktyka z Krakowa, prowadzona zdalnie w Europie i globalnie, więc rozmawiasz z konsultantem, który to buduje.
Wybrani klienci: Fugro · LGC · BVI Medical · Betafence (PRÆSIDIAD) · Barlinek · NGK Ceramics · Newag · Oleofarm.
IFS jest zastrzeżonym znakiem towarowym IFS AB; ta praktyka nie jest powiązana z IFS AB.
Przestań płacić ponad własne umowy
Powiedz mi, które umowy są najważniejsze i gdzie zamówienia spoza umowy przechodzą niezauważone. Na 30-minutowej rozmowie sprawdzimy, czy reguła porównująca ceny z umów z cenami z zamówień pasuje do Twoich danych. SCM Automation Pack ma dziś trzy reguły (niepotwierdzone zamówienia zakupu, opóźnione dostawy, zapas poniżej minimum), więc to byłaby dodatkowa reguła budowana na zamówienie, z tygodniem próby na sucho, zanim cokolwiek trafi do kupca.
