Szablon: Organizacja projektu i RACI (IDK-03)

Szablon IDK-03, wersja 1.0. Faza: Initiate Project.

Jak korzystać z tego szablonu

Napisz go podczas fazy Initiate Project, gdy tylko sponsorzy zostaną wskazani. Dokument przywoływany jest w Planie zarządzania projektem (IDK-01 sekcja 6.2) i stanowi część baseline zakresu projektu.
Każdy kierownik projektu wypełnia swoją część. Kierownik projektu klienta zbiera ustalenia dotyczące zaangażowania czasowego i zastępstw, bo tylko klient może zwolnić własnych ludzi.
Zastąp każde pole [w nawiasie kwadratowym]. Usuń wiersze oznaczone jako Przykład:, gdy masz już własne.
Dokument jest gotowy, gdy każda rola ma imię i nazwisko, każdy członek zespołu podstawowego ma potwierdzoną przez przełożonego zwolnioną część czasu, a każdy produkt w macierzy RACI ma dokładnie jedno A.
Wracaj do niego na każdej bramce. Ludzie zmieniają się w trakcie długiego projektu; dokument nie może za tym nie nadążać.

Metadane szablonu
Field	Value
ID szablonu	IDK-03
Faza	Initiate Project
Właściciel	Kierownik projektu po stronie klienta i kierownik projektu po stronie dostawcy (wspólnie)
Zatwierdzający	Komitet sterujący
Bramka kwalifikacyjna	Project Initiated
Wersja	1.0

Kontrola dokumentu

Wersja	Data	Autor	Zmiana	Zatwierdził
0.1	[YYYY-MM-DD]	[imię i nazwisko, rola]	Pierwszy szkic
1.0	[YYYY-MM-DD]	[imię i nazwisko, rola]	Baseline dla bramki Project Initiated	[przewodniczący komitetu sterującego]

1. Schemat organizacyjny

Forma tekstowa, żeby przetrwała kopiowanie i wklejanie. Wcięcie pokazuje linię raportowania w projekcie, nie w firmie.

Komitet sterujący
  Przewodniczący: [imię i nazwisko], sponsor wykonawczy (klient)
  Członkowie: [imię i nazwisko], sponsor (dostawca)
              [imię i nazwisko], [szef obszaru biznesowego najbardziej dotkniętego zmianą]
              [imię i nazwisko], [szef obszaru biznesowego najbardziej dotkniętego zmianą]
              [imię i nazwisko], kierownik projektu klienta
              [imię i nazwisko], kierownik projektu dostawcy
  |
  +-- Kierownik projektu klienta: [imię i nazwisko]
  |     +-- Zespół funkcjonalny, [obszar, np. zakupy i magazyn]: lider [imię i nazwisko]
  |     |     +-- Członkowie zespołu podstawowego: [imiona i nazwiska]
  |     |     +-- Użytkownicy eksperccy: [imiona i nazwiska]
  |     +-- Zespół funkcjonalny, [obszar, np. finanse]: lider [imię i nazwisko]
  |     +-- Analitycy techniczni: bezpieczeństwo [imię i nazwisko], migracja danych [imię i nazwisko],
  |     |                         integracje [imię i nazwisko], raporty [imię i nazwisko]
  |     +-- Lider zmiany: [imię i nazwisko]
  |     +-- Lider testów: [imię i nazwisko]
  |     +-- Grupy robocze (czasowe): [zob. sekcja 7]
  |
  +-- Kierownik projektu dostawcy: [imię i nazwisko]
        +-- Architekt rozwiązania: [imię i nazwisko]
        +-- Kierownik rozwiązania technicznego: [imię i nazwisko]
        +-- Konsultanci aplikacyjni: [obszar: imię i nazwisko], [obszar: imię i nazwisko]
        +-- Zasoby techniczne i deweloperzy: [imiona i nazwiska]
        +-- Inżynier systemowy: [imię i nazwisko]
        +-- Account Manager: [imię i nazwisko] (sprawy komercyjne, poza linią dostawy)

Dwaj kierownicy projektu pracują w parze. Spotykają się co tydzień bez zespołów i żaden nie zaskakuje drugiego przed komitetem sterującym.

2. Ciała zarządcze

Ciało	Cel	Członkowie	Przewodniczący	Spotyka się
Komitet sterujący	Odpowiada za wydatki i za pracę jako całość. Łączy projekt z biznesem, zatwierdza strategie i kluczowe decyzje projektowe, autoryzuje zmiany zakresu, planu i budżetu, zatwierdza każdą bramkę.	[imiona i nazwiska]	Sponsor wykonawczy	[uzgodnić w projekcie], plus na każdej bramce
Kierownictwo projektu	Bieżąca kontrola planu, zasobów, ryzyk i problemów	Obaj kierownicy projektu	Na zmianę	Co tydzień
Zespół projektowy	Koordynacja między strumieniami prac	Kierownicy projektu, liderzy funkcjonalni, architekt rozwiązania, liderzy techniczni	Kierownik projektu klienta	Co tydzień
Rada architektury (design authority)	Przegląda alternatywy, zanim trafią do kierowników projektu w ramach kontroli zmian	Architekt rozwiązania, kierownik rozwiązania technicznego, [architekt lub lider IT po stronie klienta]	Architekt rozwiązania	Na żądanie

Sponsor i kierownik projektu to dwie różne role. Sponsor działa jak przewodniczący rady: zapewnia ład organizacyjny, jest właścicielem uzasadnienia biznesowego i odpowiada za korzyści. Kierownik projektu działa jak dyrektor zarządzający: prowadzi projekt na co dzień. Sponsor nie zarządza projektem, a kierownik projektu nie jest właścicielem uzasadnienia biznesowego.

3. Opisy ról, strona klienta

Rola	Wskazana osoba	Główne obowiązki	Uprawnienia
Sponsor wykonawczy	[imię i nazwisko]	Jest właścicielem uzasadnienia biznesowego i realizacji korzyści. Przewodniczy komitetowi sterującemu. Utrzymuje projekt wśród najwyższych priorytetów biznesowych, gdy konkurują z nim inne inicjatywy. Decyduje, czy zmiana trafia pod obrady komitetu sterującego.	Uruchamia rezerwę; ostateczny punkt eskalacji po stronie klienta
Kierownik projektu klienta	[imię i nazwisko]	Planuje i śledzi wszystkie zadania klienta. Jest właścicielem rejestru ryzyk, dziennika problemów, planu komunikacji i dokumentów strategii. Zapewnia ludzi i sale. Zarządza testami.	Zatwierdza specyfikacje konfiguracji i raportów; zatwierdza produkty w ramach baseline
Właściciel procesu	[imię i nazwisko dla każdego obszaru]	Jest właścicielem przyszłego procesu i mierzalnej korzyści z nim związanej. Akceptuje rozwiązanie dla swojego obszaru.	Akceptuje obszar podczas testu akceptacyjnego
Lider zespołu funkcjonalnego	[imię i nazwisko dla każdego obszaru]	Prowadzi zespół, który projektuje, testuje, szkoli i wdraża dany obszar. Zapisuje uzasadnienie każdej decyzji, nie tylko samą decyzję.	Decyduje w ramach obszaru bez odwoływania się wyżej; to umocowanie potwierdza sponsor na piśmie
Członek zespołu funkcjonalnego (zespół podstawowy)	[imiona i nazwiska]	Warsztaty, przegląd Book of Rules, skrypty testowe, instrukcje krok po kroku, walidacja danych, prowadzenie szkoleń	Rekomenduje
Analityk techniczny, bezpieczeństwo	[imię i nazwisko]	Role, zestawy uprawnień, administracja użytkownikami, kontrole rozdziału obowiązków z finansami	Buduje i utrzymuje
Analityk techniczny, migracja danych	[imię i nazwisko]	Ekstrakty z systemu legacy, mapowanie z konsultantami, zadania migracji w Data Migration Manager, iteracje ładowania	Buduje i utrzymuje
Analityk techniczny, integracje, raporty i eventy	[imię i nazwisko]	Rejestr interfejsów, testy integracji z firmami trzecimi, layouty raportów, lobby, workflow	Buduje i utrzymuje
Lider zmiany	[imię i nazwisko]	Plan zmiany organizacyjnej, rzecznictwo użytkowników, zaktualizowane polityki i procedury. To praca klienta; kierownicy projektu sprawdzają, że powstaje.	Jest właścicielem planu zmiany
Lider testów	[imię i nazwisko]	Strategia testów, plan testów, przegląd błędów (triage), raportowanie testów	Prowadzi triage
Lider bezpieczeństwa	[imię i nazwisko]	Role, zestawy uprawnień, rozdział obowiązków, dostęp dla integracji i kont serwisowych	Zatwierdza projekt zestawów uprawnień
Lider szkoleń	[imię i nazwisko]	Strategia szkoleń, plan szkoleń, materiały kursowe, train-the-trainer, rejestry obecności i ocen	Jest właścicielem planu szkoleń
Lider IT po stronie klienta	[imię i nazwisko]	Środowiska, infrastruktura, krajobraz integracji, kalendarz aktualizacji w trakcie projektu	Jest właścicielem decyzji dotyczących środowisk
Kierownik cutover	[imię i nazwisko]	Plan cutover, checklista godzina po godzinie, próby generalne, plan awaryjny	Prowadzi cutover
Właściciel systemu (po starcie produkcyjnym)	[imię i nazwisko]	Jest właścicielem rozwiązania w eksploatacji, kalendarza aktualizacji i rejestru CRIM po zamknięciu projektu	Decyduje o zmianach po zamknięciu
Użytkownik ekspercki	[imiona i nazwiska dla każdej lokalizacji i obszaru]	Zob. sekcja 8	Pierwszy kontakt po starcie produkcyjnym

4. Opisy ról, strona dostawcy

Rola	Wskazana osoba	Główne obowiązki
Sponsor	[imię i nazwisko]	Odpowiednik sponsora klienta po stronie zarządczej. Zapewnia zasoby dostawcy. Punkt eskalacji.
Kierownik projektu	[imię i nazwisko]	Jest właścicielem planu zarządzania projektem, karty zakresu, głównego planu wdrożenia i planu warsztatów. Zarządza dostawą, kosztem i jakością po stronie dostawcy.
Architekt rozwiązania	[imię i nazwisko]	Dba o spójność rozwiązania między obszarami biznesowymi. Jest właścicielem modeli procesów. Kwestionuje kluczowe decyzje projektowe, zanim staną się wnioskami CRIM.
Kierownik rozwiązania technicznego	[imię i nazwisko]	Jest właścicielem całościowego rozwiązania technicznego i projektu technicznego obiektów CRIM, z myślą o service update i release update.
Konsultant aplikacyjny	[imię i nazwisko dla każdego obszaru]	Facylituje warsztaty, konfiguruje w kliencie webowym, wspiera zespół funkcjonalny, recenzuje instrukcje i skrypty.
Zasób techniczny, deweloper	[imiona i nazwiska]	Buduje i testuje jednostkowo integracje, modyfikacje, raporty i konfiguracje w Build Place.
Inżynier systemowy	[imię i nazwisko]	Środowiska, dostawy między Build Place a Use Place, techniczne zadania cutover.
Account Manager	[imię i nazwisko]	Relacja komercyjna, zmiany umowy po zatwierdzonym wniosku o zmianę.

5. Macierz RACI wg produktu

R = wykonuje pracę. A = odpowiedzialny, dokładnie jeden na wiersz. C = konsultowany przed. I = informowany po.

Kolumny: ES sponsor wykonawczy, SG komitet sterujący, CPM kierownik projektu klienta, SPM kierownik projektu dostawcy, PO właściciel procesu, FT zespół funkcjonalny, TA analitycy techniczni, SA architekt rozwiązania, TSM kierownik rozwiązania technicznego, AC konsultanci aplikacyjni.

Produkt	ES	SG	CPM	SPM	PO	FT	TA	SA	TSM	AC
Plan zarządzania projektem	C	A	C	R	I	I	I	C	C	I
Karta zakresu projektu	C	A	C	R	C	C	I	C	C	I
Rejestr ryzyk i dziennik problemów	I	I	A/R	R	C	C	C	C	C	C
Plan komunikacji	C	I	A/R	C	C	I	I	I	I	I
Dokumenty Book of Rules	I	I	C	C	A	R	I	C	I	R
Model procesów i zakres	I	I	C	C	C	C	I	A/R	C	R
Prototyp	I	I	C	A	C	C	C	C	C	R
Rejestr interfejsów	I	I	A	C	I	C	R	C	R	C
Plan migracji danych i iteracje ładowania	I	I	A	C	C	R	R	I	C	R
Role i zestawy uprawnień	I	I	A	I	C	R	R	I	C	C
Specyfikacje CRIM	I	I	C	A	C	R	C	C	R	R
Zatwierdzenie specyfikacji integracji i modyfikacji	C	A	R	C	R	C	C	C	C	I
Strategia testów, skrypty i wykonanie	I	I	A	C	C	R	R	I	I	C
Instrukcje krok po kroku i materiały szkoleniowe	I	I	A	I	C	R	I	I	I	C
Wynik Solution Acceptance Test	C	A	R	C	R	R	R	C	C	C
Plan cutover, checklista i plan awaryjny	C	A	R	R	C	R	R	C	R	C
Wynik Operational Readiness Test	C	A	R	I	R	C	C	I	I	C
Przekazanie do wsparcia	I	I	C	A/R	I	C	C	C	R	R
Ewaluacja projektu i dokument zamknięcia	C	A	R	R	C	C	C	C	C	C
Realizacja korzyści	A	I	C	I	R	I	I	I	I	I
[produkt]

Sprawdzenie przed zatwierdzeniem: jedno A na wiersz; żaden wiersz bez R; żadna osoba nie ma więcej wpisów R, niż pozwala jej zwolniony czas.

6. Zaangażowanie czasowe i ustalenia dotyczące zastępstw

Oczekiwanie od ludzi pracy projektowej ponad niezmienionymi obowiązkami codziennymi to najczęstsza przyczyna opóźnień. Ta tabela czyni zwolnienie czasu jawnym i przypisuje do niego nazwisko przełożonego.

Imię i nazwisko	Rola w projekcie	Dział macierzysty	Zwolniona część czasu, wg fazy	Okresy szczytowe wymagające dodatkowej mocy	Ustalenie dot. zastępstwa	Przełożony potwierdzający	Potwierdzone dnia
Przykład: [imię i nazwisko]	Lider zespołu funkcjonalnego, zakupy i magazyn	Dział zakupów	[uzgodnić w projekcie, wg fazy]	Test akceptacyjny, cutover, pierwszy okres po starcie produkcyjnym	Bieżąca obsługa zamówień przekazana [imię i nazwisko]; tymczasowy zaopatrzeniowiec zatrudniony na okres [okres]	[imię i nazwisko], szef działu zakupów	[YYYY-MM-DD]
[imię i nazwisko]	[rola]	[dział]	[uzgodnić w projekcie]	[okresy]	[ustalenie]	[imię i nazwisko]	[YYYY-MM-DD]

Kryteria doboru zespołu podstawowego: zna biznes, jest otwarty na zmianę sposobu pracy i cieszy się zaufaniem kolegów do decydowania w ich imieniu. Po starcie produkcyjnym zespół podstawowy ma docelowo działać dalej jako [stały zespół systemów biznesowych / inaczej, uzgodnić w projekcie].

7. Grupy robocze

Grupa robocza powoływana jest w jednej sprawie, na ograniczony czas, i rozwiązywana, gdy udzieli odpowiedzi.

Grupa robocza	Cel	Członkowie	Sponsor w projekcie	Start	Koniec	Wynik
Przykład: Numeracja indeksów	Zdecydować, czy indeksy są przenumerowywane przy migracji, i zdefiniować regułę numeracji	Inżynieria, zakupy, magazyn, finanse: [imiona i nazwiska]	Lider zespołu funkcjonalnego, magazyn	[YYYY-MM-DD]	[YYYY-MM-DD]	Dokument decyzyjny dla kierowników projektu; reguła zapisana w Book of Rules
[grupa]	[cel]	[imiona i nazwiska]	[rola]	[YYYY-MM-DD]	[YYYY-MM-DD]	[wynik]

8. Użytkownicy eksperccy

Użytkownicy eksperccy są szkoleni jako pierwsi, co jednocześnie testuje materiały szkoleniowe. Prowadzą Operational Readiness Test, podczas gdy zespół podstawowy tylko doradza, i potwierdzają w imieniu biznesu, że rozwiązanie i szkolenie są wystarczające. Po starcie produkcyjnym są pierwszym kontaktem dla kolegów, przed helpdeskiem.

Imię i nazwisko	Lokalizacja	Obszar procesowy	Użytkownicy, których wspierają	Przeszkolony w zakresie	Szkoli użytkowników końcowych (tak/nie)	Zwolniony czas wokół startu produkcyjnego potwierdzony przez
Przykład: [imię i nazwisko]	[lokalizacja]	Przyjęcie magazynowe i inwentaryzacja	Operatorzy magazynu, [zmiana]	[YYYY-MM-DD]	Tak	[przełożony]
[imię i nazwisko]	[lokalizacja]	[obszar]	[grupa]	[YYYY-MM-DD]	[tak/nie]	[imię i nazwisko]

Sprawdzenie pokrycia: każda lokalizacja, każda zmiana i każdy obszar procesowy w zakresie ma imiennie wskazanego użytkownika eksperckiego i imiennie wskazanego zastępcę.

Zatwierdzenie

Imię i nazwisko	Rola	Data	Podpis
[imię i nazwisko]	Sponsor wykonawczy (klient)	[YYYY-MM-DD]	______________________
[imię i nazwisko]	Sponsor (dostawca)	[YYYY-MM-DD]	______________________
[imię i nazwisko]	Kierownik projektu klienta	[YYYY-MM-DD]	______________________
[imię i nazwisko]	Kierownik projektu dostawcy	[YYYY-MM-DD]	______________________

Niezależny szablon zgodny z metodyką wdrożeniową IFS. Nie jest oficjalnym dokumentem IFS. IFS jest zastrzeżonym znakiem towarowym IFS AB.

Marketplace