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Dokumentenlenkung

1. Organigramm

In Textform, damit es Kopieren und Einfügen übersteht. Die Einrückung zeigt die Berichtslinie im Projekt, nicht im Unternehmen.

Lenkungsausschuss
  Vorsitz: [Name], Executive Sponsor (Auftraggeber)
  Mitglieder: [Name], Sponsor (Auftragnehmer)
              [Name], [Leitung des am stärksten betroffenen Fachbereichs]
              [Name], [Leitung des am stärksten betroffenen Fachbereichs]
              [Name], Projektleitung Auftraggeber
              [Name], Projektleitung Auftragnehmer
  |
  +-- Projektleitung Auftraggeber: [Name]
  |     +-- Fachteam [Bereich, z. B. Einkauf und Lager]: Leitung [Name]
  |     |     +-- Kernteam-Mitglieder: [Namen]
  |     |     +-- Expert User: [Namen]
  |     +-- Fachteam [Bereich, z. B. Finanzen]: Leitung [Name]
  |     +-- Technische Analysten: Sicherheit [Name], Datenmigration [Name],
  |     |                         Integrationen [Name], Berichte [Name]
  |     +-- Change-Verantwortliche(r): [Name]
  |     +-- Testleitung: [Name]
  |     +-- Fokusgruppen (befristet): [siehe Abschnitt 7]
  |
  +-- Projektleitung Auftragnehmer: [Name]
        +-- Solution Architect: [Name]
        +-- Technical Solution Manager: [Name]
        +-- Anwendungsberater: [Bereich: Name], [Bereich: Name]
        +-- Technische Ressourcen und Entwickler: [Namen]
        +-- Systems Engineer: [Name]
        +-- Account Manager: [Name] (kaufmännische Themen, außerhalb der Lieferlinie)

Die beiden Projektleitungen arbeiten als Paar. Sie treffen sich wöchentlich ohne die Teams, und keine überrascht die andere vor dem Lenkungsausschuss.

2. Gremien

Sponsor und Projektleitung sind zwei getrennte Aufgaben. Der Sponsor arbeitet wie ein Aufsichtsratsvorsitzender: Er sichert die Steuerung, besitzt den Business Case und verantwortet den Nutzen. Die Projektleitung arbeitet wie eine Geschäftsführung: Sie führt das Projekt jeden Tag. Der Sponsor leitet das Projekt nicht, und die Projektleitung besitzt den Business Case nicht.

3. Rollenbeschreibungen, Seite des Auftraggebers

4. Rollenbeschreibungen, Seite des Auftragnehmers

5. RACI-Matrix nach Ergebnis

R = führt die Arbeit aus. A = verantwortlich, genau einer je Zeile. C = wird vorher konsultiert. I = wird nachher informiert.

Spalten: ES Executive Sponsor, LA Lenkungsausschuss, PL-AG Projektleitung Auftraggeber, PL-AN Projektleitung Auftragnehmer, PO Prozessverantwortlicher, FT Fachteam, TA technische Analysten, SA Solution Architect, TSM Technical Solution Manager, AB Anwendungsberater.

Prüfen Sie vor der Freigabe: ein A je Zeile, keine Zeile ohne R, und keine Person mit R-Einträgen über das hinaus, was ihre freigestellte Zeit erlaubt.

6. Zeitzusage und Vertretungsvereinbarung

Wer Projektarbeit zusätzlich zu einem unveränderten Tagesgeschäft verlangt, verursacht Verzug. Diese Tabelle macht die Freistellung ausdrücklich und setzt den Namen einer Führungskraft daneben.

Auswahlkriterien für das Kernteam: kennt das Geschäft, ist offen dafür, die eigene Arbeitsweise zu ändern, und genießt das Vertrauen der Kolleginnen und Kollegen, in ihrem Namen zu entscheiden. Nach dem Go-live soll das Kernteam als [permanentes Business-Systems-Team / anderes, im Projekt vereinbaren] weiterarbeiten.

7. Fokusgruppen

Eine Fokusgruppe wird für eine Frage und für begrenzte Zeit einberufen und aufgelöst, sobald sie geantwortet hat.

8. Expert User

Expert User werden zuerst geschult, was zugleich die Schulungsunterlagen testet. Sie führen den Operational Readiness Test durch, während das Kernteam nur berät, und bestätigen im Namen des Unternehmens, dass Lösung und Schulung ausreichen. Nach dem Go-live sind sie die erste Anlaufstelle für Kolleginnen und Kollegen, noch vor dem Help Desk.

Abdeckungsprüfung: Jeder Standort, jede Schicht und jeder Prozessbereich im Umfang hat einen benannten Expert User und eine benannte Vertretung.

Freigabe

Unabhängige Vorlage, ausgerichtet an der IFS-Einführungsmethodik. Kein offizielles IFS-Dokument. IFS ist eine eingetragene Marke der IFS AB.