Projektumfang Vorlage IFS Cloud Einführung (IDK-02)

Vorlage IDK-02, Version 1.0. Phase: Initiate Project.

So verwenden Sie diese Vorlage

Schreiben Sie das Dokument in der Phase Initiate Project, parallel zum Projektmanagementplan (IDK-01). Der Plan beschreibt, wie das Projekt geführt wird. Dieses Dokument beschreibt, was es liefert.
Die Projektleitung des Auftragnehmers entwirft es aus dem Vertrag und den Unterlagen der Vertriebsphase. Die Projektleitung des Auftraggebers und die Prozessverantwortlichen (Process Owner) korrigieren es, bis sie ihr Geschäft darin wiedererkennen.
Ersetzen Sie jedes [Feld in eckigen Klammern]. Löschen Sie die mit Beispiel: markierten Zeilen, sobald Sie eigene haben.
Fertig ist das Dokument, wenn der Lenkungsausschuss es unterschrieben hat und jede Zeile im Umfang ein Abnahmekriterium und eine abnehmende Rolle hat. Eine Umfangszeile ohne Abnahmekriterium führt später zum Streit.
Es wird am Gate Solution Confirmed nach dem Prototyp ein zweites Mal bestätigt. Änderungen dazwischen laufen über die Änderungssteuerung (IDK-07).

Metadaten der Vorlage
Feld	Wert
Vorlagen-ID	IDK-02
Phase	Initiate Project
Verantwortlich	Projektleitung des Auftragnehmers (mit Unterstützung der Projektleitung des Auftraggebers)
Freigabe	Lenkungsausschuss
Qualification Gate	Project Initiated
Version	1.0

Dokumentenlenkung

Version	Datum	Autor	Änderung	Freigegeben von
0.1	[JJJJ-MM-TT]	[Name, Rolle]	Erster Entwurf aus Vertrag und Leistungsbeschreibung
1.0	[JJJJ-MM-TT]	[Name, Rolle]	Baseline für das Gate Project Initiated	[Vorsitz des Lenkungsausschusses]
[n.n]	[JJJJ-MM-TT]	[Name, Rolle]	Nach dem Prototyp bestätigt, Gate Solution Confirmed	[Vorsitz des Lenkungsausschusses]

1. Zweck und Hintergrund

Punkt	Inhalt
Warum das Unternehmen dieses Projekt durchführt	[zwei oder drei Sätze in der Sprache des Fachbereichs, nicht in der Sprache des Systems]
Was den Anstoß gerade jetzt gegeben hat	[zum Beispiel: Support-Ende des Altsystems, Übernahme, Wachstumsgrenze]
Bezug zu den Unternehmenszielen	[welches Ziel, und wie das Projekt es unterstützt]
Vertrag oder Leistungsbeschreibung	[Verweis, Datum]
Was dieses Dokument ablöst	[Vertriebspräsentationen, Anlagen zum Angebot, frühere Umfangslisten]

2. Ziele und messbarer Nutzen

Jeder Nutzen hat genau einen Verantwortlichen im Fachbereich, eine Messgröße und einen Termin, bis zu dem er erwartet wird. Der Executive Sponsor verantwortet die Realisierung des Nutzens. Der Fortschritt wird in jeder Sitzung des Lenkungsausschusses geprüft.

ID	Ziel	Nutzen und Messung	Ausgangswert heute	Zielwert	Erwartet bis	Nutzenverantwortlicher
Beispiel: B-01	Ein Einkaufsprozess an allen Standorten	Anteil der Bestellpositionen, die aus einer freigegebenen Anforderung entstanden sind, ausgelesen aus einem Lobby-Element auf den Bestelldaten	[heute messen]	[im Projekt vereinbaren]	[JJJJ-MM-TT]	Leitung Einkauf
Beispiel: B-02	Verlässliche Lagerbestände	Zählgenauigkeit je Lagerort, aus den Zählergebnissen im System	[heute messen]	[im Projekt vereinbaren]	[JJJJ-MM-TT]	Lagerleitung
[ID]	[Ziel]	[Nutzen und Messung]	[Ausgangswert]	[Zielwert]	[JJJJ-MM-TT]	[Rolle, Name]

Ziele, die sich nicht messen lassen, stehen hier als Absichten, ohne Zusage eines Verantwortlichen:

[Absicht]

3. Softwareumfang

Punkt	Im Umfang
Produkt und Release	IFS Cloud, Release [Release] bei Projektstart
Betriebsform	[von IFS gehostet / Remote Deployment beim Kunden]
Lizenzierte Komponenten und Module	[Liste aus dem Vertrag]
Lizenzierte, aber in diesem Projekt nicht eingeführte Komponenten	[Liste, mit Begründung]
Benutzertypen und Anzahl	[aus dem Vertrag; Zahlen hier nicht wiederholen, auf die Vertragsklausel verweisen]
Sprachen	Anwendung: [Sprachen]. Dokumentation und Übergabe: Englisch plus [Sprache].
Lokalisierungen und Länderversionen	[Liste]
Mobile Nutzung und Geräte	[zum Beispiel: Handscanner im Lager, mobile App für die Instandhaltung]
Fremdprodukte in der Lösung	[Produkt, Zweck, wer es beauftragt]
Vorgehen bei Updates	Service Updates und Release-Updates: [im Projekt vereinbarter Rhythmus]; erstes Update nach dem Go-live geplant für [Zeitraum]

4. Lösungsumfang nach Prozessbereich

Das Prozessmodell in [IFS Scope Tool oder vereinbartes Repository] enthält die Details. Diese Tabelle ist die unterschriebene Zusammenfassung, mit einer Zeile je durchgängigem Prozess.

Prozessbereich	Durchgängiger Prozess	Standorte und Gesellschaften	Prozessverantwortlicher (Auftraggeber)	Erwartete Standardfunktionalität	Bekannter CRIM-Bedarf
Beispiel: Einkauf	Von der Bestellanforderung bis zum Abgleich der Lieferantenrechnung	[Standorte]	Leitung Einkauf	Ja. Genehmigungsregeln je Gesellschaft konfiguriert.	Eine Integration: Bestelldaten über eine Standard-Projektion an die Transportplanung
Beispiel: Lager	Wareneingang, Einlagerung, Lagerbewegung, Inventur, Bestandskorrektur	[Standorte]	Lagerleitung	Ja	Eine Konfiguration: Custom Field für die interne Gefahrenklasse am Artikelstamm, sichtbar im Wareneingang
Beispiel: Sicherheit	Rollen und Permission Sets für alle Prozesse im Umfang	Alle	IT-Leitung des Auftraggebers mit den Prozessverantwortlichen	Ja. Fachrollen aus Endbenutzer-Permission-Sets aufgebaut, Funktionstrennung vom Finanzbereich geprüft.	Keiner
[Bereich]	[Prozess]	[Standorte]	[Rolle, Name]	[ja / teilweise / nein, mit Anmerkung]	[CRIM-Verweis oder keiner]

4.1 Datenumfang

Datenbestand	Quelle	Im Umfang	Historie migriert	Methode	Verantwortlicher des Auftraggebers
Beispiel: Lieferanten und Lieferantenadressen	Alt-ERP	Nur aktive Lieferanten; Definition von aktiv: [im Projekt vereinbaren]	Keine	Data Migration Manager	Datenverantwortlicher Einkauf
Beispiel: Lagerbestände	Alt-ERP, Abschlussinventur	Alle Standorte im Umfang	Nur Eröffnungsbestand	Data Migration Manager	Lagerleitung
[Datenbestand]	[Quelle]	[Regel]	[Tiefe, im Projekt vereinbaren]	[Migrationswerkzeug / Copy and Paste / manuelle Erfassung]	[Rolle]

4.2 Schnittstellenumfang

Jede alte und neue Schnittstelle steht in der Liste, auch die, die abgeschaltet werden. Das vollständige Schnittstellenregister entsteht vor Beginn der Umsetzung.

ID	Von	Nach	Übertragene Daten	Richtung	Status in der neuen Lösung
Beispiel: INT-03	IFS Cloud	Transportplanungssystem	Bestätigte Bestellpositionen, Lieferadresse, Wunsch-Wareneingangstermin	Ausgehend	Neu, ersetzt den Dateiexport aus dem Altsystem
[ID]	[System]	[System]	[Daten]	[ein / aus / beides]	[neu / behalten / abgeschaltet]

5. Nicht im Umfang

Der Ausschluss muss schriftlich stehen, denn er verhindert Streit. Jede Zeile nennt den Grund und die Stelle, an der der Bedarf stattdessen bearbeitet wird.

Punkt	Grund	Wo er stattdessen behandelt wird
Beispiel: Migration abgeschlossener Bestellungen	Nach dem Go-live ohne betrieblichen Nutzen; die gesetzliche Aufbewahrung ist durch das Altsystem-Archiv erfüllt	Schreibgeschütztes Altsystem-Archiv in Verantwortung der IT des Auftraggebers
Beispiel: Maßnahmen des organisatorischen Change Managements	Verantwortung des Auftraggebers	Change-Verantwortlicher des Auftraggebers, Planverweis [Verweis]
Beispiel: Standorte [Standortliste]	Späterer Roll-out	Eigenes Projekt, hier nicht budgetiert
[Punkt]	[Grund]	[Verantwortlicher oder Folgeprojekt]

6. Abnahmekriterien

6.1 Abnahme der Produktlieferung

Das Produkt ist das, was der Auftraggeber betreiben wird: konfigurierte IFS Cloud, CRIM-Objekte, migrierte Daten, Rollen und Permission Sets.

Nr.	Kriterium	Nachweis	Abnehmende Rolle
1	Jeder Prozess im Umfang erfüllt die vereinbarte Anforderung	Skripte des Solution Acceptance Test bestanden, Ergebnisse im Test-Tracker protokolliert	Prozessverantwortlicher
2	Die Lösung funktioniert im realen Betrieb	Testschritte im echten Lager, in der Fertigung oder im Büro ausgeführt, mit Geräten und Druckern	Prozessverantwortlicher
3	Die gebaute Lösung einschließlich CRIM ist vollständig und hat keinen betriebskritischen Fehler	Fehlerliste mit Klassifizierung; keiner offen, der die Inbetriebnahme blockiert	Projektleitung des Auftraggebers
4	Die migrierten Daten sind für den Zweck geeignet	Fachliche Validierung je Datenbestand nach dem letzten Ladedurchlauf bestätigt	Datenverantwortliche
5	Die Rollen entsprechen den Rollen im Unternehmen	Test mit Endbenutzer-Logins und deren Permission Sets, nicht mit Administratorzugriff	IT-Leitung des Auftraggebers und Prozessverantwortliche
6	Die Schritt-für-Schritt-Anleitungen stimmen	Anleitungen im Abnahmetest ohne Korrektur durch Berater befolgt	Leitungen der Fachteams
[n]	[Kriterium]	[Nachweis]	[Rolle]

Fehlerklassen, die die Abnahme blockieren: [im Projekt vereinbarte Definition]. Fehler, die nach der Phase geschlossen werden dürfen: einzeln vereinbart und mit Verantwortlichem und Termin aufgelistet.

6.2 Abnahme der Projektlieferung

Die Projektlieferung ist die geleistete Arbeit: abgeschlossene Phasen, übergebene Ergebnisse, befähigte Personen.

Nr.	Kriterium	Nachweis	Abnehmende Rolle
1	Jedes Qualification Gate bestanden	Gate-Entscheidungsprotokoll, vom Lenkungsausschuss unterschrieben (IDK-08)	Lenkungsausschuss
2	Vereinbarte Dokumente des Auftragnehmers geliefert	Dokumentenliste in IDK-01 Abschnitt 10 abgehakt, aktuelle Versionen im Repository	Projektleitung des Auftraggebers
3	Kernteam und Expert User können die Lösung betreiben und unterstützen	Operational Readiness Test von den Expert Usern abgeschlossen, das Kernteam berät nur	Executive Sponsor
4	Übergabe an den Support durchgeführt	Übergabedokument vollständig, CRIM-Spezifikationen und Testspezifikationen in der aktuellen Version, Übergabetermin abgehalten und protokolliert	Beide Projektleitungen und Support-Leitung
5	Offene Restpunkte haben einen Verantwortlichen	Abschlussdokument führt jeden Restpunkt mit Verantwortlichem und Termin auf	Lenkungsausschuss
[n]	[Kriterium]	[Nachweis]	[Rolle]

7. Arbeitspakete und Verantwortlichkeiten

Eine Zeile je Arbeitspaket. R ist die Partei, die die Arbeit ausführt, S die Partei, die unterstützt.

Arbeitspaket	Phase	Haupt-Ergebnis	Auftraggeber	Auftragnehmer
Projektstart und Planung	Initiate Project	Freigegebener Plan, Projektumfang, Steuerungsinstrumente	S	R
Workshops zum Betriebsmodell	Confirm Prototype	Vom Auftraggeber freigegebene Book-of-Rules-Dokumente	R (Entscheidungen und Inhalt)	R (Moderation und Dokumentation)
Aufbau und Vorführung des Prototyps	Confirm Prototype	Freigegebener Prototyp auf Beispieldaten des Auftraggebers	S	R
Datenbereinigung	Ab Confirm Prototype	Bereinigte Quelldaten je Datenbestand	R	S
Datenmapping und Ladedurchläufe	Establish Solution	Validierte Migrationsjobs	R (Extraktion, Validierung)	R (Mapping, Unterstützung beim Laden)
Lösungs-Workshops und Konfiguration	Establish Solution	Konfigurierte Prozesse, überarbeitetes Book of Rules	R (Entscheidungen, Tests)	R (Konfiguration)
Rollen und Permission Sets	Establish Solution	Fachrollen aufgebaut und getestet	R	S
CRIM-Spezifikation und Umsetzung	Establish Solution	Freigegebene Spezifikationen, gelieferte und getestete Objekte	R (freigeben, testen)	R (spezifizieren, bauen, Unit-Test)
Schritt-für-Schritt-Anleitungen und Schulungsunterlagen	Establish Solution	Endgültige Anleitungen und Kursunterlagen	R	S
Solution Acceptance Test	Establish Solution	Dokumentiertes und freigegebenes Testergebnis	R	S
Schulung der Expert User und Endbenutzer	Implement Solution	Geschulte Benutzer, Rollen zugeordnet	R	S
Operational Readiness Test	Implement Solution	Dokumentiertes und freigegebenes Testergebnis	R	S
Cutover-Planung und Probelauf	Implement Solution	Getesteter Cutover-Plan, Checkliste und Rückfallplan	R (fachliche Aufgaben)	R (technische Aufgaben, Planverantwortung: [im Projekt vereinbaren])
Cutover und Unterstützung beim Go-live	Go Live	Lösung im Betrieb	R	R
Übergabe an den Support und Projektabschluss	Go Live	Übergabedokument, Projektbewertung, Abschlussdokument	S	R
[Arbeitspaket]	[Phase]	[Ergebnis]	[R/S]	[R/S]

8. Meilensteine

Die Termine stehen in der Terminplan-Baseline (IDK-01 Abschnitt 3). Sie sind hier aufgeführt, damit Umfang und Meilensteine gemeinsam unterschrieben werden.

Meilenstein	Phase	Baseline-Termin
Gate: Project Initiated	Initiate Project	[JJJJ-MM-TT]
Kick-off abgehalten	Confirm Prototype	[JJJJ-MM-TT]
Prototyp freigegeben. Gate: Solution Confirmed	Confirm Prototype	[JJJJ-MM-TT]
Solution Acceptance Test freigegeben. Gate: Solution Established	Establish Solution	[JJJJ-MM-TT]
Cutover-Probelauf abgeschlossen	Implement Solution	[JJJJ-MM-TT]
Operational Readiness Test freigegeben. Gate: Go Live Authorised	Implement Solution	[JJJJ-MM-TT]
Go-live	Go Live	[JJJJ-MM-TT]
Gate: Go Live Complete	Go Live	[JJJJ-MM-TT]

9. Randbedingungen und Abhängigkeiten

Art	Beschreibung	Verantwortlicher
Beispiel: Abhängigkeit	Der Lieferant des Transportplanungssystems muss seine Seite von INT-03 vor dem Integrationstest liefern	IT-Leitung des Auftraggebers
Beispiel: Randbedingung	Der Go-live muss auf eine Periodengrenze der Finanzbuchhaltung und außerhalb der saisonalen Spitze fallen	Finanzleitung
[Art]	[Beschreibung]	[Rolle]

Freigabe

Name	Rolle	Datum	Unterschrift
[Name]	Executive Sponsor (Auftraggeber)	[JJJJ-MM-TT]	______________________
[Name]	Sponsor (Auftragnehmer)	[JJJJ-MM-TT]	______________________
[Name]	Projektleitung des Auftraggebers	[JJJJ-MM-TT]	______________________
[Name]	Projektleitung des Auftragnehmers	[JJJJ-MM-TT]	______________________
[Name]	Prozessverantwortlicher, [Bereich]	[JJJJ-MM-TT]	______________________

Unabhängige Vorlage, ausgerichtet an der IFS-Einführungsmethodik. Kein offizielles IFS-Dokument. IFS ist eine eingetragene Marke der IFS AB.

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