Kommunikationsplan Vorlage IFS Cloud: Stakeholder (IDK-05)

Vorlage IDK-05, Version 1.0. Phase: Initiate Project.

So verwenden Sie diese Vorlage

Schreiben Sie das Dokument in der Phase Initiate Project, nachdem die Projektorganisation (IDK-03) feststeht. Machen Sie zuerst die Stakeholder-Analyse (Abschnitte 1 bis 4), dann den Plan (Abschnitte 5 bis 7). Die Analyse zeigt, für wen der Plan gedacht ist.
Die Projektleitung des Auftraggebers besitzt es, zusammen mit der Change-Verantwortlichen, falls eine benannt ist. Die Projektleitung des Auftragnehmers ergänzt die projektinternen Sitzungen und Berichte.
Ersetzen Sie jedes [Feld in eckigen Klammern]. Löschen Sie die mit Beispiel: markierten Zeilen, sobald Sie eigene haben.
Abschnitt 3 enthält Einschätzungen zu namentlich genannten Personen. Führen Sie eine eingeschränkte Fassung mit den Abschnitten 2 bis 4 und verteilen Sie den Rest.
Fertig ist das Dokument, wenn jede Stakeholder-Gruppe aus der Matrix im Plan als Zielgruppe vorkommt, jede Kommunikation einen benannten Absender hat und jede Zeile angibt, wie die Rückmeldung zurückkommt.
Prüfen Sie es an jedem Gate erneut. Die Zielgruppen ändern sich: Am Anfang sind es Führungskräfte und das Kernteam, vor dem Go-live jeder Benutzer und externe Parteien.

Metadaten der Vorlage
Feld	Wert
Vorlagen-ID	IDK-05
Phase	Initiate Project
Verantwortlich	Projektleitung des Auftraggebers (mit Unterstützung der Projektleitung des Auftragnehmers)
Freigabe	Executive Sponsor
Qualification Gate	Project Initiated
Version	1.0

Dokumentenlenkung

Version	Datum	Autor	Änderung	Freigegeben von
0.1	[JJJJ-MM-TT]	[Name, Rolle]	Erster Entwurf
1.0	[JJJJ-MM-TT]	[Name, Rolle]	Baseline für das Gate Project Initiated	[Executive Sponsor]

1. Stakeholder-Analyse: Methode

Drei Schritte, an jedem Gate wiederholt:

Identifizieren. Listen Sie jede Person und Gruppe auf, die vom Projekt betroffen ist, es beeinflussen kann oder ein Interesse an seinem Erfolg oder Scheitern hat. Nehmen Sie externe Parteien auf.
Priorisieren. Ordnen Sie jede in die Matrix aus Einfluss und Interesse in Abschnitt 3 ein. Die Position bestimmt die Strategie.
Verstehen. Beantworten Sie für die wichtigen Stakeholder die Fragen in Abschnitt 4. Fragen Sie sie wo möglich direkt; ein Gespräch ist zugleich der erste Schritt zur Einbindung.

2. Stakeholder-Liste

ID	Stakeholder (Person oder Gruppe)	Organisation, Abteilung	Wie das Projekt sie betrifft	Einfluss	Interesse	Aktuelle Haltung	Beziehungsverantwortlicher
Beispiel: SH-01	Leitung Einkauf	Einkauf	Besitzt den künftigen Einkaufsprozess und den damit verbundenen Nutzen; verliert an zwei Standorten lokale Einkaufsgewohnheiten	Hoch	Hoch	Unterstützer	Executive Sponsor
Beispiel: SH-02	Schichtleiter im Lager	Logistik, [Standort]	Wechseln von Papier-Kommissionierlisten zum Handscanner; ihre Teams sind die größte Benutzergruppe	Niedrig	Hoch	Neutral, besorgt wegen des Tempos in Spitzenzeiten	Leitung Fachteam, Lager
Beispiel: SH-03	Finanzleitung	Finanzen	Braucht einen vom Go-live unberührten Periodenabschluss; genehmigt die Funktionstrennung in den Permission Sets	Hoch	Derzeit niedrig	Neutral	Projektleitung Auftraggeber
Beispiel: SH-04	Wichtige Lieferanten, die Bestellungen erhalten	Extern	Neues Bestelllayout und neue Bestellnummern; geänderter Ablauf der Bestätigung	Niedrig	Niedrig	Nicht informiert	Leitung Einkauf
[ID]	[Stakeholder]	[Abteilung]	[Wirkung]	[Hoch/Niedrig]	[Hoch/Niedrig]	[Fürsprecher / Unterstützer / neutral / Kritiker / Blockierer]	[Name]

Einfluss bedeutet die Fähigkeit, das Projekt zu stoppen, zu verlangsamen oder zu verändern. Interesse bedeutet, wie wichtig das Ergebnis für den Stakeholder ist. Bewerten Sie, was heute zutrifft, nicht, was Sie sich wünschen.

3. Matrix aus Einfluss und Interesse

Tragen Sie die Stakeholder-IDs in die Felder ein.

	Niedriges Interesse	Hohes Interesse
Hoher Einfluss	Zufriedenstellen. Geben Sie so viel, dass sie zufrieden bleiben, aber überfluten Sie sie nicht. Kurze, sachliche Informationen. Vor Entscheidungen, die ihren Bereich berühren, konsultieren. IDs: [SH-..]	Eng einbinden. In Entscheidungen einbeziehen, persönlich treffen, alles tun, um sie an Bord zu halten. Mitglieder des Lenkungsausschusses gehören hierher. IDs: [SH-..]
Niedriger Einfluss	Beobachten. Auf Änderungen der Position achten. Minimaler Aufwand: nur allgemeine Neuigkeiten. IDs: [SH-..]	Informieren. Regelmäßige Information und eine Möglichkeit für Rückfragen. Sie können zu Fürsprechern werden. IDs: [SH-..]

Bewegungen, auf die zu achten ist: [zum Beispiel: Finanzleitung wechselt vor Periodenabschluss und Go-live zu hohem Interesse; Lieferanten wechseln in den Wochen vor dem Cutover zu hohem Interesse].

4. Die wichtigen Stakeholder verstehen

Füllen Sie den Abschnitt für jeden Stakeholder in „Eng einbinden“ und „Zufriedenstellen“ aus. Ein Block je Person.

Stakeholder: [Name, Rolle]. Befragt von: [Name]. Datum: [JJJJ-MM-TT].

Frage	Antwort
Welches finanzielle oder emotionale Interesse hat die Person am Ergebnis? Ist es positiv oder negativ?	[Antwort]
Was motiviert sie in ihrer Arbeit am stärksten?	[Antwort]
Welche Informationen will sie vom Projekt, und in welcher Form bekommt sie sie am liebsten?	[Antwort]
Was hält sie aktuell vom Projekt? Beruht das auf guter Information?	[Antwort]
Wer beeinflusst ihre Meinung allgemein, und wer beeinflusst ihre Meinung zu diesem Projekt? Sind diese Personen ebenfalls Stakeholder?	[Antwort]
Falls sie nicht positiv eingestellt ist: Was würde ihre Unterstützung gewinnen?	[Antwort]
Falls sie sich nicht gewinnen lässt: Wie wird ihr Widerstand gehandhabt?	[Antwort]
Wen beeinflusst sie ihrerseits?	[Antwort]

Daraus folgende Maßnahmen:

Maßnahme	Verantwortlicher	Fällig
Beispiel: Die Finanzleitung vor Versand der Vorlage für den Lenkungsausschuss anhand des Periodenkalenders durch die Optionen für den Go-live-Termin führen	Projektleitung Auftraggeber	[JJJJ-MM-TT]
[Maßnahme]	[Name]	[JJJJ-MM-TT]

5. Kommunikationsziele

Ziel	Woran wir erkennen, dass es wirkt
Alle Betroffenen wissen, warum es das Projekt gibt und was sich für sie ändert	[zum Beispiel: kurze Stimmungsfragen nach Standort-Briefings]
Entscheidungen werden dort verstanden, wo sie ankommen, einschließlich der Begründung	Begründung wird zu jeder Entscheidung festgehalten und in die Botschaft aufgenommen
Gerüchte werden schnell beantwortet	Fragenkanal beantwortet innerhalb von [im Projekt vereinbaren]
[Ziel]	[Messgröße]

Grundsätze: Sprechen Sie über den Nutzen für die Zielgruppe, nicht über Funktionen des Systems. Sagen Sie, was noch nicht entschieden ist. Eine Botschaft, ein Absender. Nachrichten, die jemandes Aufgabe verändern, überbringt die Führungskraft; das Projekt unterstützt sie mit Material.

6. Kommunikationsplan: die sieben Fragen

Jede Zeile beantwortet: wer empfängt, wer sendet, warum, wann und in welchem Rhythmus, welcher Inhalt, wie wird er zugestellt, wie wird Rückmeldung eingeholt.

Nr.	Wer empfängt	Wer sendet	Warum	Wann, in welchem Rhythmus	Welcher Inhalt	Wie zugestellt	Wie Rückmeldung eingeholt wird
Beispiel: C-01	Lenkungsausschuss	Beide Projektleitungen	Entscheidungen und Gate-Freigabe	[im Projekt vereinbaren], Unterlagen vorab versandt	Statusbericht, Vorlagen zu zentralen Designentscheidungen, Change Requests (IDK-06)	Sitzung mit Unterlagen	Entscheidungen und Maßnahmen im Protokoll
Beispiel: C-02	Alle Beschäftigten an den Standorten im Umfang	Executive Sponsor	Zweck, Zeitplan und erklären, was sich ändert und was nicht	Zum Projektstart und nach jedem Gate	Kurze Botschaft in der Sprache des Fachbereichs; Link zur Projektseite	Standortversammlung und Intranet	Postfach für Fragen; Fragen und Antworten veröffentlicht
Beispiel: C-03	Lagermitarbeiter und Schichtleiter	Lagerleitung, mit Expert Usern	Auf den Handscanner und den neuen Wareneingangsablauf vorbereiten	Ab dem Abnahmetest, [im Projekt vereinbarter Rhythmus]	Was sich im Tagesablauf ändert, Schulungstermine, wer in jeder Schicht der Expert User ist	Schichtbesprechung, Vorführung am Gerät	Expert User sammeln Bedenken und tragen sie ins Fachteam
Beispiel: C-04	Wichtige Lieferanten	Leitung Einkauf	Abgelehnte Bestellungen und späte Bestätigungen nach dem Go-live vermeiden	Vor dem Cutover, Termin aus dem Cutover-Plan	Neues Bestelllayout, Bestellnummern, Ansprechpartner für Fragen, Freeze-Termine zum Cutover	Brief oder E-Mail des zuständigen Einkäufers	Der Einkäufer fragt bei den größten Lieferanten telefonisch nach
Beispiel: C-05	Help Desk und Support-Partner	Projektleitung Auftraggeber	Bereitschaft für den First-Level-Support	Vor dem Go-live und bei der Übergabe	Support-Modell, Liste der Expert User, Aufgaben der Basisadministration, bekannte Restpunkte	Briefing und Übergabedokument	Offene Fragen werden erfasst und vor dem Go-live beantwortet
[ID]	[Zielgruppe]	[Absender]	[Zweck]	[Zeitpunkt]	[Inhalt]	[Kanal]	[Rückmeldeweg]

7. Sitzungskalender

Sitzung	Zweck	Vorsitz	Teilnehmer	Rhythmus	Eingang	Ergebnis
Sitzung des Projektteams	Arbeitsstränge abstimmen, Plan, Risiken und Issues prüfen	Projektleitung Auftraggeber	Projektleitungen, Leitungen der Fachteams, Solution Architect, technische Leitungen	Wöchentlich	Status der Arbeitsstränge, Plan, Risikoregister, Issue Log	Maßnahmenliste, aktualisierter Plan
Abstimmung der Projektleitungen	Plan, Ressourcen, anstehende Aufgaben des Auftraggebers und kaufmännische Themen abstimmen	Im Wechsel	Beide Projektleitungen	Wöchentlich	Tracker, Budgetstand	Vereinbarte Positionen, Eskalationen
Projektreview	Laufende Steuerung durch die Projektleitungen; stellt den Stand der Meilensteine fest	Projektleitung Auftragnehmer	Beide Projektleitungen, Leitungen der Arbeitsstränge bei Bedarf	[im Projekt vereinbaren]	Master-Einführungsplan, Tracker	Meilensteinstatus für den Statusbericht
Lenkungsausschuss	Fortschritt, Eskalationen, zentrale Designentscheidungen, Genehmigung von Änderungen, Gate-Freigabe	Executive Sponsor	Mitglieder des Lenkungsausschusses (IDK-03)	[im Projekt vereinbaren], zusätzlich zu jedem Gate	Unterlagen für den Lenkungsausschuss (IDK-06), vorab versandt	Protokoll mit Maßnahmen und Verantwortlichen, Entscheidungen, Gate-Entscheidungsprotokoll
Phasenreview	Rückblick auf die Phase: was funktioniert hat, was zu ändern ist; nach dem Go-live die Projektbewertung	Beide Projektleitungen	Kernteam, Sponsoren	Am Ende jeder Phase; abschließendes Review nach dem Go-live	Tracker, Risiko- und Issue-Historie, Testergebnisse	Lessons Learned, Eingang für den Plan der nächsten Phase oder das Abschlussdokument
Fehler-Triage	Fehler in den Testzyklen klassifizieren und zuweisen	Testleitung	Testleitung, Leitungen der Fachteams, Anwendungsberater	[täglich während der Testzyklen, im Projekt vereinbaren]	Test-Tracker	Klassifizierte Fehler mit Verantwortlichem und Termin
Cutover-Statusreview	Steuerung des Go-live-Ereignisses	[Cutover-Verantwortliche(r)]	Cutover-Team	Kurz und in dichter Taktung während des Cutovers, [im Projekt vereinbaren]	Cutover-Checkliste	Aktualisierte Checkliste, Go- oder Stopp-Entscheidungen
[Sitzung]	[Zweck]	[Rolle]	[Teilnehmer]	[Rhythmus]	[Eingang]	[Ergebnis]

Sitzungsregeln: Tagesordnung in der Einladung; Entscheidungen und Maßnahmen mit Verantwortlichem und Termin festgehalten; Protokolle innerhalb von [im Projekt vereinbaren] in [Ablageort] abgelegt.

8. Kanäle und Verantwortung

Kanal	Verwendet für	Verantwortlicher	Nicht verwendet für
Beispiel: Projektseite im Intranet	Zeitplan, Neuigkeiten, Fragen und Antworten, Schulungskalender	Change-Verantwortliche(r)	Entscheidungen, die einzelne Personen betreffen
Beispiel: Kollaborationsraum des Projekts	Arbeitsdokumente, Maßnahmenlisten	Beide Projektleitungen	Kommunikation ins weitere Unternehmen
[Kanal]	[Verwendung]	[Name]	[Grenzen]

Projektidentität: [Projektname, Kurzbeschreibung für alle Botschaften, visuelle Identität falls vorhanden].

9. Kommunikationsprotokoll

Datum	Kommunikation (ID aus Abschnitt 6)	Gesendet von	Erreichte Zielgruppe	Erhaltene Rückmeldung	Nachverfolgung
[JJJJ-MM-TT]	[ID]	[Name]	[Zielgruppe]	[Zusammenfassung]	[Maßnahme, Verantwortlicher]

Freigabe

Name	Rolle	Datum	Unterschrift
[Name]	Executive Sponsor (Auftraggeber)	[JJJJ-MM-TT]	______________________
[Name]	Projektleitung des Auftraggebers	[JJJJ-MM-TT]	______________________
[Name]	Change-Verantwortliche(r)	[JJJJ-MM-TT]	______________________
[Name]	Projektleitung des Auftragnehmers	[JJJJ-MM-TT]	______________________

Unabhängige Vorlage, ausgerichtet an der IFS-Einführungsmethodik. Kein offizielles IFS-Dokument. IFS ist eine eingetragene Marke der IFS AB.

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