Risikoregister Vorlage für IFS Cloud Projekte (IDK-04)

Vorlage IDK-04, Version 1.0. Phase: alle Phasen.

So verwenden Sie diese Vorlage

Richten Sie das Register in der Phase Initiate Project ein und führen Sie es fort, bis das Abschlussdokument unterschrieben ist. Ein Register, das nur vor einer Sitzung des Lenkungsausschusses geöffnet wird, ist ein Bericht und keine Steuerung.
Die Projektleitung des Auftraggebers besitzt das Register. Die Projektleitung des Auftragnehmers steuert Risiken von der Lieferseite bei. Jedes Teammitglied darf einen Eintrag anlegen.
Abschnitt 4 ist Ausgangsmaterial: Risiken, die in ERP-Einführungen wiederkehren. Behalten Sie die, die zutreffen, schreiben Sie sie für Ihr Projekt um und löschen Sie den Rest. Geben Sie die Ausgangsliste nicht als Ihre Risikoanalyse aus.
Ein Risiko ist etwas, das eintreten kann. Ein Issue ist eingetreten. Tritt ein Risiko ein, schließen Sie es im Register und eröffnen es mit einem Verweis im Issue Log.
Für das erste Gate ist das Dokument fertig, wenn die Skalen vereinbart sind, jedes offene Risiko genau einen benannten Verantwortlichen und eine Reaktion hat und der Lenkungsausschuss die Eskalationsregel in Abschnitt 6 akzeptiert hat.

Metadaten der Vorlage
Feld	Wert
Vorlagen-ID	IDK-04
Phase	Alle Phasen
Verantwortlich	Projektleitung des Auftraggebers (mit Unterstützung der Projektleitung des Auftragnehmers)
Freigabe	Lenkungsausschuss
Qualification Gate	Project Initiated (Register und Verfahren vorhanden); an jedem späteren Gate geprüft
Version	1.0

Dokumentenlenkung

Version	Datum	Autor	Änderung	Freigegeben von
0.1	[JJJJ-MM-TT]	[Name, Rolle]	Verfahren, Skalen und Ausgangsregister
1.0	[JJJJ-MM-TT]	[Name, Rolle]	Baseline für das Gate Project Initiated	[Vorsitz des Lenkungsausschusses]

1. Risikoprozess

Schritt	Was geschieht	Wer	Wann
1. Erkennen	Risiken werden in Workshops, in der wöchentlichen Sitzung des Projektteams und aus jedem Phasenreview gesammelt. Jedes wird als Ursache, Ereignis, Wirkung formuliert: „Weil [Ursache], kann [Ereignis] eintreten, mit der Folge [Wirkung].“	Jeder; erfasst von den Projektleitungen	Laufend
2. Bewerten	Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkung werden mit den Skalen in Abschnitt 2 bewertet. Die Einstufung ergibt sich aus Abschnitt 3.	Projektleitungen mit der Person, die das Risiko gemeldet hat	Innerhalb von [im Projekt vereinbaren] nach der Erfassung
3. Reaktion planen	Es wird ein Reaktionstyp gewählt: vermeiden, verringern, übertragen, akzeptieren. Bei „verringern“: konkrete Maßnahmen. Bei „akzeptieren“: ein benannter Auslöser und eine Rückfalllösung.	Risikoverantwortlicher	Vor der nächsten Sitzung des Projektteams
4. Zuweisen und handeln	Ein benannter Verantwortlicher je Risiko. Maßnahmen kommen mit Terminen in den Projektplan wie jede andere Aufgabe. Der Verantwortliche berichtet den Fortschritt; die Projektleitungen prüfen, dass die Maßnahmen tatsächlich ausgeführt werden.	Risikoverantwortlicher, Projektleitungen	Wöchentlich geprüft; die wichtigsten Risiken in jeder Sitzung des Lenkungsausschusses

Ein Risiko zu schließen erfordert einen Grund: eingetreten (ins Issue Log verschoben), ausgeschlossen oder auf ein Niveau gesenkt, das der Lenkungsausschuss akzeptiert.

2. Skalen

Die Bewertungen sind in Worten beschrieben, damit zwei Personen dasselbe Risiko gleich bewerten.

2.1 Eintrittswahrscheinlichkeit

Bewertung	Bedeutung
Niedrig	Würde das Team überraschen. Heute kein Anzeichen der Ursache.
Mittel	Kann realistisch eintreten. Die Ursache ist vorhanden, aber teilweise unter Kontrolle.
Hoch	Tritt voraussichtlich ein, wenn sich nichts ändert. Frühe Anzeichen sind bereits sichtbar.

2.2 Auswirkung

Bewertung	Termin	Kosten	Lösungsqualität und Geschäftsbetrieb
Niedrig	Wird innerhalb der Phase aufgefangen; kein Meilenstein verschiebt sich	Wird im Budget des Arbeitsstrangs aufgefangen	Unbequemlichkeit; ein Workaround existiert und die Benutzer akzeptieren ihn
Mittel	Ein Meilenstein verschiebt sich, aber der Gate-Termin hält	Braucht Reserve, die der Sponsor freigibt	Ein Prozess läuft mit einem manuellen Schritt, oder ein Nutzen verzögert sich
Hoch	Ein Gate oder der Go-live-Termin verschiebt sich	Braucht eine Budgetentscheidung des Lenkungsausschusses	Ein geschäftskritischer Prozess kann nicht laufen, oder den Daten ist nicht zu trauen

Projektspezifische Definitionen, für dieses Projekt vereinbart: [ergänzen oder anpassen].

3. Bewertungsmatrix

Wahrscheinlichkeit \ Auswirkung	Niedrig	Mittel	Hoch
Hoch	Mäßig	Gravierend	Kritisch
Mittel	Gering	Mäßig	Gravierend
Niedrig	Gering	Gering	Mäßig

Einstufung	Behandlung
Kritisch	Wird dem Lenkungsausschuss mit einem Reaktionsplan berichtet. Verantwortlicher auf Ebene von Sponsor oder Lenkungsausschuss.
Gravierend	In der Liste der wichtigsten Risiken des Statusberichts. Verantwortlicher auf Ebene der Projektleitung oder des Prozessverantwortlichen (Process Owner).
Mäßig	Von den Projektleitungen gesteuert. Wöchentlich geprüft.
Gering	Erfasst und am Ende jeder Phase geprüft.

4. Risikoregister

Spalten: W = Wahrscheinlichkeit, A = Auswirkung. Status: offen, in Verringerung, akzeptiert, eingetreten, geschlossen.

4.1 Projektspezifische Risiken

ID	Erfasst	Risiko (Ursache, Ereignis, Wirkung)	Bereich	W	A	Einstufung	Reaktionstyp	Maßnahmen	Verantwortlicher	Nächste Prüfung	Status
Beispiel: R-101	[JJJJ-MM-TT]	Weil Lieferanten- und Artikeldaten in zwei Altsystemen mit unterschiedlicher Nummerierung liegen, können doppelte Lieferanten geladen werden, mit der Folge geteilter Bestellhistorie und falscher Zahlungsbedingungen in Bestellungen	Daten, Einkauf	Hoch	Mittel	Gravierend	Verringern	Datenverantwortlicher Einkauf führt Dubletten in der Quelle vor dem Ladedurchlauf [n] zusammen; Abgleichregel vereinbart; Validierungsabfrage nach jedem Laden im Data Migration Manager	Datenverantwortlicher Einkauf	[JJJJ-MM-TT]	In Verringerung
Beispiel: R-102	[JJJJ-MM-TT]	Weil Lagerrollen spät definiert werden, kann der Abnahmetest mit weit gefassten Permission Sets laufen, mit der Folge, dass Zugriffsprobleme erst beim Go-live auffallen	Sicherheit, Lager	Mittel	Hoch	Gravierend	Verringern	Fachrollen für das Lager werden vor dem Testzyklus für Sicherheit und Daten entworfen; Tester melden sich nur mit Endbenutzer-Permission-Sets an	Technischer Analyst, Sicherheit	[JJJJ-MM-TT]	Offen
[ID]	[JJJJ-MM-TT]	[Risiko]	[Bereich]	[W]	[A]	[Einstufung]	[Typ]	[Maßnahmen]	[Name]	[JJJJ-MM-TT]	[Status]

4.2 Ausgangsmaterial: Risiken, die in Einführungsprojekten wiederkehren

Grob nach Schadenspotenzial absteigend sortiert. Bewerten Sie jedes Risiko für Ihr eigenes Projekt; die Spalten W und A sind absichtlich leer.

ID	Risiko	Typisches frühes Anzeichen	Maßnahme, die wirkt	Vorgeschlagener Verantwortlicher
S-01	Die Unternehmensleitung steht nicht sichtbar hinter dem Projekt	Mitglieder des Lenkungsausschusses schicken Vertreter; Entscheidungen warten	Mitglieder des Lenkungsausschusses treten in ihren Bereichen als Fürsprecher auf; Anwesenheit und Entscheidungen werden protokolliert	Executive Sponsor
S-02	Die falschen Personen sind im Team, oder die richtigen werden nicht freigestellt	Workshops besucht von wem gerade frei ist; Kernteam beantwortet im Workshop operative Anrufe	Schlüsselpersonen mit Entscheidungsbefugnis; Vertretung schriftlich vereinbart (IDK-03 Abschnitt 6); zusätzliche Kapazität für Spitzenzeiten geplant	Executive Sponsor
S-03	Das Projektmanagement ist schwach	Plan nicht aktualisiert; dieselben Issues kehren wieder; Sitzungen ohne Maßnahmen	Realistische Pläne; wöchentlicher Zyklus aus Planen, Ausführen, Prüfen je Team; kurzes Stand-up im gesamten Team; Risiken und Issues aktiv bearbeitet	Beide Projektleitungen
S-04	Der Umfang wächst ohne Entscheidung	„Kleine“ Ergänzungen in Workshops vereinbart; Berater bauen nicht dokumentierte Punkte	Umfang in Plan und Projektumfang als Baseline festgelegt und vom Lenkungsausschuss unterschrieben; jede Änderung dokumentiert und kommuniziert (IDK-07)	Beide Projektleitungen
S-05	Druck zu Modifikationen und zum Beibehalten alter Schnittstellen	Wünsche, das neue System wie das alte aussehen zu lassen	Ab dem ersten Tag brauchen Modifikationen und Integrationen die Genehmigung des Lenkungsausschusses; zuerst wird die Standardfunktionalität ausprobiert	Lenkungsausschuss
S-06	Widerstand gegen den Wandel	Gerüchte, geringes Engagement in Workshops, Wünsche aus Gewohnheit	Kommunikationsstrategie und -plan; Botschaften zum Nutzen für jede Gruppe; das System wird nicht verändert, um Benutzer zu beruhigen	Change-Verantwortliche(r)
S-07	Andere Projekte konkurrieren um dieselben Personen und dieselbe Aufmerksamkeit	Kernteam wird in andere Vorhaben gezogen	Der Sponsor hält dieses Projekt unter den obersten Prioritäten des Unternehmens und löst Konflikte im Lenkungsausschuss	Executive Sponsor
S-08	Die Lösung erfüllt den Bedarf oder die erwartete Qualität nicht	Tests werden nur vom Projektteam entworfen; Entscheidungen werden nicht geprüft	Richtiges Team; der Testentwurf bindet die Fachbereiche über das Kernteam hinaus ein; der Lenkungsausschuss prüft wichtige Entscheidungen; Unit-Tests, dann durchgängige Tests durch das Team, dann durch Endbenutzer	Projektleitung Auftraggeber
S-09	Die Datenmigration scheitert oder kommt zu spät	Datenquellen unbekannt; Bereinigung nicht begonnen; erster Ladeversuch spät	Daten und Quellen früh identifizieren; Bereinigung früh beginnen; dokumentierte Strategie; geschultes technisches Team; vollständige Ladeiterationen, nicht nur eine	Datenverantwortliche(r) Auftraggeber
S-10	Endbenutzer sind nicht geschult oder akzeptieren die Lösung nicht	Kein Schulungsplan; Trainer nicht benannt	Planen, wer worin, wann und von wem geschult wird; Train-the-Trainer; Expert User schulen ihre Kolleginnen und Kollegen	Projektleitung Auftraggeber
S-11	Der Go-live scheitert	Cutover-Plan existiert nur im Kopf des Auftragnehmers; kein Probelauf	Dokumentierter und freigegebener Cutover-Plan; nicht nur einmal mit vollem Datenvolumen geprobt; Rückfallplan mit einem Point of no Return	Beide Projektleitungen
S-12	Anlaufprobleme nach dem Go-live überfordern das Unternehmen	Help Desk unvorbereitet; keine Präsenz vor Ort	Schulung, die jedem Benutzer zeigt, was er persönlich gewinnt; Support vor Ort; Expert User als erste Anlaufstelle; Help Desk in Basisadministration geschult	Projektleitung Auftraggeber
S-13	Der Nutzen wird nicht realisiert	Business Case wird nach der Freigabe nicht wieder aufgerufen	Terminierte Nutzen im Business Case; Sponsor verantwortlich; in jeder Sitzung des Lenkungsausschusses geprüft	Executive Sponsor
S-14	Anpassungen blockieren künftige Updates	CRIM-Log wächst; niemand fragt, wie sich Objekte beim nächsten Release-Update verhalten	Update-Rhythmus wird zum Projektstart besprochen; der Technical Solution Manager prüft jeden CRIM-Punkt auf Auswirkungen auf Updates	Technical Solution Manager

5. Issue Log

Ein Issue ist ein Fakt, der jetzt eine Handlung braucht. Es hat eine Priorität, keine Wahrscheinlichkeit.

Priorität	Bedeutung
Hoch	Stoppt einen Arbeitsstrang oder gefährdet einen Meilenstein. Braucht einen Lösungsweg innerhalb von [im Projekt vereinbaren].
Mittel	Verlangsamt die Arbeit; ein Workaround existiert.
Niedrig	Berührt den Plan nicht. Wird behoben, wenn es passt.

ID	Erfasst	Erfasst von	Beschreibung des Issues	Bereich	Priorität	Auswirkung, wenn ungelöst	Verantwortlicher	Vereinbarte Maßnahme	Fällig	Status	Lösung und Datum	Verknüpftes Risiko oder Change Request
Beispiel: I-014	[JJJJ-MM-TT]	Leitung Fachteam, Einkauf	Die genehmigten Freigaberegeln für Bestellanforderungen unterscheiden sich zwischen den beiden Gesellschaften; das Book of Rules geht von einem Regelsatz aus	Einkauf	Hoch	Das Prototyp-Szenario für die Freigabe von Anforderungen lässt sich nicht abschließen	Leitung Einkauf	Über einen Regelsatz entscheiden oder beide dokumentieren; Entscheidungsvorlage an die Projektleitungen	[JJJJ-MM-TT]	Offen		[CR-Verweis, falls angelegt]
Beispiel: I-015	[JJJJ-MM-TT]	Technischer Analyst, Integrationen	Für das Transportsystem eines Dritten steht keine Testinstanz für den Integrationstest bereit	Integrationen	Mittel	Integration INT-03 wird spät getestet, Risiko für den Einstieg in den Abnahmetest	IT-Leitung Auftraggeber	Testinstanz beim Hersteller anfordern; Zwischentest mit aufgezeichneten Nachrichten	[JJJJ-MM-TT]	In Bearbeitung		R-[n]
[ID]	[JJJJ-MM-TT]	[Name]	[Issue]	[Bereich]	[Priorität]	[Auswirkung]	[Name]	[Maßnahme]	[JJJJ-MM-TT]	[Status]	[Lösung]	[Verweis]

Fehler aus dem Test stehen nicht hier. Sie liegen im Test-Tracker mit eigener Klassifizierung (Ursache, blockiert Inbetriebnahme, vertraglich, Verantwortlicher, Abschlussdatum). Nur ein Fehler, der einen Meilenstein gefährdet, wird in dieses Log übernommen.

6. Eskalationsregel

Situation	Eskaliert an	Durch	Wie schnell
Risiko mit der Einstufung Kritisch, oder jedes Risiko, dessen Reaktion Budget, Umfang oder Termin ändern muss	Lenkungsausschuss	Beide Projektleitungen, über den Sponsor	Nächste Sitzung des Lenkungsausschusses; außerordentliche Sitzung, wenn die Entscheidung nicht warten kann
Issue mit hoher Priorität zum Fälligkeitstermin nicht gelöst	Executive Sponsor	Projektleitung Auftraggeber	[im Projekt vereinbaren]
Issue, bei dem die beiden Projektleitungen uneins sind	Beide Sponsoren	Eine der Projektleitungen, nachdem sie die andere informiert hat	[im Projekt vereinbaren]
Issue, das von einer Person oder Abteilung außerhalb des Projekts blockiert wird	Executive Sponsor	Projektleitung Auftraggeber	[im Projekt vereinbaren]
Jedes Issue, dessen Lösung eine Baseline ändert	Änderungssteuerung (IDK-07)	Verantwortlicher des Issues	Bevor die Arbeit weitergeht

Eine Eskalation ist schriftlich: das Issue, die geprüften Optionen, die Empfehlung, die benötigte Entscheidung und der Termin, bis zu dem sie benötigt wird.

7. Prüfrhythmus

Prüfung	Teilnehmer	Gegenstand
Wöchentliche Sitzung des Projektteams	Projektleitungen, Leitungen der Arbeitsstränge	Neue Einträge, überfällige Maßnahmen, Risiken mit Einstufung Gravierend und Kritisch, Issues mit hoher Priorität
Lenkungsausschuss	Lenkungsausschuss	Wichtigste Risiken und Issues, Eskalationen, Entwicklung seit der letzten Sitzung
Phasenreview	Projektleitungen, Sponsoren	Vollständiges Register; Erkenntnisse für die nächste Phase

Freigabe

Name	Rolle	Datum	Unterschrift
[Name]	Executive Sponsor (Auftraggeber)	[JJJJ-MM-TT]	______________________
[Name]	Projektleitung des Auftraggebers	[JJJJ-MM-TT]	______________________
[Name]	Projektleitung des Auftragnehmers	[JJJJ-MM-TT]	______________________

Unabhängige Vorlage, ausgerichtet an der IFS-Einführungsmethodik. Kein offizielles IFS-Dokument. IFS ist eine eingetragene Marke der IFS AB.

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