Change Request Vorlage IFS Cloud (IDK-07)

Vorlage IDK-07, Version 1.0. Phase: Alle Phasen.

So verwenden Sie diese Vorlage

Teil A (das Verfahren) vereinbaren Sie einmal, in der Phase Initiate Project, und verweisen im Projektmanagementplan darauf (IDK-01, Abschnitt 6.4). Erinnern Sie das gesamte Team beim Kick-off und zu Beginn jeder Phase daran.
Teil B (das Formular) kopieren Sie für jede Änderung. Wer die Änderung will, füllt die Abschnitte B1 bis B3 aus. Die Projektleitungen vervollständigen B4 und B5. Das entscheidende Gremium vervollständigt B6.
Teil C (das Protokoll) führen die Projektleitungen über die gesamte Projektlaufzeit.
Ersetzen Sie jedes [Feld in eckigen Klammern]. Löschen Sie die mit Beispiel: markierten Inhalte, sobald Sie eigene haben.
Ein Change Request ist fertig, wenn er eine Entscheidung, ein Datum und einen Namen trägt und die betroffenen Baselines, das Book of Rules und der Plan aktualisiert sind. Bis dahin wird an der Änderung nicht gearbeitet.

Metadaten der Vorlage
Feld	Wert
Vorlagen-ID	IDK-07
Phase	Alle Phasen
Verantwortlich	Projektleitung des Auftraggebers und Projektleitung des Auftragnehmers (gemeinsam)
Freigabe	Lenkungsausschuss
Qualification Gate	Project Initiated (Verfahren genehmigt); angewendet bis Go Live Complete
Version	1.0

Dokumentenlenkung

Version	Datum	Autor	Änderung	Freigegeben von
0.1	[JJJJ-MM-TT]	[Name, Rolle]	Verfahren als Entwurf erstellt
1.0	[JJJJ-MM-TT]	[Name, Rolle]	Verfahren für das Gate Project Initiated genehmigt	[Vorsitz des Lenkungsausschusses]

A1. Was als Änderung gilt

Eine Änderung ist alles, was eine genehmigte Baseline verändert: Lösungsumfang, Projektumfang, Termine oder Kosten. In der Praxis:

Gilt als Änderung	Gilt nicht als Änderung
Ein neuer Prozess, Standort, eine neue Gesellschaft, ein neuer Datenbestand oder eine neue Schnittstelle	Die Wahl zwischen Optionen der Standardkonfiguration innerhalb eines Prozesses im Umfang
Jedes neue oder geänderte CRIM-Objekt: Konfiguration, Bericht, Integration, Modifikation	Die Behebung eines Fehlers gegenüber einer genehmigten Spezifikation
Migrierte Historie oder Ladezyklen über die Vereinbarung hinaus	Aufgaben innerhalb einer Phase umordnen, ohne dass ein Meilenstein betroffen ist
Ein Dokument, das der Auftragnehmer vertraglich nicht schreiben sollte	Formulierungen in einem Dokument klären, ohne seine Bedeutung zu ändern
Ein Gate oder den Go-live-Termin verschieben
Etwas aus dem Umfang herausnehmen

Sind sich die beiden Projektleitungen uneins, ob etwas eine Änderung ist, wird es als Änderung behandelt und aufgeschrieben. Das Aufschreiben kann die Frage klären.

Gestaltungsgrundsatz für jede Anforderung: Lässt sich der Bedarf mit Standardfunktionen decken oder dadurch, dass der Fachbereich anders arbeitet? Erst wenn das geprüft und festgehalten ist, kommt ein CRIM-Objekt als Option infrage. Jedes angepasste Objekt macht bei jedem Service Update und Release-Update zusätzliche Arbeit.

A2. Die fünf Stufen

Eine Anforderung steigt nur so weit auf, wie nötig. Jede Stufe löst sie, lehnt sie ab oder gibt sie mit schriftlicher Empfehlung nach oben weiter.

Stufe	Wer	Was sie tun	Ergebnis	Ziel für die Bearbeitungszeit
1	Fachteam	Beschreibt das Problem, listet die Alternativen mit Vor- und Nachteilen auf, schlägt eine Lösung vor	Formularabschnitte B1 bis B3	[im Projekt vereinbaren]
2	Solution Architect und Technical Solution Manager	Prüfen die Alternativen auf Eignung für die Gesamtlösung und auf Auswirkungen auf Updates; können einen Standardweg vorschlagen und die Anforderung schließen	Review des Architekten in B4	[im Projekt vereinbaren]
3	Beide Projektleitungen	Bewerten die Auswirkungen auf Umfang, Termine, Kosten und Qualität; holen Aufwandsschätzung und kaufmännische Bedingungen ein; genehmigen im Rahmen ihrer Befugnis oder empfehlen nach oben	Vervollständigte Abschnitte B4 und B5	[im Projekt vereinbaren]
4	Executive Sponsor	Stimmt zu, dass die Anforderung die Zeit des Lenkungsausschusses wert ist, oder schickt sie zurück	Zustimmung des Sponsors in B6	[im Projekt vereinbaren]
5	Lenkungsausschuss	Genehmigt oder lehnt ab	Entscheidungsprotokoll B6, im Sitzungsprotokoll festgehalten	Nächste Sitzung, bei Dringlichkeit Umlaufverfahren

A3. Entscheidungsbefugnis

Art der Änderung	Entschieden von
Keine Auswirkung auf eine Baseline (Klarstellung)	Beide Projektleitungen, im Protokoll festgehalten
Konfiguration oder Bericht innerhalb des CRIM-Budgets, kein Meilenstein verschoben	[Projektleitung des Auftraggebers / beide Projektleitungen, im Projekt vereinbaren]
Jede Integration oder Modifikation	Lenkungsausschuss
Jede Änderung von Go-live-Termin, Gate-Terminen, Budget oder Lösungsumfang	Lenkungsausschuss
Einsatz der Reserve	Executive Sponsor

Schwellenwerte für die Auswirkung auf Kosten und Termine: [im Projekt vereinbaren].

A4. Regeln

An einer Änderung wird nicht gearbeitet, bevor die Entscheidung festgehalten ist. Das gilt auch für „schnelle“ Konfigurationen während eines Workshops.
Eine Umfangsänderung, die zusätzliche Arbeit des Auftragnehmers erfordert, wird als schriftliche Änderung des Leistungsverzeichnisses bestätigt, bevor die Arbeit weitergeht.
Bei Integrationen und Modifikationen gehen eine vom Auftraggeber genehmigte funktionale Spezifikation und eine kaufmännische Vereinbarung der Entwicklung voraus. Bei Konfigurationen und Berichten geht eine von der Projektleitung des Auftraggebers genehmigte Spezifikation dem Aufbau voraus.
Auch der Aufwand, eine große Anforderung zu bewerten, wird vorher vereinbart: [wer die Schätzung bezahlt, im Projekt vereinbaren].
Abgelehnte und zurückgezogene Anforderungen bleiben mit Begründung im Protokoll. Sie werden wieder gestellt.
Nach der Genehmigung aktualisieren die Projektleitungen Baselines, Plan, Book of Rules und Prozessmodell und informieren die Betroffenen.
Offene Change Requests sind ein fester Punkt in der wöchentlichen Sitzung des Projektteams und in den Unterlagen für den Lenkungsausschuss.

CR-ID: CR-[nnn] Titel: [Kurztitel] Erfasst am: [JJJJ-MM-TT] Phase: [Phase] Erfasst von: [Name, Rolle] Fachteam / Arbeitsstrang: [Team] Prozessverantwortlicher: [Name] Priorität: [vor dem Go-live zwingend / vor dem Go-live gewünscht / kann bis nach dem Go-live warten]

B1. Beschreibung

Punkt	Inhalt
Was gewünscht wird	Beispiel: Ein Custom Field „interne Gefahrenklasse“ am Artikelstamm, angezeigt auf der Seite zum Wareneingang und aufgenommen in den Bericht zur Einlagerung
Prozessbereich und Prozess	Beispiel: Lager; Wareneingang und Einlagerung
Betroffene Standorte, Gesellschaften, Benutzer	[Liste]
Baseline-Position, die sich ändert	[Abschnitt des Projektumfangs (IDK-02), CRIM-ID, Meilenstein, Eintrag der Dokumentenliste]

B2. Grund

Punkt	Inhalt
Fachliches Problem, in Begriffen des Fachbereichs	Beispiel: Das Lagerpersonal muss bestimmte Chemikalien bei der Einlagerung trennen; die heute verwendete Klassifizierung gibt es nur im Altsystem
Was passiert, wenn die Änderung nicht erfolgt	[Folge, wer betroffen ist, in welchem Turnus]
Rechtliche, sicherheitsrelevante oder revisionsbedingte Anforderung	[ja/nein, Referenz]
Bezug zu einem Projektnutzen (IDK-02)	[Nutzen-ID oder keiner]
Warum dies nicht im ursprünglichen Umfang war	[Grund; nützlich für die Lessons Learned]

B3. Geprüfte Alternativen

Nehmen Sie immer eine Alternative mit Standardfunktionen und eine Alternative mit geändertem Prozess auf.

Nr.	Alternative	Vorteile	Nachteile	Typ (Standard / C / R / I / M / Prozessänderung)
Beispiel: 1	Eine am Artikelstamm vorhandene Standardklassifizierung verwenden (vom Anwendungsberater zu bestätigen), abgebildet aus den Klassen des Altsystems	Keine Anpassung; wird ohne zusätzlichen Aufwand durch Updates getragen	Die Klassen des Altsystems lassen sich nicht eins zu eins abbilden; Datenbereinigung nötig	Standard
Beispiel: 2	Custom Field am Artikelstamm, nur zur Anzeige	Schnell im Web-Client gebaut; vertraute Werte für die Benutzer	Wird von der Systemlogik nicht genutzt; ein weiteres Objekt, das bei jedem Update zu prüfen ist; Dublette eines Standardkonzepts	C
Beispiel: 3	Die Klassifizierung auf einer gedruckten Liste an der Wareneingangsrampe führen	Kein Aufwand im System	Manuell, fehleranfällig, nicht prüfbar	Prozessänderung
[Nr.]	[Alternative]	[Vorteile]	[Nachteile]	[Typ]

Vorgeschlagene Lösung (Fachteam): [Nummer der Alternative und Begründung]

B4. Bewertung der Auswirkungen

Die Projektleitungen füllen den Abschnitt gemeinsam mit dem Solution Architect und dem Technical Solution Manager aus. „Keine“ ist eine gültige Antwort; eine leere Zelle nicht.

Bereich	Auswirkung	Bewertet von
Lösungsumfang	[Prozesse hinzugefügt, geändert, entfernt]	Solution Architect
Projektumfang	[betroffene Arbeitspakete, Dokumente, Verantwortlichkeiten]	Beide Projektleitungen
Termine	[zusätzliche Aufgaben, betroffene Meilensteine oder Gates, neue Prognosetermine]	Beide Projektleitungen
Kosten	[Leistungen des Auftragnehmers, Zeit des Auftraggebers, Lizenzen, Dritte; einmalig und laufend]	Beide Projektleitungen
Qualität und Risiko	[neue Risiken, Wirkung auf Abnahmekriterien, Verweis auf das Risikoregister]	Beide Projektleitungen
CRIM	[neue oder geänderte Objekte nach Typ; nötige Spezifikation; Wirkung auf Service Updates und Release-Updates; wer es nach dem Go-live pflegt]	Technical Solution Manager
Daten	[neue zu migrierende Felder, Bereinigung, Mapping, zusätzlicher Ladelauf]	Leitung Datenmigration
Integrationen	[betroffene Einträge im Schnittstellenregister; einzubindende Dritte]	Technischer Analyst, Integrationen
Sicherheit	[zu ändernde Rollen und Permission Sets; Funktionstrennung]	Technischer Analyst, Sicherheit
Schulung	[zu ändernde Kurse, Schritt-für-Schritt-Anleitungen und Unterlagen; nachzuschulende Benutzer]	Schulungsleitung
Test	[Skripte, die zu ergänzen oder zu ändern sind; zu wiederholende Zyklen; Umfang des Regressionstests]	Testleitung
Cutover und Support	[Cutover-Aufgaben, Übergabedokumentation]	Beide Projektleitungen

Review des Architekten: [Eignung für die Gesamtlösung; Standardalternative als geprüft bestätigt: ja/nein; Kommentar]

B5. Aufwandsschätzung und kaufmännische Bedingungen

Punkt	Wert
Aufwand und Preis des Auftragnehmers	[Schätzung, Grundlage, Gültigkeit]
Aufwand des Auftraggebers	[Schätzung, wer]
Finanzierungsquelle	[CRIM-Budget / Reserve / zusätzliches Budget]
Änderung des Leistungsverzeichnisses nötig	[ja/nein, Referenz]
Empfehlung der Projektleitungen	[genehmigen / ablehnen / bis nach dem Go-live zurückstellen], mit Begründung

Projektleitung	Name	Datum	Unterschrift
Projektleitung des Auftraggebers	[Name]	[JJJJ-MM-TT]	______________________
Projektleitung des Auftragnehmers	[Name]	[JJJJ-MM-TT]	______________________

B6. Entscheidungsprotokoll

Punkt	Inhalt
Sponsor stimmt der Vorlage im Lenkungsausschuss zu	[ja/nein], [Name], [JJJJ-MM-TT]
Entscheidung	[genehmigt / mit Auflagen genehmigt / abgelehnt / auf die Zeit nach dem Go-live verschoben / zurückgezogen]
Genehmigte Alternative	[Nummer aus B3]
Auflagen	[Auflagen mit Verantwortlichem und Termin]
Begründung in ein bis zwei Sätzen	[Begründung; geschrieben für jemanden, der das Protokoll in einem Jahr liest]
Entschieden von	[Gremium oder Rolle], [Sitzungsnr. oder Umlaufverfahren], [JJJJ-MM-TT]
Mitgeteilt an	[wer informiert wurde, durch wen, wann]

Nachverfolgung nach der Genehmigung:

Aktualisierung	Erledigt	Durch	Datum
Baselines für Termine, Kosten und Umfang neu versioniert	[ja/nein]	[Name]	[JJJJ-MM-TT]
Master-Einführungsplan und Workshop-Plan	[ja/nein]	[Name]	[JJJJ-MM-TT]
Book of Rules und Prozessmodell	[ja/nein]	[Name]	[JJJJ-MM-TT]
CRIM-Log und Schnittstellenregister	[ja/nein]	[Name]	[JJJJ-MM-TT]
Testskripte, Schulungsunterlagen, Schritt-für-Schritt-Anleitungen	[ja/nein]	[Name]	[JJJJ-MM-TT]
Risikoregister	[ja/nein]	[Name]	[JJJJ-MM-TT]

CR-ID	Titel	Erfasst	Erfasst von	Typ	Erreichte Stufe (1 bis 5)	Status	Entscheidungsdatum	Kostenwirkung	Terminwirkung	Baseline-Version nach der Änderung	Verantwortlicher für die Umsetzung
Beispiel: CR-012	Interne Gefahrenklasse im Wareneingang	[JJJJ-MM-TT]	Leitung Fachteam, Lager	Standard (Alternative 1 gewählt)	2	Im Review des Architekten geschlossen, keine Änderung der Baseline	[JJJJ-MM-TT]	Keine	Keine	Unverändert	Leitung Datenmigration (Mapping)
Beispiel: CR-015	Statusmeldungen zu ausgehenden Aufträgen an das Transportplanungssystem	[JJJJ-MM-TT]	Technischer Analyst, Integrationen	I	5	Mit Auflagen genehmigt	[JJJJ-MM-TT]	[Betrag]	[Wirkung]	[n.n]	Technical Solution Manager
[ID]	[Titel]	[JJJJ-MM-TT]	[Name]	[Typ]	[Stufe]	[Status]	[JJJJ-MM-TT]	[Wirkung]	[Wirkung]	[Version]	[Name]

Zusammenfassung für die Unterlagen des Lenkungsausschusses:

Status	Anzahl	Kumulierte Kostenwirkung	Kumulierte Terminwirkung
Offen	[n]
Genehmigt	[n]	[Betrag]	[Wirkung]
Abgelehnt oder zurückgezogen	[n]
Auf die Zeit nach dem Go-live verschoben	[n]

Freigabe

Verfahren (Teil A):

Name	Rolle	Datum	Unterschrift
[Name]	Executive Sponsor (Auftraggeber)	[JJJJ-MM-TT]	______________________
[Name]	Sponsor (Auftragnehmer)	[JJJJ-MM-TT]	______________________
[Name]	Projektleitung des Auftraggebers	[JJJJ-MM-TT]	______________________
[Name]	Projektleitung des Auftragnehmers	[JJJJ-MM-TT]	______________________

Unabhängige Vorlage, ausgerichtet an der IFS-Einführungsmethodik. Kein offizielles IFS-Dokument. IFS ist eine eingetragene Marke der IFS AB.

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