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Unabhängige IFS-Cloud-Beratung · Einkauf und Fertigung
Configure-to-Order im IFS-Cloud-Einkauf: wie die Konfiguration vom Kundenauftrag bis zum Lieferanten gelangt
Auf einen Blick
- IFS Cloud reicht bei Configure-to-Order (CTO) die Konfigurations-ID vom Kundenauftrag an die Bestellung weiter, sodass der Lieferant exakt die Spezifikation erhält, die der Kunde gewählt hat.
- Im Einkauf ist die Konfiguration nur einsehbar, nicht änderbar. Sie gehört dem Bedarf (Verkaufsangebot, Kundenauftrag oder DOP-Auftrag), und eine Änderung muss dort erfolgen.
- Interne Lieferketten zwischen Standorten (Internal Order Flow) brauchen eigene Einstellungen, damit Preis und Konfiguration zwischen Fertigungs- und Verkaufsstandort übereinstimmen.
- Wer konfigurierte Artikel per EDI oder MHS bestellt, muss die Auftragsbestätigung (Order Response, ORDRSP) verwenden, denn sie liefert den bestätigten Preis, bevor der Wareneingang gebucht werden kann.
- Fremdfertigung (Subcontracting) und Konsignationsbestand sind mit konfigurierten Artikeln eingeschränkt oder nicht unterstützt. Das gehört in die Planung des Lösungsdesigns.
Bei Configure-to-Order müssen die Merkmale, die der Kunde im Vertrieb auswählt, unverändert beim Lieferanten ankommen, sonst entstehen Ausschuss und Rückfragen. Dieser Artikel beschreibt, wie IFS Cloud dafür die Konfiguration über Kundenauftrag, Bestellanforderung und Bestellung weiterreicht, was beim Austausch zwischen Standorten gilt und wo EDI-Abläufe bei konfigurierten Artikeln anders arbeiten als bei Standardartikeln. Er richtet sich an Anwender von IFS Cloud, die eigene, kundenspezifische Komponenten beschaffen, etwa für Sondermaschinen, Elektronik oder Fahrzeugkomponenten.
CTO im Einkauf von IFS Cloud ist keine eigenständige Funktion, sondern der ausführende Arm einer durchgängigen Lieferkettenlogik. Ihr Schwerpunkt ist der Einkauf konfigurierter Produkte im Internal Order Flow und in der externen Beschaffung. Mit „konfigurierten Artikeln“ sind in IFS Artikel gemeint, die mit einer Konfigurationsspezifikation verknüpft sind. Im Normalfall wandert die Konfiguration über das Message Handling System (MHS) zwischen den Standorten (bei Einführungen im Standortverbund) und erscheint auf Bestelldokumenten (PDF) oder in digitalen Nachrichten (EDI).
Grundregel: IFS Cloud zeigt die Konfiguration über den gesamten Einkaufsprozess an, schränkt ihre Änderung im Einkauf aber grundsätzlich ein. Das ist Absicht und verhindert eine Entkopplung zwischen dem, was der Kunde bestellt hat (Bedarf), und dem, was beschafft wird (Versorgung).
1.Konfigurierte Artikel im Einkauf: Herkunft und Sichtbarkeit
Ein konfigurierter Artikel im Einkauf entsteht immer aus einem Bedarf und existiert nie für sich. Wer die Herkunft dieses Bedarfs kennt, findet Fehler schneller. Eine Bestellposition für einen konfigurierten Artikel geht auf eine dieser Quellen zurück:
- Verkaufsangebote (Sales Quotations) - frühe Kalkulation, in der für Sonderartikel Lieferantenangebote nötig sind.
- Kundenaufträge (Customer Orders, CO) - der gewöhnliche Auslöser, der direkten Bedarf erzeugt.
- Dynamic Order Processing (DOP) - komplexe, über Stufen hinweg verknüpfte Aufträge (Pegging) in der Projektfertigung oder in anspruchsvollen Umgebungen der Luft- und Raumfahrt und Verteidigung.
- Materialanforderungen (Material Requisitions) - interner Verbrauchsbedarf.
Sichtbar, aber nicht änderbar
Öffnet ein Benutzer eine Bestellanforderungsposition, eine Bestellposition oder eine Position einer Angebotsanfrage (Request for Order Quotation), kennzeichnet das System den Artikel als konfiguriert. Über View Configuration sieht der Einkäufer die exakten Merkmalswerte (etwa Farbe: Rot, Spannung: 220 V, Material: Stahl), aus denen diese Artikelnummer-Revision entstanden ist.
Dass sich die Konfiguration auf der Bestellung nicht ändern lässt, ist ein Schutzmechanismus. Kann ein Lieferant „Rot“ nicht liefern, muss die Änderung vom Kundenauftrag oder vom DOP-Kopf ausgehen, damit Vertrieb und Endkunde der Abweichung zustimmen.
2.Bedarfsvererbung und Supply Code
Die Konfigurationsdaten bleiben über den gesamten Lebenszyklus bestehen. Geht ein Bedarf aus einem Kundenauftrag oder einem DOP-Auftrag hervor, trägt er eine eindeutige Configuration_ID. Wird eine Bestellanforderung in eine Bestellung oder eine Angebotsanfrage umgewandelt, kopiert das System die Daten nicht, sondern erbt den Verweis. Wird die Konfiguration an der Quelle geändert, bevor die Bestellung freigegeben ist, spiegeln die Einkaufsbelege deshalb den aktuellen Stand.
Die Rolle des Supply Code
Der Supply Code an der Kundenauftragsposition oder am Verkaufsartikel steuert, wie diese Automatisierung abläuft, und gehört zu den Einstellungen, die in der Einführungsphase festgelegt werden müssen:
Supply Code: PO Direct / PO Transit
Diese Einstellung erzeugt zuerst eine Bestellanforderung. Der Einkauf kann damit Bedarfe bündeln, Lieferanten prüfen oder Mengen zusammenfassen, bevor die endgültige Bestellung entsteht. Das schafft eine Stufe menschlicher Kontrolle, die sich für hochwertige konfigurierte Artikel eignet.
Supply Code: Internal PO Direct / Internal PO Transit
Diese Einstellung überspringt die Anforderungsstufe und erzeugt sofort eine Bestellung. Sie kommt etwa im Internal Order Flow zum Einsatz, zum Beispiel wenn ein Verkaufsstandort bei einem Fertigungsstandort derselben Firma bestellt. Hier zählen Tempo und Automatisierung.
3.Einschränkungen im Betrieb: Löschen, Kopieren, Fremdfertigung, Konsignation
Löschen und Kopieren
Positionen mit konfigurierten Artikeln lassen sich auf einer Bestellung löschen, IFS Cloud gibt dann aber eine Warnung aus. Löscht man die Versorgung (Bestellung), bleibt der Bedarf (Kundenauftrag oder DOP) unerfüllt und „verwaist“. Stornierungen sollten deshalb vom Bedarf aus nach unten erfolgen.
Das Kopieren einer Bestellung mit einem konfigurierten Artikel ist eingeschränkt. Eine Konfiguration gehört zu einer bestimmten Bedarfsinstanz, also zu den Anforderungen eines bestimmten Kunden. Eine kopierte Bestellung würde Versorgung ohne verknüpften Bedarf erzeugen und die CTO-Logik brechen. Die einzige Ausnahme ist eine Ersatzbestellung, die aus einer DOP-Struktur abgeleitet wird, weil das System dort die Pegging-Beziehung kennt.
Fremdfertigung (Subcontracting)
Fremdfertigung im Einkauf ist im Standardkern nicht für konfigurierte Artikel angepasst. Der technische Grund liegt in der DOP-Logik: DOP unterstützt für den Materialversand an den Lieferanten nur die Unterscheidung „Charge“ oder „No Charge“. Variable Konfigurationsmerkmale an einen Fremdfertiger zu übergeben, bildet der Standard-Einkaufsablauf nicht so ab wie bei der eigenen Fertigung.
Konsignationsbestand
Konsignationsbestand für konfigurierte Artikel ist keine unterstützte Kombination. Konfigurierte Artikel sind per Definition einmalig oder unterscheidbar, Konsignationsbestand beruht dagegen auf austauschbarem Standardbestand. Beides zu mischen erzeugt Widersprüche in Bewertung und Nachverfolgung, die das System verhindert, um die finanzielle Integrität zu wahren.
4.MHS und EDI: die konfigurierte Lieferkette digital abbilden
Bestellungen als PDF lassen sich durch EDI (Electronic Data Interchange) und das Message Handling System (MHS) ersetzen, und IFS Cloud unterstützt das für CTO.
Ausgehende Nachrichten (ORDERS / ORDCHG)
Beim Senden einer Bestellung (Nachrichtentyp ORDERS) oder einer Bestelländerung (ORDCHG) stehen die Konfigurationsinformationen, genauer die Merkmalscodes und ihre Werte, in der XML- oder EDI-Nachricht. Das ERP-System des Lieferanten kann die Spezifikation damit automatisch lesen, ohne manuelle Dateneingabe.
Hinweis aus der Beratung: Nicht jeder Lieferant kann Konfigurationsdaten verarbeiten. Behandelt ein Lieferant Ihren „konfigurierten Artikel X“ als Standardartikel „X“, weil er etwa nur eine Variante für Sie fertigt, kann der Versand der Konfigurationsdaten seinen EDI-Import scheitern lassen. Abschalten lässt sich das über den Schalter Transfer Configuration Characteristics im Reiter Supplier for Purchase Part / General.
Preislogik in internen Abläufen
Im Handel zwischen Standorten (Internal Order Flow) enthält die ausgehende Nachricht des Einkaufsstandorts sowohl Preis als auch Beschreibung. Empfängt der Fertigungsstandort (Verkäufer) diese Nachricht, ignoriert er den eingehenden Preis. Er berechnet seinen Preis nach der eigenen Preislogik des Kundenauftrags, die auf der Konfiguration beruhende Aufschläge auf die Kosten enthalten kann. So kann der Einkaufsstandort den Verrechnungspreis nicht falsch vorgeben. Verlangen Ihre Geschäftsregeln, dass der Bestellpreis den Preis des Kundenauftrags überschreibt, nutzen Sie das Kennzeichen Send Order Price in der Einstellung Lieferant/Artikel.
Die verpflichtende Auftragsbestätigung (ORDRSP)
Bestellt man konfigurierte Artikel über MHS oder EDI, ist in IFS Cloud die Auftragsbestätigung (Order Response, ORDRSP) verpflichtend. Das System prüft beim Schritt Register Arrival hart, ob eine Auftragsbestätigung eingegangen ist. Fehlt sie, wird der Benutzer gestoppt oder gewarnt, je nach eingestellter Strenge. Die Logik dahinter:
- Eine Bestellung für einen konfigurierten Artikel kann zunächst mit dem Preis 0 angelegt sein, weil der Endpreis von der Bewertung der Konfiguration durch den Lieferanten abhängt.
- Der Lieferant erhält die Bestellung, kalkuliert die Kosten der konkreten Konfiguration und sendet eine ORDRSP mit dem korrekten, bestätigten Preis zurück.
- IFS aktualisiert die Bestellposition mit diesem bestätigten Preis.
- Erst dann kann das System die Ware mit der richtigen Bestandsbewertung annehmen.
Die Prüfung greift auch beim Eingang eines Lieferavis (Dispatch Advice) und bei der Registrierung einer Direktlieferung.
5.Wareneingang, Bestand und Druckausgabe
Wareneingang und Bestand
Beim Wareneingang kann das Lagerpersonal die Konfiguration einsehen und die physische Ware gegen die Spezifikation prüfen, etwa mit der Frage, ob der Motor tatsächlich das bestellte rote Gehäuse hat. Nach der Einlagerung behält der konfigurierte Artikel die Verknüpfung zur Konfigurations-ID. Sie ist auf der Seite Inventory Part Unit Cost sichtbar und dient dazu, tatsächliche gegen kalkulierte Kosten für bestimmte Projekte nachzuverfolgen.
Druckausgabe der Konfiguration
Nicht jedes Konfigurationsmerkmal ist für den Lieferanten relevant. Interne Merkmale wie eine „Vertriebsmargen-Kategorie“ muss er nicht sehen. IFS Cloud steuert die Ausgabe in zwei Ebenen:
- Global - auf der Seite Configuration Characteristic lässt sich ein Merkmal mit „Print on Order“ oder „Print on Return“ kennzeichnen.
- Je Lieferant - in Supplier for Purchase Part lässt sich der gesamte Konfigurationsausdruck für einzelne Lieferanten unterdrücken, die diese Detailtiefe nicht brauchen.
6.Fragen und Antworten
Kann ich die Konfiguration eines Artikels direkt auf der Bestellung in IFS Cloud ändern?
Nein, die Konfiguration lässt sich auf der Bestellposition grundsätzlich nicht direkt ändern. Sie wird vom Bedarf (Kundenauftrag oder DOP) geerbt. Zur Änderung muss der ursprüngliche Bedarf angepasst werden, der dann die Bestellposition aktualisiert. So bleibt das, was verkauft wird, mit dem, was eingekauft wird, abgestimmt.
Warum erscheint eine Warnung zur Auftragsbestätigung (Order Response), wenn ich einen konfigurierten Artikel annehmen will?
Bei EDI oder MHS für konfigurierte Artikel verlangt IFS Cloud eine Auftragsbestätigung (ORDRSP). Die ursprüngliche Bestellung kann zunächst den Preis null haben, und das System stützt sich auf die Bestätigung des Lieferanten, um den korrekten Preis zu setzen, bevor die Ware in die Bestandsbewertung eingeht.
Unterstützt IFS Cloud Fremdfertigung für konfigurierte Artikel?
Der Standard-Einkauf von IFS Cloud unterstützt die Logik konfigurierter Artikel im Ablauf der Fremdfertigung nicht vollständig, vor allem wegen der Grenzen von DOP bei der Materialversandlogik. Umgehungslösungen (Workarounds) existieren, verlangen aber ein sorgfältiges Lösungsdesign.
Wie verhindere ich, dass interne Merkmale auf dem Bestell-PDF für den Lieferanten erscheinen?
Die Steuerung gibt es auf zwei Ebenen: global über die „Configuration Display Information“ in der Merkmalseinrichtung oder je Lieferant und Artikel über den Schalter „Transfer Configuration Characteristics“ in den Einstellungen von „Supplier for Purchase Part“.
7.Über den Autor
Dariusz Myśliwiec: 18 Jahre Praxis mit IFS (Apps 7.5 bis 10 und IFS Cloud). Ich bin IFS Certified Associate Consultant und nach PRINCE2® 7 zertifiziert. Unabhängige Beratung, remote tätig in Europa und darüber hinaus.
Ausgewählte Kunden: Fugro · LGC · BVI Medical · Betafence · Barlinek · NGK Ceramics · Newag · Oleofarm.
IFS ist eine eingetragene Marke der IFS AB. Diese Beratung steht in keiner Verbindung zur IFS AB.
Den Einkaufsablauf für CTO in IFS Cloud einrichten
Den Beschaffungsablauf für CTO einzurichten verlangt Kenntnis von Einkaufs- und Fertigungsmodul. Ich berate zur Abstimmung von IFS Cloud auf komplexe Fertigung. Sie sprechen direkt mit dem Berater, der die Arbeit ausführt.
