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Unabhängige IFS-Cloud-Beratung · Vertrieb
Der Preis läuft ab, die Aufträge laufen weiter
Läuft in einer Kundenpreisvereinbarung in IFS Cloud (oder einer Verkaufspreisliste) das Datum Valid To einer Position ab, ziehen neue Auftragspositionen ihren Preis nicht länger aus dieser Position. Sie fallen auf eine andere Preisliste oder auf den Preis des Sales Part zurück, ohne dass jemand das beschlossen hat. Die Preise in IFS Cloud stehen in Zeilen mit Gültigkeitsdatum: Zeilen einer Verkaufspreisliste und Zeilen einer Kundenvereinbarung haben je ein Datum, an dem sie nicht länger gelten. Dieses Datum wird einmal gesetzt, Monate im Voraus, und dann vergessen, weil der Preis bis zum letzten Tag funktioniert. Der Vertrieb nennt weiter die alten Konditionen, während das System sie stillschweigend nicht länger anwendet.
Auf einen Blick
- Zeilen einer Verkaufspreisliste und einer Kundenvereinbarung tragen die Daten Valid From und Valid To. Sobald Valid To verstrichen ist, ziehen neue Auftragspositionen den Preis nicht länger aus dieser Zeile, und die Umstellung geschieht von selbst.
- IFS Cloud kennt keine Standardwarnung für ein nahendes Valid To, die Dokumentation beschreibt keine. Die Vereinbarung funktioniert bis zum Ablauf einwandfrei, deshalb gibt es kein Symptom, bevor ein Auftrag schon falsch bepreist ist.
- Das ist keine Zeile ohne Preis, bei der gar nichts bepreist wird. Hier greift ein Preis, nur nicht der vereinbarte.
- Es ist auch kein Preis abseits der Vereinbarung bei einer gültigen Vereinbarung. Hier läuft die Gültigkeit der Vereinbarungszeile selbst ab.
- Die Daten stehen in Standarddatensätzen, die ein Monitor über OData lesen kann, ohne etwas zu schreiben. Ein Monitor mit reinem Lesezugriff kann daher jede Zeile auflisten, die bald abläuft, bevor die Aufträge, die sie bepreist, falsch werden.
1.Ein Gültigkeitsdatum ist ein Schalter, den niemand beobachtet
Der Preis in IFS Cloud ist keine einzelne Zahl am Artikel, sondern ein Satz aus Verkaufspreislisten und Kundenvereinbarungen, deren Zeilen ein Valid From und ein Valid To tragen. Valid To kann leer sein: Eine solche Zeile bleibt gültig, bis eine neuere Zeile mit späterem Valid From sie ablöst. Ist ein Datum gesetzt, wirkt es wie ein Schalter. Auf der einen Seite bepreist sich die Auftragsposition aus der Vereinbarung. Auf der anderen Seite gilt diese Zeile nicht länger, und die Auftragsposition nimmt, was in der Rangfolge als Nächstes kommt.
IFS dokumentiert diese Rangfolge als Leiter der Preisquellen in About Pricing. Ein von Hand an der Auftragsposition eingegebener Preis gewinnt immer. Danach folgen eine manuell gewählte Vereinbarung mit dem Kennzeichen Exclude from Auto Pricing, eine Verkaufskampagne, die automatisch ermittelte Kundenvereinbarung und eine Verkaufspreisliste. Die letzte Stufe ist der Preis aus dem Sales Part. Der Sales Part Base Price, auf derselben Seite beschrieben, ist etwas anderes: Er ist die Grundlage, aus der Preislisten und Vereinbarungen aufgebaut werden, und kein Preis, der in einem Auftrag landet.
Der Schalter fällt nach dem Kalender und nicht durch eine Handlung. Es gibt keinen Klick, keine Freigabe, keine Nachricht. Die Vereinbarungszeile, die am Freitag stimmte, wird am Montag einfach nicht gewählt, und der Auftrag nimmt kommentarlos einen anderen Preis. Der Datensatz existiert weiter, nur sein Gültigkeitsfenster ist vorbei.
Die Gültigkeit wird gegen das Preiswirksamkeitsdatum (price effective date) der Auftragsposition geprüft, und die Preisfindungsmethode je Standort und Kunde bestimmt, welches Datum das ist. Bei Preisfindung nach Lieferdatum nimmt eine Position, die vor dem Ablauf erfasst und danach geliefert wird, den Vereinbarungspreis nicht länger. Bereits erfasste Positionen werden durch den Zeitablauf nicht neu bepreist.
Damit unterscheidet sich dieser Fall von den Preisfehlern, die Sie schon beobachten. Eine Position ohne Preis fällt laut auf, weil der Auftrag nicht sauber weiterläuft. Eine abgelaufene Vereinbarungszeile fällt leise auf, weil der Auftrag problemlos bepreist wird, nur zu einer Zahl, die niemand gewählt hat. Sie kann sogar eine Position unter die Selbstkosten rutschen lassen, wenn der Ersatzpreis niedriger ist als das Geschäft, das Sie einhalten wollten.
Ein Hinweis zur Benennung: Die IFS-Masken heißen Customer Agreement und Sales Price List. „Kundenpreisvereinbarung“ ist kein IFS-Begriff, aber der Ausdruck, nach dem gesucht wird, und bleibt deshalb im Titel dieses Beitrags.
2.Wie der Ablauf Sie überrascht
Niemand plant, eine Vereinbarung mitten in der Kundenbeziehung auslaufen zu lassen. Es geschieht an den Nahtstellen der normalen Kundenbetreuung, auf drei wiederkehrenden Wegen.
| Ursprung | Was geschieht | Warum es unbemerkt bleibt |
|---|---|---|
| Verlängerung nicht rechtzeitig erfasst | Die Vereinbarungszeile erreicht ihr Valid To, bevor die neue erfasst ist | Die alten Konditionen funktionierten gestern, deshalb bemerkt niemand die Lücke, bis ein Auftrag anders bepreist wird |
| Befristete Aktion | Ein befristeter Preis läuft absichtlich aus, und der Folgeplan kommt nie | Das Auslaufen war gewollt, die Entscheidung, was danach gilt, wurde aber nicht getroffen |
| Überlappende Preislisten | Preislisten greifen nebeneinander, und die, die ausläuft, war die tatsächlich verwendete | Eine andere Liste bepreist die Position weiter, der Auftrag wirkt also bepreist, und der Preisfall bleibt unsichtbar |
In jedem dieser Fälle wird der Auftrag weiter bepreist, und genau deshalb bleibt das Problem unsichtbar. Die Lücke zeigt sich später als Marge, die falsch ausfiel, als Kunde, der eine Rechnung gegen die zugesagten Konditionen beanstandet, oder als Vertriebsleiter, der fragt, warum ein Kunde plötzlich auf dem Preis des Sales Part steht. Dann sind die Aufträge angelegt, und als Korrektur bleibt nur die Gutschrift.
Eine zweite stille Grenze gibt es ab Release 25R1: Eine Kundenvereinbarung gilt auch dann nicht länger, wenn sie ihren Maximum Cumulative Amount überschreitet, und für einen einzelnen Artikel, wenn dieser seine Maximum Cumulative Quantity überschreitet. Das Datum kann völlig in Ordnung sein, und die Vereinbarung fällt trotzdem aus der Preisfindung. Dieser Schalter hat mit dem Kalender nichts zu tun, deshalb erfasst eine Liste der nach Datum ablaufenden Vereinbarungen ihn nicht.
3.Den Ablauf erkennen, bevor er einen Auftrag bepreist
Valid From und Valid To stehen in den Zeilen der Preisliste und der Vereinbarung, und ein Monitor kann sie über OData lesen, ohne einen Datensatz zu berühren. Die IFS-Dokumentation behandelt die Gültigkeit von Preislistenzeilen und das Preiswirksamkeitsdatum an der Auftragsposition. Erkennen heißt, nach vorn auf die Daten zu schauen statt zurück auf den Schaden:
- Zeilen, die in einem gewählten Zeitfenster ablaufen - alles, dessen Valid To in die nächsten Wochen fällt, damit eine Verlängerung geschieht, bevor der Schalter fällt.
- Abgelaufene Zeilen mit jüngster Auftragsaktivität - eine abgelaufene Vereinbarung bei einem Kunden, der weiter bestellt, ist die Vereinbarung, bei der am wahrscheinlichsten gerade still falsch bepreist wird.
- Kunden, die ihre einzige Vereinbarung verloren haben - Kunden, die aus einer Vereinbarung bepreist wurden und jetzt keine gültige haben, sodass ihre Positionen unbemerkt auf eine andere Liste oder den Preis des Sales Part fallen.
Weil es sich um ein Überwachungsmuster mit reinem Lesezugriff handelt (so funktioniert es), läuft es neben dem Vertrieb und schreibt nichts nach IFS zurück. Es verlängert keine Vereinbarung, ändert kein Datum und bepreist keinen Auftrag neu, und es soll es auch nicht: Was ein Preis sein soll, ist eine kaufmännische Entscheidung. Es gibt dem Kundenverantwortlichen die Liste der Vereinbarungen, die bald auslaufen, damit die Verlängerung vor dem Valid To geplant wird und nicht erst, nachdem ein Auftrag falsch bepreist wurde.
4.Einführen ohne Rauschen
- Nach vorn schauen, nicht zurück - eine Warnung Wochen vor dem Valid To wiegt schwerer als ein Bericht über Aufträge, die schon falsch bepreist sind. Beginnen Sie deshalb mit dem, was bald abläuft.
- Den Kalender im Trockenlauf prüfen - sehen Sie jede Vereinbarung, die in diesem Quartal abläuft, bevor eine davon abläuft, damit Verlängerungen geplant werden statt hektisch nachgeholt.
- Nach aktiven Kunden ordnen - eine ablaufende Vereinbarung bei einem Kunden, der wöchentlich bestellt, ist wichtiger als eine bei einem ruhenden Kunden, also sortieren Sie nach jüngster Aktivität.
- Von Grund auf nur lesend - nur OData-Lesezugriffe, in IFS wird nichts erweitert oder neu bepreist, und im Kundensystem wird kein neues Objekt installiert.
5.Fragen und Antworten
Wenn der Auftrag trotzdem einen Preis bekommt, wo liegt das Problem?
Das Problem ist, dass der Preis nicht länger der vereinbarte ist. Läuft eine Zeile der Kundenvereinbarung ab, bepreist sich die Auftragsposition aus der nächsten Quelle in der Rangfolge der IFS-Preisquellen, das kann eine andere Verkaufspreisliste sein oder zuletzt der Preis des Sales Part. Der Auftrag wirkt bepreist und läuft weiter, doch die Zahl kann höher oder niedriger sein als das Geschäft, das der Kunde erwartet. Das zeigt sich später als verfehlte Marge oder als Streit.
Wie unterscheidet sich das von einem Auftrag, der nicht nach Vereinbarung bepreist wurde?
Ein Preis abseits der Vereinbarung ist eine Auftragsposition, die die Kundenvereinbarung nicht genutzt hat, die sie hätte nutzen sollen, obwohl die Vereinbarung noch gültig ist. Eine abgelaufene Vereinbarung liegt einen Schritt davor: Die Vereinbarungszeile hat ihr Valid To überschritten und steht keiner neuen Auftragsposition zur Verfügung. Im einen Fall hat eine Position eine gültige Vereinbarung verfehlt, im anderen ist die Vereinbarung nicht länger gültig.
Soll der Monitor die Vereinbarung automatisch verlängern oder erneuern?
Nein. Welcher Preis gelten soll und für wie lange, ist eine kaufmännische Entscheidung, die beim Kundenverantwortlichen liegt. Der Monitor liest die Gültigkeitsdaten über OData, listet auf, was bald abläuft oder schon abgelaufen ist, und überlässt die Verlängerung einer Person. Nach IFS wird nichts zurückgeschrieben.
Kann der Monitor erkennen, welche Abläufe tatsächlich zählen?
Der Monitor kann Abläufe ordnen, indem er jeden mit der jüngsten Auftragsaktivität verbindet. Eine Vereinbarung, die bei einem Kunden ausläuft, der jede Woche bestellt, ist dringend, eine bei einem ruhenden Kunden kann warten. Die Ordnung nach der Aktivität des Kunden hält die Liste kurz und auf die Vereinbarungen gerichtet, die bald echte Aufträge falsch bepreisen.
6.Über den Autor
Dariusz Myśliwiec: 18 Jahre Praxis mit IFS (Apps 7.5 bis 10 und IFS Cloud) in ERP und Supply Chain. Ich bin IFS Certified Associate Consultant und nach PRINCE2® 7 zertifiziert. Ich sitze in Krakau und arbeite als unabhängige Beratung remote in Europa und weltweit. Sie sprechen direkt mit dem Berater, der die Arbeit ausführt.
Ausgewählte Kunden: Fugro · LGC · BVI Medical · Betafence (PRÆSIDIAD) · Barlinek · NGK Ceramics · Newag · Oleofarm.
IFS ist eine eingetragene Marke der IFS AB. Diese Beratung steht in keiner Verbindung zur IFS AB.
Sehen Sie, welche Vereinbarungen als Nächstes ablaufen
Erzählen Sie mir, wie Ihr Team Kundenpreislisten und Vereinbarungen verwaltet. In einem 30-Minuten-Gespräch zeige ich Ihnen, wie ein Monitor mit reinem Lesezugriff, gebaut wie das SCM Automation Pack, jede Vereinbarungszeile auflisten würde, die in Ihrem gewählten Zeitfenster abläuft, geordnet danach, welche Kunden weiter bestellen. Dazu kommt eine Trockenlaufwoche, damit die Verlängerungen geplant sind, bevor ein Auftrag aus der falschen Quelle bepreist wird.
