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IFS Cloud Logistik · Distribution Order · Bestandstransfer zwischen Standorten
Distribution Orders in IFS Cloud: Standortlieferungen, die Kundenauftrag und Bestellung selbst anlegen
Auf einen Blick
- Eine Distribution Order (DO) bewegt Lagerartikel zwischen genau zwei Standorten. Bei der Freigabe erzeugt sie am liefernden Standort einen Kundenauftrag und am anfordernden Standort eine Bestellung und verknüpft beide fest miteinander.
- Ohne Stammdaten läuft keine DO: Am Bedarfsstandort braucht der Artikel einen Einkaufsartikel-Datensatz und einen Lieferanten, der als Internal Supplier auf den Lieferstandort zeigt. Am Lieferstandort braucht er einen Verkaufsartikel-Datensatz und einen Internal Customer, der auf den Bedarfsstandort verweist.
- MRP erzeugt eine Planned DO statt einer Bestellanforderung, wenn der Hauptlieferant des Artikels ein Internal Supplier ist und die Option Multi-site Planned Part gesetzt ist.
- Für Lieferungen zwischen Gesellschaften, bei denen eine Rechnung erforderlich ist, ist die DO das passende Objekt. Eine Shipment Order (ab IFS Cloud 21R1) erzeugt weder Kundenauftrag noch Bestellung.
- Scheitert die automatische Freigabe, speichert sich die DO im Status Stopped. Fehlerursache und Nacharbeit liegen im Fenster Release Stopped Distribution Orders.
Eine Distribution Order (DO) in IFS Cloud ist das Versorgungsobjekt für den Transfer von Lagerartikeln zwischen zwei Standorten. Sie verpackt eine einfache Bewegungsanforderung in einen Kundenauftrag am liefernden und eine Bestellung am anfordernden Standort, sodass der eine Standort einen festen Bedarf und der andere einen festen Zugang sieht.
Dieser Artikel erklärt, welche Stammdaten das voraussetzt, wie MRP, Distribution Allocations und DOP DOs erzeugen, welche Status eine DO durchläuft und warum eine DO im Status Stopped landet.
1.Warum eine Lieferung zwischen Standorten zwei Belege braucht
Bei Standorten, die geografisch getrennt sind, etwa einem zentralen Produktionswerk in Polen und Distributionszentren in Deutschland und Frankreich, reicht der physische Transport nicht aus. Zwei Fragen bleiben offen.
Logistik: Wer weiß, was kommt und was reserviert ist?
Der empfangende Standort muss wissen, was wann eintrifft. Der liefernde Standort muss den Bestand reservieren, damit er nicht versehentlich an einen externen Kunden verkauft wird.
Finanzen: Wer rechnet zwischen Gesellschaften ab?
Gehören die Standorte zu getrennten juristischen Einheiten (Gesellschaften), braucht der Vorgang eine Inter-Company-Rechnung und einen Bestellabgleich auf der Empfängerseite.
Die DO löst beides, indem sie die Bewegungsanforderung als Container behandelt, der Kundenauftrag (CO) und Bestellung (PO) erzeugt. Der Disponent bedient weiterhin nur eine einfache Oberfläche.
2.Was bei der Freigabe einer Distribution Order passiert
Eine Distribution Order ist ein Versorgungsobjekt, das ausschließlich Lagerartikel zwischen zwei Standorten bewegt. Anders als Bestellanforderung oder Transport Task verbindet sie die Module Einkauf und Vertrieb in einem Objekt.
Der Disponent am Bedarfsstandort, etwa in einem Lager mit sinkendem Bestand, legt einen Bedarf als Planned DO an. In diesem Status ist sie nur ein Signal, eine weiche Anforderung. Mit der Freigabe (Release) arbeitet das System folgende Schritte ab:
- Es liest die Definition des Internal Customer und stellt fest, wer der Bedarfsstandort aus Sicht des Lieferstandorts ist.
- Es liest die Definition des Internal Supplier und stellt fest, wer der Lieferstandort aus Sicht des Bedarfsstandorts ist.
- Es legt am Lieferstandort einen Kundenauftrag (CO) an.
- Es legt am Bedarfsstandort eine Bestellung (PO) an.
- Es verknüpft beide Aufträge fest miteinander.
Das Trio aus DO, CO und PO bleibt synchron. Ändern Sie die Menge auf der DO, ziehen CO und PO nach (soweit der Status das zulässt). Telefonate und Mails zwischen den Disponenten der Standorte, um Mengen oder Termine abzustimmen, entfallen damit.
3.Stammdaten: Was an beiden Standorten vorhanden sein muss
Distribution Orders laufen nicht ohne bestimmte Stammdaten, und an ihnen kann eine Einführung scheitern. Die folgende Kette muss vorhanden sein:
| Standort | Objekt | Anforderung |
|---|---|---|
| Bedarfsstandort | Inventory Part | Der Artikel existiert im Lagerartikelstamm. |
| Bedarfsstandort | Purchase Part | Der Standort „kauft“ die Ware, auch intern. Dafür ist ein Einkaufsartikel-Datensatz nötig. |
| Bedarfsstandort | Supplier for Purchase Part | Der Artikel ist einem Lieferanten zugeordnet. Dieser Lieferant muss als Internal Supplier gekennzeichnet sein und auf den Lieferstandort verweisen. |
| Lieferstandort | Inventory Part | Der Artikel existiert und hat Bestand oder eine Beschaffungsquelle. |
| Lieferstandort | Sales Part | Der Standort „verkauft“ die Ware. Dafür ist ein Verkaufsartikel-Datensatz nötig. |
| Lieferstandort | Internal Customer | Der Bedarfsstandort ist als Kunde angelegt, und dieser Kundendatensatz ist mit der ID des Bedarfsstandorts verknüpft. |
Quick Registered Parts
Fehlen bei vorhandenem Inventory Part an beiden Standorten nur Einkaufs- oder Verkaufsartikel, kann das System diese bei der Freigabe der DO selbst anlegen. Solche Datensätze sind als Quick Registered Parts gekennzeichnet. Für Tests oder kleine Mengen genügt das. Für den Echtbetrieb sollten Sie die Artikel vollständig pflegen, damit die richtigen Steuercodes, Lieferbedingungen und Preise greifen.
4.Wie die Planung Distribution Orders erzeugt
Der Nutzen der DO liegt darin, dass die Planungsläufe sie selbst anlegen. Manuell erfasst ein Disponent eine DO nur für einen Eilfall.
Material Requirements Planning (MRP)
Erkennt MRP am Bedarfsstandort eine Unterdeckung, liest es den Datensatz Supplier for Purchase Part. Ist der Hauptlieferant ein Internal Supplier und die Option Multi-site Planned Part aktiv, erzeugt MRP eine Planned Distribution Order statt einer Bestellanforderung.
Eine Bestellanforderung muss erst in eine Bestellung umgewandelt werden. Eine Planned DO liegt dagegen einen Schritt näher an der Ausführung. Sie erscheint im Fenster Distribution Orders mit dem Status Planned.
Distribution Allocations
Im Push-Szenario schiebt ein Zentrallager Bestand unabhängig vom aktuellen Bedarf in die Niederlassungen. Dafür dienen Distribution Allocations. Sie definieren eine Vorlage, zum Beispiel „10 % des Bestands nach London, 20 % nach Paris“. Führen Sie die Allocation aus, erzeugt das System die entsprechenden Distribution Orders.
Dynamic Order Processing (DOP)
In Make-to-Order-Umgebungen bewegt DOP gebundenes Material (Pegging) mit DOs. Wird ein Top Level Part an Standort A gefertigt und eine Baugruppe an Standort B, erzeugt der Capability Check der DOP-Struktur eine DO für den Transport dieser Baugruppe. Diese Aufträge können automatisch freigegeben werden, damit der enge Zeitplan der DOP-Struktur hält.
5.Status einer Distribution Order und der Stopped-Mechanismus
Wer den Statusverlauf kennt, findet Fehler bei Distribution Orders schneller.
| Status | Bedeutung | Möglich |
|---|---|---|
| Planned | Der Bedarf ist erkannt. Es gibt noch keine Logistik- oder Finanzbelege. | Löschen und frei ändern. MRP kann die DO löschen und neu anlegen. |
| Stopped | Die Freigabe wurde versucht, aber die Prüfung schlug fehl (zum Beispiel fehlende Artikelstammdaten oder Kreditsperre). | Manuelle Korrektur über Release Stopped Distribution Orders. |
| Released | Der Punkt ohne Rückkehr. CO und PO existieren. Der Bestand am Lieferstandort erscheint dort als Bedarf (Demand). | Reservierungen sind möglich, Pick Lists lassen sich drucken. |
| Reserved | Der Bestand am Lieferstandort ist dieser Order fest zugeordnet. | Bereit zur Kommissionierung. |
| In Transit | Die Ware hat den Lieferstandort verlassen (geliefert oder versendet), ist aber am Bedarfsstandort noch nicht angekommen. | Der Lieferstandort ist fertig. Der Bedarfsstandort wartet auf den Eingang. |
| Closed | Die Ware ist am Bedarfsstandort eingegangen. | Der Vorgang ist abgeschlossen, die Historie bleibt erhalten. |
Der Stopped-Mechanismus
Eine DO speichert sich auch dann, wenn die automatische Freigabe Fehler findet, und wechselt in den Status Stopped. Eine Bestellung würde dagegen schlicht nicht gespeichert. Der Fall tritt bei MRP-Läufen auf, wenn die Freigabe automatisch erfolgt.
Ein Grund sind die Coordinators. Erfasst ein Benutzer eine DO manuell, gilt seine Coordinator-ID. Legt MRP sie an, sucht das System einen Default Coordinator am Lieferantendatensatz. Findet es keinen, oder scheitert die Prüfung des erzeugten CO oder PO (etwa weil der Kunde kreditgesperrt ist), hält die DO an.
Tipp für Administratoren: Prüfen Sie das Fenster Release Stopped Distribution Orders regelmäßig. Dort liegen die gescheiterten internen Warenbewegungen.
6.Distribution Order, Standardbestellung oder Shipment Order
Die DO ist die richtige Wahl, wenn der liefernde Standort sofort Bedarf sehen muss oder eine Rechnung zwischen Gesellschaften erforderlich ist.
Gegenüber der Standardbestellung
Bei einer Standardbestellung muss der Lieferant, auch ein interner, selbst einen Kundenauftrag anlegen, der zur Bestellung passt. Bis dahin sieht die Lieferseite keinen Bedarf. Bei einer DO entsteht der Kundenauftrag automatisch und sofort. Der Disponent am Lieferstandort sieht den Bedarf mit der Freigabe.
Gegenüber der Shipment Order (ab IFS Cloud 21R1)
Eine Shipment Order ist ein leichteres Objekt für rein logistische Bewegungen, etwa zwischen zwei Lagern derselben Gesellschaft, wenn keine Rechnung nötig ist. Sie erzeugt weder Kundenauftrag noch Bestellung. Distribution Orders sind schwerer, aber nötig für Inter-Company-Bewegungen, bei denen eine Rechnung rechtlich erforderlich ist. Liefern Sie von einer GmbH an eine SAS in Frankreich, müssen Sie Distribution Orders verwenden. Zur Shipment Order lesen Sie auch Shipment Order in IFS Cloud.
7.Automatic Receipt: Wareneingang beim Versand buchen
Mit dem Parameter Automatic Receipt am Internal Supplier bucht das System den Wareneingang am Bedarfsstandort in dem Moment, in dem der Lieferstandort die Ware versendet. Führt der Lieferstandort die Aktion „Deliver Customer Order“ aus, läuft das „Register Arrival“ des Bedarfsstandorts im Hintergrund sofort mit.
Bei langer Transportdauer, zum Beispiel Seefracht, ist das riskant: Das System zeigt dann Bestand im Empfangslager, obwohl die Ware noch auf dem Schiff liegt. Bei virtuellen Transfers zwischen benachbarten Gebäuden erspart die Einstellung die Erfassung des Wareneingangs.
8.Fehlersuche und Praxisregeln
Fehlermeldung „Coordinator not allowed for user“
Distribution Orders bestimmen DO-Nummern und Präfixe über Coordinator Groups. Jeder Disponent muss deshalb einer gültigen Coordinator Group angehören, und die Default Coordinators an den Lieferanten- und Kundendatensätzen müssen aktive Benutzer sein.
Release Horizon festlegen
Planned DOs lassen sich ändern, Released DOs nicht. Legen Sie daher einen Release Horizon fest, zum Beispiel nur DOs freigeben, die in den nächsten 5 Tagen fällig sind, und den Rest auf Planned lassen. So kann MRP sie löschen und neu anlegen, wenn sich die Prognose ändert. Mit der Freigabe frieren Sie die Entscheidung ein.
9.Fragen und Antworten
Kann ich Distribution Orders zwischen getrennten Gesellschaften nutzen?
Ja, das ist einer der Hauptanwendungsfälle. Eine Distribution Order erzeugt einen verknüpften Kundenauftrag und eine Bestellung. Damit unterstützt sie den vollständigen Inter-Company-Rechnungsfluss: Die liefernde Gesellschaft stellt die Rechnung aus, die empfangende gleicht sie ab.
Warum bleibt meine Distribution Order bei der Freigabe stehen?
Eine Distribution Order wechselt in den Status Stopped, wenn bei der Freigabe eine Prüfung scheitert. Typische Ursachen sind ein fehlender Einkaufsartikel- oder Verkaufsartikel-Datensatz, ein Internal Customer mit Kreditsperre am Lieferstandort, ein fehlender Default Coordinator am Supplier for Purchase Part oder ein Inventory Part, der an einem der beiden Standorte nicht existiert. Die konkrete Fehlermeldung steht im Fenster Release Stopped Distribution Orders.
Kann ich eine Distribution Order ohne formale Shipment ausführen?
Ja. Den Schritt „Deliver“ können Sie direkt auf der Position der Distribution Order buchen. Die Shipment-Funktion in IFS Cloud empfiehlt sich, wenn Sie Aufträge auf einem Lkw zusammenfassen oder formale Versandpapiere (Bill of Lading, Packing List) brauchen. Die Funktion beschreibt der Artikel Sammelsendungen mit Shipment in IFS Cloud.
Was unterscheidet „Release“ von „Release for Planning“ bei Distribution Orders?
„Release for Planning“ ist ein Status auf der Kundenauftragsseite: Der liefernde Standort sieht den Bedarf, kann aber noch nicht versenden. Bei Distribution Orders zählt der Übergang von Planned auf Released. Mit der Freigabe einer DO wird der erzeugte Kundenauftrag im Standard automatisch auf Released gesetzt und ist sofort bearbeitbar.
Berücksichtigt MRP Distribution Orders?
Ja. Am Bedarfsstandort ist eine Planned DO ein Zugang (Supply), am Lieferstandort ist eine Released DO über ihren Kundenauftrag ein Bedarf (Demand). Eine Planned DO erzeugt am Lieferstandort erst nach der Freigabe sichtbaren Bedarf. Die Ausnahme sind spezielle Einstellungen zur standortübergreifenden Sichtbarkeit in Master Scheduling und MRP; die Standardlogik der DO setzt die Freigabe für festen Bedarf voraus.
10.Über den Autor
Dariusz Myśliwiec: 18 Jahre Praxis mit IFS (Apps 7.5 bis 10 und IFS Cloud). Ich bin IFS Certified Associate Consultant und nach PRINCE2® 7 zertifiziert. Unabhängiger Berater, der remote in Europa und weltweit arbeitet.
Ausgewählte Kunden: Fugro · LGC · BVI Medical · Betafence · Barlinek · NGK Ceramics · Newag · Oleofarm.
IFS ist eine eingetragene Marke der IFS AB. Diese Beratung steht in keiner Verbindung zur IFS AB.
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