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Unabhängige IFS-Cloud-Beratung · Vertrieb
Der gesperrte Kunde und die Aufträge, die trotzdem rausgehen
Eine Kundensperre wirkt in IFS Cloud auf neue Aufträge. Ob sie auch Kundenaufträge erreicht, die vor der Sperre erfasst wurden, sollten Sie in Ihren eigenen Daten prüfen. Sie sperren einen Kunden aus gutem Grund: ein Zahlungsproblem, ein Streitfall, ein auf Stopp gesetztes Konto, ein inaktiv gesetzter Datensatz. Ab diesem Moment soll zu ihm kein neuer Auftrag rausgehen. Aufträge, die schon laufen, können dagegen weiter zur Kommissionierung und Lieferung wandern, während der Kundenstamm Stopp sagt. Dann beliefern Sie einen Kunden, den Sie bewusst angehalten haben, und merken es erst an der Rechnung.
Auf einen Blick
- Eine Kundensperre steuert neue Aufträge. Ob sie auch Kundenaufträge anhält, die schon offen waren, hängt von Ihrer Konfiguration ab, sodass ein früherer Auftragsbestand weiter zur Kommissionierung und Lieferung laufen kann.
- Das ist auf der Verkaufsseite das Gegenstück zu einem gesperrten Lieferanten mit offenen Bestellungen. Sie haben die Geschäftsbeziehung angehalten, aber die Vorgänge, die bereits laufen, wissen davon nichts.
- Eine Kreditsperre ist etwas anderes. Sie stoppt einen bestimmten Auftrag aufgrund einer Kreditregel. Eine Kundensperre ist ein Zustand der Stammdaten und greift womöglich nicht auf Aufträge zurück, die schon freigegeben sind.
- Ein unbestätigter Auftrag ist es ebenfalls nicht. Diese Aufträge sind bestätigt und laufen regulär. Der Kunde dahinter wurde inzwischen gesperrt, und niemand hat beides abgeglichen.
- Der Sperrzustand des Kunden und der Status jeder offenen Auftragsposition stehen in IFS Cloud. Ein nur lesender Monitor kann gesperrte Kunden mit ihren noch offenen Aufträgen abgleichen und die Lieferungen auflisten, die zu prüfen sind.
1.Warum eine Kundensperre bereits offene Aufträge womöglich nicht erreicht
Eine Kundensperre ist ein Zustand am Kundendatensatz. Legt jemand einen neuen Auftrag an, kann dieser Zustand ihn stoppen. Aufträge, die schon existieren, wurden vor der Sperre erfasst, haben ihre Prüfungen damals bestanden und durchlaufen jetzt ihren eigenen Lebenszyklus. Ob die Sperre gegen sie neu ausgewertet wird, hängt von Ihrer Konfiguration ab. Wo das nicht geschieht, sieht niemand nach, der nicht gezielt sucht.
Die Sperre und die offenen Aufträge liegen auf getrennten Datensätzen. Nichts verbindet den neuen Zustand des Kunden mit den Aufträgen, die schon laufen, solange niemand prüft, ob diese Aufträge noch rausgehen sollen.
Eine Lieferung an einen gesperrten Kunden kann aus einer Entscheidung auf Kundenebene folgen, die die Arbeit auf Auftragsebene nie erreicht hat. Auf den Widerspruch achtet niemand, bis die Ware oder die Rechnung schon draußen ist.
2.Gesperrte Kunden, auf die noch Arbeit zuläuft
Ein gesperrter Kunde ohne offene Aufträge ist harmlos, denn die Sperre hat nichts, dem sie widersprechen könnte. Es kommt darauf an, die gesperrten Kunden zu finden, auf die noch Arbeit zuläuft.
| Was Sie sehen | Worauf es hindeutet |
|---|---|
| Gesperrter oder auf Stopp gesetzter Kunde mit noch offenen Kundenauftragspositionen | Ein Auftragsbestand, den die Sperre nie erreicht hat: Aufträge laufen auf einen Kunden zu, den Sie bewusst angehalten haben. |
| Gesperrter Kunde mit einem Auftrag, der schon kommissioniert oder versandbereit ist | Der letzte Moment, ihn abzufangen: Ware, die gleich an ein Konto rausgeht, das Sie anhalten wollten. |
| Kunde gesperrt, nachdem der Auftrag ans Lager freigegeben war | Eine zeitliche Lücke: Der Stopp kam zu spät für einen Auftrag, der schon in der Abwicklung war. |
| Gesperrter Kunde mit gelieferten, noch nicht fakturierten Positionen | Die Sperre hat nichts erreicht: Die Ware ist weg, und über die Rechnung lässt sich nur noch streiten. |
Ein kommissionierter Auftrag für einen gesperrten Kunden ist der erste, den Sie abfangen sollten. Der Auftrag ist kommissioniert, der Kunde gestoppt, und zwischen beidem steht nur, dass jemand es bemerkt, bevor der Lkw losfährt. Wer im Vertriebsinnendienst einen einzelnen Auftrag ansieht, sieht eine normale, bestätigte Position und lässt sie laufen. Gleichen Sie die offenen Aufträge mit der Kundensperre ab, sind die Aufträge, die anzuhalten sind, eindeutig.
3.Sperre und offene Aufträge abgleichen, bevor der Lkw losfährt
Der Sperrzustand des Kunden und der Status jeder offenen Kundenauftragsposition stehen über Standard-OData-Projektionen zur Verfügung und lassen sich lesen, ohne einen Datensatz zu berühren. Die Erkennung gleicht beides ab und sucht zwei Dinge:
- Sperre gegen offene Aufträge - Kunden, die gesperrt oder auf Stopp gesetzt sind und noch offene Kundenauftragspositionen haben. So tritt ein Auftragsbestand, den die Sperre nie erreicht hat, vor dem Versand zutage.
- Kurz vor dem Versand - welche dieser Positionen schon kommissioniert oder lieferbereit sind. So trennt die Liste die Aufträge, die gleich rausgehen, von denen, die noch früh genug sind, um sie ohne Aufsehen anzuhalten.
Weil es ein nur lesendes Überwachungsmuster ist, läuft es neben dem Vertrieb und schreibt nichts nach IFS zurück. Es legt kein Objekt im Kundensystem an, also hinterlässt ein Release R1 oder R2 in Ihrem IFS nichts, das neu zu testen wäre. Vor jedem Release prüfe ich im Rahmen des Abonnements, ob die Standard-Projektionen, die gelesen werden, noch passen. Der Vertriebsinnendienst erhält eine kurze Liste gesperrter Kunden mit weiterlaufenden Aufträgen, sortiert danach, wie nah jeder Auftrag am Versand ist. Ob angehalten, freigegeben oder storniert wird, entscheidet, wer das Konto verantwortet.
4.Einführen ohne Meldungsflut
- Dort beginnen, wo die Ware das Haus verlässt - der Schaden entsteht, wenn eine Lieferung rausgeht, also beobachten Sie zuerst kommissionierte und versandbereite Positionen gesperrter Kunden.
- Zuerst im Trockenlauf - protokollieren Sie über einen vollen Zeitraum, welche Aufträge gemeldet worden wären, bevor ein einziger Alarm den Vertriebsinnendienst erreicht.
- Erst jeder offene Auftrag, dann die Nähe zum Versand - listen Sie zuerst jeden offenen Auftrag eines gesperrten Kunden und ordnen Sie danach die, die schon kommissioniert oder versandbereit sind.
- Nur lesend, ohne Spur - Standard-OData-Abfragen, nichts wird zurückgeschrieben, kein neues Objekt in IFS Cloud.
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5.Fragen und Antworten
Hält eine Kundensperre auch die offenen Aufträge des Kunden an?
Eine Kundensperre gilt für neue Aufträge und stoppt damit das, was als Nächstes kommt. Aufträge, die schon offen waren, wurden vor der Sperre erfasst und durchlaufen Kommissionierung und Lieferung nach ihrem eigenen Status. Ob die Sperre auf sie zurückgreift, hängt von Konfiguration und Zeitpunkt ab, prüfen Sie es deshalb in Ihren eigenen Daten. Die Lücke wird sichtbar, wenn man die Sperre mit den noch offenen Aufträgen abgleicht.
Worin unterscheidet sich das von einer Kreditsperre?
Eine Kreditsperre ist eine Kontrolle auf Auftragsebene, die eine Kreditregel auslöst und genau diesen Auftrag anhält, bis die Sperre aufgehoben wird. Eine Kundensperre ist ein Zustand der Stammdaten am Konto. Beides hängt zusammen, ist aber nicht dasselbe: Ein Auftrag kann seine Kreditprüfung bestehen und weiterlaufen, während der Kunde dahinter inzwischen aus einem ganz anderen Grund gesperrt wurde.
Ist das dasselbe Muster wie ein gesperrter Lieferant mit offenen Bestellungen?
Ja, es ist das Gegenstück auf der Verkaufsseite. Beim Einkauf kann ein gesperrter Lieferant noch offene Bestellungen haben, die auf den Wareneingang zulaufen. Im Vertrieb kann ein gesperrter Kunde noch offene Kundenaufträge haben, die auf den Versand zulaufen. Die Form ist dieselbe, nur die Richtung ist umgekehrt: eine Sperre auf Ebene des Geschäftspartners, die Vorgänge, die schon laufen, womöglich nicht erreicht.
Schreibt dieses Monitoring etwas nach IFS Cloud zurück?
Nein. Der Sperrzustand des Kunden und die offenen Auftragspositionen werden über Standard-OData-Projektionen gelesen und außerhalb von IFS abgeglichen. Nichts wird zurückgeschrieben, es entsteht also keine Spur beim Upgrade und kein neues Objekt im Kundensystem. Einen Auftrag anzuhalten oder freizugeben bleibt eine Entscheidung von Menschen.
6.Über den Autor
Dariusz Myśliwiec: 18 Jahre Praxis mit IFS (Apps 7.5 bis 10 und IFS Cloud). Ich bin IFS Certified Associate Consultant und nach PRINCE2® 7 zertifiziert. Meine Beratung sitzt in Krakau und arbeitet remote in Europa und weltweit. Sie sprechen direkt mit dem Berater, der die Arbeit ausführt.
Ausgewählte Kunden: Fugro · LGC · BVI Medical · Betafence (PRÆSIDIAD) · Barlinek · NGK Ceramics · Newag · Oleofarm.
IFS ist eine eingetragene Marke der IFS AB. Diese Beratung steht in keiner Verbindung zur IFS AB.
Die Lieferung abfangen, bevor sie an ein gesperrtes Konto rausgeht
Sagen Sie mir, wie Sie heute erfahren, dass ein gesperrter Kunde trotzdem eine Lieferung bekommen hat. In einem 30-Minuten-Gespräch prüfe ich mit Ihnen, ob eine Regel, die Sperrzustände von Kunden mit offenen Kundenaufträgen abgleicht, zu Ihren Daten passt. Das SCM Automation Pack läuft heute mit drei Regeln (unbestätigte Bestellungen, verspätete Lieferungen, Bestand unter Mindestbestand). Diese Regel wäre eine zusätzliche, auf Anfrage gebaute Regel, nur lesend, mit einem Trockenlauf, bevor etwas den Vertriebsinnendienst erreicht.
