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Unabhängige IFS-Cloud-Beratung · Lagerbewertung
Der Bestand im Regal, den Ihre Bewertung nicht sieht
Lagerbestand ohne Kosten ist in IFS Cloud möglich: Ein Artikel hat eine korrekte Menge am Lager, aber Stückkosten von null oder gar keine. Die Bestandsliste sieht unauffällig aus, denn falsch sind die Zahlen in Euro, nicht die in Stück. Der Artikel fällt still aus der Bilanz, die Marge auf seine Entnahmen verzerrt sich, und die Korrektur kommt später als Kostenbuchung in einem Monat, mit dem niemand gerechnet hat.
Auf einen Blick
- Ein Artikel kann Bestand haben, während seine Lagerkosten null oder leer sind. Die Menge stimmt, der Wert ist null: Das Regal ist voll, und die Bücher führen es als leer.
- Abgrenzung zu negativem Bestand: Dort ist die Menge selbst falsch. Hier stimmt die Menge, und es fehlt der Wert.
- Abgrenzung zu Langsamdrehern und Altbestand: Diese betreffen versiegenden Bedarf. Hier geht es um eine Bewertungslücke bei Bestand, der sich durchaus normal bewegen kann.
- Wird Bestand mit Kosten null entnommen oder verkauft, rechnet sich die Marge gegen nichts. Das kann wie das Gegenteil eines Verkaufs unter Kosten aussehen, der Gewinn ist aber nicht echt: Die Kosten fehlten.
- Bestandsmenge und Artikelkosten liegen in IFS Cloud in getrennten Feldern. Ein nur lesender Monitor kann Artikel mit Bestand und ohne Kosten auflisten und übergeben, bevor die Zahlen in einen Abschluss einfließen.
1.Wie Bestand mit dem Wert null entsteht
Menge und Kosten werden in getrennten Teilen des Datensatzes gepflegt. Wareneingang und Inventur halten die Menge richtig. Die Kosten stammen aus einem Kostensatz (Cost Set), aus Standardkosten oder aus einem Anschaffungswert und werden von eigenen Routinen aktualisiert. Laufen diese Routinen für einen Artikel nie, oder laufen sie, bevor der Artikel überhaupt einen Wert hatte, steigt die Menge, während die Kosten bei null bleiben.
Das passiert an bekannten Stellen. Ein neuer Artikel wird angelegt und eingelagert, bevor seine Kosten gepflegt sind. Ein Artikel, der bisher nicht lagergeführt war, wird auf lagergeführt umgestellt, ohne dass ein Anschaffungswert mitkommt. Eine Kostenaufrollung (Cost Rollup) überspringt einen Artikel, weil auf einer unteren Stufe ein Kostenwert fehlte. In jedem dieser Fälle sieht der Artikel auf dem Bestandsbildschirm vollständig aus, weil die Lücke in den Kostendaten liegt und nicht in der Menge.
Ein Artikel mit Bestand und Kosten null ist deshalb kein Zählfehler. Es ist eine korrekte Menge mit einem fehlenden Wert, und sie steht unter Tausenden korrekt bewerteter Artikel, ohne dass die Bestandsliste markiert, welcher welcher ist.
2.Gewollte Nullkosten und Nullkosten, die das Lager zu niedrig bewerten
Kosten von null können berechtigt sein, etwa bei einem Gratismuster oder einem Artikel, der bewusst ohne Wert geführt wird. Es geht darum, die gewollte Null von der zu trennen, die das Lager in Ihrem Besitz still zu niedrig bewertet.
| Was Sie sehen | Was dahinterstecken kann |
|---|---|
| Bestand über null, Stückkosten null oder leer | Der Lagerwert ist zu niedrig ausgewiesen: Der Bestand ist real, trägt aber nichts zur Bilanz bei. |
| Kürzlich eingelagerter Artikel, Kosten nie gepflegt | Eine Lücke in den Stammdaten, die mit jedem Wareneingang wächst, bis die Kosten endlich eingetragen und rückwirkend angepasst werden. |
| Nicht lagergeführter Artikel auf lagergeführt umgestellt, kein Anschaffungswert | Eine Umstellung, die die Menge mitgenommen hat, aber nicht den Wert dahinter. |
| Artikel mit Kosten null entnommen oder verkauft | Marge und Wareneinsatz werden gegen nichts gerechnet, was den Gewinn dieser Buchung verzerrt. |
Eine Entnahme zu Kosten null erreicht die Finanzbuchhaltung direkt: Sie bucht keinen Wareneinsatz, die Marge sieht besser aus, als sie ist, und die Korrektur kommt später als Anpassungsbuchung. Vergleicht man die Bestandsmenge mit den Stückkosten über den gesamten Artikelstamm, werden diese Artikel sichtbar, solange sich die Lücke noch unauffällig schließen lässt.
3.Bestand ohne Wert finden
Bestandsmenge und Artikelkosten stehen über Standard-OData-Projektionen zur Verfügung und lassen sich lesen, ohne einen Datensatz zu berühren. Die Erkennung vergleicht beide und sucht zwei Dinge:
- Menge ohne Kosten - ein Artikel hat Bestand und Stückkosten von null oder leer. So wird Bestand sichtbar, den die Bücher mit nichts bewerten, bevor ein Periodenabschluss sich darauf stützt.
- Bewegung zu Nullkosten - ein Artikel mit Kosten null wurde entnommen oder verkauft. So wird eine Buchung ohne Wareneinsatz von einer getrennt, die korrekt bewertet wurde.
Weil es ein nur lesendes Überwachungsmuster ist, läuft es neben Lager und Finanzbuchhaltung und schreibt nichts nach IFS zurück. Es legt kein Objekt im Kundensystem an, und ein Release R1 oder R2 hinterlässt in Ihrem IFS nichts, das neu zu testen wäre. Vor jedem Release prüfe ich im Rahmen des Abonnements, ob die Standard-Projektionen, die gelesen werden, noch passen. Es übergibt eine kurze Liste von Artikeln mit Bestand und ohne Kosten. Ob Kosten eingetragen, eine Aufrollung gestartet oder die Null bestätigt wird, entscheidet die Person, die die Bewertung verantwortet.
4.Einführen ohne Meldungsflut
- Auf den Abschluss abstimmen - der Schaden entsteht zum Periodenende, also läuft die Prüfung vor dem Monatsabschluss, wenn Bestand mit Kosten null die Bewertung verzerrt.
- Zuerst im Trockenlauf - protokollieren Sie über einen vollen Zeitraum, welche Artikel gemeldet worden wären, bevor ein einziger Eintrag die Finanzbuchhaltung erreicht.
- Erst die Menge, dann die Bewegungen - listen Sie zuerst Bestand ohne Kosten vor dem Abschluss auf, dann die Entnahmen, die schon zu Kosten null gebucht sind.
- Nur lesend, ohne Spur - Standard-OData-Abfragen, nichts wird zurückgeschrieben, kein neues Objekt in IFS Cloud.
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5.Fragen und Antworten
Verhindert IFS Cloud nicht, dass Bestand mit Kosten null geführt wird?
Menge und Kosten werden getrennt gepflegt, und Kosten von null sind manchmal berechtigt. IFS Cloud lässt deshalb Bestand ohne Kosten zu und setzt dafür keine dauerhafte Markierung. Eine Lücke in den Stammdaten oder eine übersprungene Kostenaufrollung kann daher realen Bestand mit null bewerten. Wer die Bestandsmenge mit den Stückkosten vergleicht, macht diese Artikel sichtbar.
Worin unterscheidet sich das von negativem Bestand?
Negativer Bestand ist ein Mengenproblem: Das System zeigt einen Bestand unter null. Bestand ohne Kosten ist ein Wertproblem: Die Menge ist korrekt und positiv, aber die zugehörigen Kosten sind null oder leer. Das eine verfälscht, was Sie haben, das andere, was es wert ist.
Ist jeder Artikel mit Kosten null ein Fehler?
Nein. Gratismuster und Positionen, die absichtlich ohne Wert mitlaufen, werden bewusst mit null geführt. Der Monitor listet Bestand mit Kosten null auf, damit eine Person die gewollten Fälle von Lücken in den Stammdaten und übersprungenen Kostenaufrollungen trennen kann. Er meldet den Zustand und entscheidet nicht, dass die Null falsch ist.
Schreibt dieses Monitoring etwas nach IFS Cloud zurück?
Nein. Bestandsmenge und Artikelkosten werden über Standard-OData-Projektionen gelesen und außerhalb von IFS verglichen. Nichts wird zurückgeschrieben, es entsteht also keine Spur beim Upgrade und kein neues Objekt im Kundensystem. Kosten einzutragen oder eine Aufrollung zu starten bleibt eine Entscheidung von Menschen.
6.Über den Autor
Dariusz Myśliwiec: 18 Jahre Praxis mit IFS (Apps 7.5 bis 10 und IFS Cloud). Ich bin IFS Certified Associate Consultant und nach PRINCE2® 7 zertifiziert. Meine Beratung sitzt in Krakau und arbeitet remote in Europa und weltweit. Sie sprechen direkt mit dem Berater, der die Arbeit ausführt.
Ausgewählte Kunden: Fugro · LGC · BVI Medical · Betafence (PRÆSIDIAD) · Barlinek · NGK Ceramics · Newag · Oleofarm.
IFS ist eine eingetragene Marke der IFS AB. Diese Beratung steht in keiner Verbindung zur IFS AB.
Dem Bestand, den Sie besitzen, seinen Wert zurückgeben
Erzählen Sie mir, wie Sie den Lagerwert heute vor dem Abschluss prüfen. In einem 30-Minuten-Gespräch prüfe ich mit Ihnen, ob eine Regel, die die Bestandsmenge mit den Stückkosten vergleicht, zu Ihren Daten passt. Das SCM Automation Pack läuft heute mit drei Regeln (unbestätigte Bestellungen, verspätete Lieferungen, Bestand unter Mindestbestand). Diese Regel wäre eine zusätzliche, auf Anfrage gebaute Regel, nur lesend, mit einem Trockenlauf, bevor etwas in der Finanzbuchhaltung ankommt.
