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Unabhängige IFS-Cloud-Beratung · Einkauf
Die Retoure an den Lieferanten ist angelegt, die Ware hat das Haus nie verlassen
Eine Lieferantenretoure in IFS Cloud kann angelegt werden und stehen bleiben, bevor die Ware versandt wird. Mit der Lieferung stimmte etwas nicht, also legten Sie eine Retoure an den Lieferanten an. Das war richtig. Dann verließ die Ware das Haus nie. Die Retourenposition bleibt offen, der fehlerhafte oder überzählige Bestand liegt weiter im Regal und zählt womöglich weiter zur Verfügbarkeit, und die Gutschrift, die Ihnen zusteht, wird nicht verfolgt. Niemand hat entschieden, die Ware zu behalten. Die Entscheidung, sie zurückzuschicken, wurde nur nie zu Ende geführt.
Auf einen Blick
- Eine Retoure an den Lieferanten kann angelegt werden und stehen bleiben, bevor die Ware versandt wird. Der Beleg existiert, die Absicht ist festgehalten, aber nichts bewegt sich physisch, also bleibt der Bestand, und die Retourenposition bleibt offen.
- Abgrenzung zur überfälligen Kundenretoure: Diese läuft auf der Verkaufsseite, ein Kunde schuldet Ihnen Ware zurück. Hier schulden Sie dem Lieferanten Ware zurück, und Ihre eigene Retoure ist stehen geblieben.
- Abgrenzung zur Übermenge im Wareneingang: Sie ist der Grund, warum man überhaupt retourniert. Hier geht es um die Retoure, die angelegt wurde, um sie zu beheben, und dann nie versandt wurde.
- Abgrenzung zu Wareneingang ohne Rechnung: Diese Lücke betrifft eine fehlende Rechnung. Hier geht es um Ware, die an den Lieferanten hätte zurückgehen sollen und noch bei Ihnen liegt.
- Retourenposition, Status und Alter stehen in IFS Cloud. Ein nur lesender Monitor kann Retouren finden, die angelegt, aber nie versandt wurden, und sie zur Bearbeitung zurückgeben.
1.Wie eine Retoure angelegt wird und dann stehen bleibt
Eine Retoure anzulegen und sie zu versenden sind zwei getrennte Schritte. Jemand entscheidet, dass die Ware zurückgehen soll, weil ein Artikel fehlerhaft ist, eine Lieferung zu groß war oder ein Wareneingang irrtümlich gebucht wurde, und ein Retourenbeleg wird beim Lieferanten angelegt. Das hält die Absicht fest. Die Ware tatsächlich zu kommissionieren, zu versenden und die Retoure zu schließen, ist eine spätere Handlung, die davon abhängt, dass Lager und Einkäufer zu Ende führen, was begonnen wurde.
In einem ausgelasteten Einkauf geschieht der erste Schritt, weil er die Reaktion auf ein Problem ist, das alle sehen. Der zweite Schritt wartet auf eine Abholbuchung, auf eine Freigabe des Lieferanten oder auf einen Ersatz, der eintrifft und die Retoure weniger dringend wirken lässt. Wochen später liegt die Ware noch im Regal und die Retoure ist noch offen, und sie wartet auf einen Schritt, der nie seinen Moment bekam.
Die offene Retoure ist also kein Fehler in den Daten. Sie ist ein zutreffender Beleg einer Entscheidung, die getroffen und dann unvollendet gelassen wurde, und sie liegt still zwischen Retouren, die wirklich noch laufen, ohne dass etwas markiert, welche welche ist.
2.Offene Retouren, die nicht weiterkommen
Eine offene Retoure ist normal, solange die Ware tatsächlich auf dem Rückweg ist. Der Nutzen liegt darin, eine Retoure, die noch läuft, von einer zu trennen, die stehen geblieben ist und nur aktiv wirkt.
| Was Sie sehen | Worauf es hindeutet |
|---|---|
| Retoure angelegt, nichts versandt, offen über Ihre übliche Durchlaufzeit hinaus | Eine Retoure, die stehen geblieben ist: Die Ware zählt weiter als Ihr Bestand, und die Gutschrift des Lieferanten wird nicht verfolgt. |
| Fehlerhafter oder gesperrter Bestand liegt dort, wo die Retoure ihn hätte entfernen sollen | Unbrauchbarer Bestand kann die Verfügbarkeit aufblähen und versehentlich reserviert oder kommissioniert werden. |
| Ersatz ist schon eingegangen, die ursprüngliche Retoure ist noch offen | Sie halten jetzt Ersatz und den Artikel, den Sie zurückschicken wollten, erwartet war aber nur einer. |
| Retoure offen, keine Gutschrift oder Lastschriftanzeige zugeordnet | Geld, das der Lieferant Ihnen schuldet und das niemand verfolgt, solange der Beleg ruht. |
Eine offene Retoure ohne zugeordnete Gutschrift kostet echtes Geld. Der Lieferant schuldet Ihnen Wert, die Ware liegt noch in Ihrem Haus, und der einzige Halt für den Anspruch ist ein offener Beleg, den niemand beobachtet. Ein Einkäufer, der offene Retouren Zeile für Zeile durchgeht, kann eine steckengebliebene nur schwer von einer laufenden unterscheiden. Vergleicht man den Retourenstatus mit seinem Alter, fallen die steckengebliebenen sofort auf.
3.Retouren finden, die angelegt, aber nie versandt wurden
Retourenposition, ob dagegen etwas versandt wurde, und das Anlagedatum stehen über Standard-OData-Projektionen zur Verfügung und lassen sich lesen, ohne einen Datensatz zu berühren. Die Erkennung vergleicht den Retourenstatus mit seinem Alter und sucht zwei Dinge:
- Angelegt, aber nicht versandt - eine Retoure an einen Lieferanten existiert, und gegen sie wurde keine Ware bewegt. So erscheinen Retouren, die nie losgingen, bevor die Ware im Regal vergessen wird.
- Alter jenseits der Durchlaufzeit - wie lange eine nicht versandte Retoure im Vergleich zu Ihrem üblichen Retourenrhythmus offen ist. So wird eine Retoure, die wirklich stehen geblieben ist, von einer getrennt, die noch organisiert wird.
Weil es ein nur lesendes Überwachungsmuster ist, läuft es neben dem Einkauf und schreibt nichts nach IFS zurück. Es legt kein Objekt im Kundensystem an, also hinterlässt ein Release R1 oder R2 in Ihrem IFS nichts, das neu zu testen wäre. Vor jedem Release prüfe ich im Rahmen des Abonnements, ob die Standard-Projektionen, die gelesen werden, noch passen. Der Einkäufer erhält eine kurze Liste von Retouren, die offen sind, aber nirgends hinführen. Ob versandt, die Gutschrift verfolgt oder storniert wird, entscheidet die Person, die die Lieferantenbeziehung verantwortet.
4.Einführen ohne Meldungsflut
- Auf den Abschluss abstimmen - nicht versandte Retouren verzerren Bestand und Lieferantensalden, also läuft die Prüfung vor dem Periodenende.
- Zuerst im Trockenlauf - protokollieren Sie über einen vollen Zeitraum, welche Retouren gemeldet worden wären, bevor ein einziger Eintrag einen Einkäufer erreicht.
- Erst nicht versandt, dann das Alter - listen Sie zuerst angelegte, nicht versandte Retouren auf, dann die, die über Ihre übliche Durchlaufzeit hinaus offen sind.
- Nur lesend, ohne Spur - Standard-OData-Abfragen, nichts wird zurückgeschrieben, kein neues Objekt in IFS Cloud.
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5.Fragen und Antworten
Warum kann eine angelegte Retoure unbemerkt offen bleiben?
Das Anlegen der Retoure hält die Absicht fest, aber Versand der Ware und Schließen der Position sind getrennte Handlungen. Eine Retoure kann offen bleiben, ohne dass etwas dagegen versandt wurde, und ob sie stehen geblieben ist, zeigt sich erst, wenn man ihren Status mit ihrem Alter liest. Prüfen Sie Ihre eigenen offenen Retouren auf Positionen ohne Versand und mit einem Anlagedatum, das älter ist als Ihre übliche Durchlaufzeit.
Worin unterscheidet sich das von einer überfälligen Kundenretoure?
Eine überfällige Kundenretoure liegt auf der Verkaufsseite: Ein Kunde schuldet Ihnen Ware zurück und hat sie nicht geschickt. Dieser Fall liegt auf der Einkaufsseite: Sie schulden dem Lieferanten Ware zurück, und die angelegte Retoure wurde nie versandt. Es ist dieselbe Idee einer stehen gebliebenen Retoure, in umgekehrter Richtung und mit umgekehrter Zuständigkeit.
Warum zählt eine nicht versandte Retoure über den Beleg hinaus?
Aus zwei Gründen. Der Bestand, den Sie zurückschicken wollten, liegt weiter in Ihrem Lager, kann also zur Verfügbarkeit zählen und versehentlich reserviert oder kommissioniert werden. Und die Gutschrift oder der Ersatz, die der Lieferant Ihnen schuldet, werden nicht verfolgt, solange der Beleg ruht. Je länger das wartet, desto schwerer lässt sich beides zurückholen.
Schreibt dieses Monitoring etwas nach IFS Cloud zurück?
Nein. Retourenposition, Versandstatus und Alter werden über Standard-OData-Projektionen gelesen und außerhalb von IFS verglichen. Nichts wird zurückgeschrieben, es entsteht also keine Spur beim Upgrade und kein neues Objekt im Kundensystem. Die Ware zu versenden oder die Retoure zu stornieren bleibt eine Entscheidung von Menschen.
6.Über den Autor
Dariusz Myśliwiec: 18 Jahre Praxis mit IFS (Apps 7.5 bis 10 und IFS Cloud). Ich bin IFS Certified Associate Consultant und nach PRINCE2® 7 zertifiziert. Meine Beratung sitzt in Krakau und arbeitet remote in Europa und weltweit. Sie sprechen direkt mit dem Berater, der die Arbeit ausführt.
Ausgewählte Kunden: Fugro · LGC · BVI Medical · Betafence (PRÆSIDIAD) · Barlinek · NGK Ceramics · Newag · Oleofarm.
IFS ist eine eingetragene Marke der IFS AB. Diese Beratung steht in keiner Verbindung zur IFS AB.
Retouren versenden, bevor sie doppelt kosten
Erzählen Sie mir, wie Ihre offenen Lieferantenretouren zum Monatsende aussehen. In einem 30-Minuten-Gespräch prüfe ich mit Ihnen, ob eine Regel, die Retourenpositionen gegen Status und Alter liest, zu Ihren Daten passt. Das SCM Automation Pack läuft heute mit drei Regeln (unbestätigte Bestellungen, verspätete Lieferungen, Bestand unter Mindestbestand). Diese Regel wäre eine zusätzliche, auf Anfrage gebaute Regel, nur lesend, mit einem Trockenlauf, bevor etwas einen Einkäufer erreicht.
