Deutsch (Deutschland) 
English (United Kingdom) 
Niezależna praktyka IFS Cloud · Wdrożenie
Ustal, co zostaje w starym ERP, kto może go otworzyć i kiedy gaśnie
Archiwizacja danych ze starego ERP po wdrożeniu IFS Cloud zaczyna się od przypisania każdemu obiektowi danych jednego z trzech wyników: migracja do IFS Cloud, archiwum tylko do odczytu na okres wymagany przepisami albo usunięcie. Stary system wyłączasz dopiero wtedy, gdy archiwum potrafi wydać dokumenty, o które zapyta organ podatkowy lub audytor, a datę wyłączenia podpisał wskazany właściciel.
Najważniejsze wnioski
- Zakres migracji obejmuje to, czego nowy system potrzebuje do pracy: dane podstawowe, pozycje otwarte i salda otwarcia. Zamknięta historia transakcji wchodzi do IFS Cloud tylko wtedy, gdy wymienia ją plan migracji danych, więc wymaga osobnej decyzji.
- Okres przechowywania dokumentów księgowych wynika z ustawy o rachunkowości (art. 74), a podatkowo z przedawnienia zobowiązania (Ordynacja podatkowa, art. 70 § 1). Księgi rachunkowe i pozostałe dowody księgowe ustawa każe trzymać 5 lat, ale okres podatkowy bywa dłuższy. Wiążące okresy potwierdza główny księgowy lub doradca podatkowy.
- Archiwum tylko do odczytu jest gotowe, gdy osoba spoza projektu znajdzie w nim dokument po numerze i okresie oraz wyeksportuje go w postaci, którą da się otworzyć bez starego oprogramowania.
- Do wyboru są trzy drogi archiwizacji: stary system tylko do odczytu, wyciąg do archiwum danych oraz archiwum dokumentów. Można je łączyć osobno dla każdego obiektu danych.
- Data wyłączenia, właściciel i termin końca umowy to wiersze w sekcji 7 szablonu cutover (IDK-20). Podpisuje je komitet sterujący przed uruchomieniem.
Plan projektu kończy się na go-live, a stary ERP nadal działa: trzyma lata zamkniętych faktur, przyjęć towaru i dekretów, których IFS Cloud nigdy nie dostał. Wyłączony za wcześnie zostawia firmę bez danych w dniu, w którym urząd skarbowy poprosi o dokumenty z lat ubiegłych. Trzymany za długo kosztuje licencje, serwer i osobę od dostępów, a użytkownicy wracają do ekranów, które znają. Poniżej decyzje w kolejności, w jakiej podejmuję je w projektach. Nic tu nie jest poradą prawną.
1.Dlaczego stary ERP przeżywa projekt wdrożeniowy?
Stary ERP przeżywa projekt, bo plan projektu ma datę go-live, a nie ma daty wyłączenia. Plan cutover obejmuje ładowanie danych, przełączniki konfiguracyjne i komunikację. Co stanie się z poprzednim systemem potem, leży pomiędzy zespołem migracji, finansami i działem IT, a każdy z nich zakłada, że zajmuje się tym ktoś inny.
Zwłoka kosztuje podwójnie. Dopóki system jest otwarty do zapisu, ktoś może w nim zaksięgować dokument i obie księgi zaczynają się rozjeżdżać. Dopóki działa „z grzeczności”, potrzebuje poprawek, kopii zapasowych i konta administratora. Wyjściem jest plan z datą końcową, spisany przed cutoverem w tym samym dokumencie co checklista go-live.
2.Migrować, archiwizować czy usunąć: jak zdecydować dla każdego obiektu danych?
Każdy obiekt danych starego ERP dostaje dokładnie jeden z trzech wyników, a decyduje o nim właściciel tego obiektu, nie zespół migracji. Zakres migracji odpowiada na pytanie, czego IFS Cloud potrzebuje pierwszego dnia. Archiwum odpowiada na pytanie, co firma musi jeszcze umieć pokazać później. To dwa różne pytania z dwoma różnymi właścicielami.
| Obiekt danych | Typowa decyzja | Kto decyduje | Dlaczego |
|---|---|---|---|
| Klienci, dostawcy, indeksy materiałowe, ceny w użyciu | Migrować | Właściciel danych podstawowych | Bez nich IFS Cloud nie obsłuży zamówień |
| Otwarte zamówienia zakupu i sprzedaży, otwarte faktury, salda otwarcia | Migrować | Kierownicy finansów i zakupów | Na tych dokumentach firma pracuje dalej po cutoverze |
| Zamknięte faktury, dekrety i przyjęcia towaru z minionych lat | Archiwum tylko do odczytu | Główny księgowy | Odwołują się do nich przepisy o przechowywaniu i pytania kontrolujących, nie bieżąca praca |
| PDF-y faktur, umowy, załączniki | Archiwum razem z dokumentem | Główny księgowy i właściciel dokumentu | Plik sam jest dowodem i musi pozostać powiązany z numerem dokumentu |
| Logi interfejsów, tabele tymczasowe, dane testowe | Usunąć | Kierownik IT | Brak wymogu prawnego i biznesowego, a dane osobowe podlegają zasadzie ograniczenia przechowywania (art. 5 ust. 1 lit. e RODO) |
Typowe decyzje to punkt wyjścia do warsztatu, nie wyrok. Jeśli plan migracji ładuje dwa lata zamkniętych zamówień zakupu, bo kupiec potrzebuje historii cen, te dwa lata przechodzą z wiersza archiwum do wiersza migracji. Strategię i plan migracji opisują szablony IDK-14 Strategia migracji danych i IDK-15 Plan migracji danych i checklista gotowości.
3.Jak długo trzeba przechowywać dokumenty po zmianie systemu?
Okres przechowywania dokumentów księgowych wyznacza prawo kraju, w którym zarejestrowana jest spółka, i dotyczy on dokumentów, a nie systemu, który je wytworzył. Wymiana ERP niczego w tych terminach nie zmienia. Polska spółka liczy je według art. 74 ustawy o rachunkowości, a w sprawach podatkowych według przedawnienia zobowiązania z Ordynacji podatkowej.
| Rodzaj dokumentu | Okres | Co jeszcze sprawdzić |
|---|---|---|
| Księgi rachunkowe | 5 lat (art. 74 ustawy o rachunkowości) | Od kiedy liczy się okres dla konkretnego dokumentu: ustala główny księgowy |
| Zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe | co najmniej 5 lat od początku roku następującego po roku zatwierdzenia | Daty zatwierdzenia w uchwałach spółki |
| Dokumentacja inwentaryzacyjna | 5 lat | Czy arkusze spisowe są w ERP, czy poza nim |
| Pozostałe dowody księgowe | 5 lat | Faktury, noty, dokumenty magazynowe: każdy typ z własnym punktem początkowym |
| Karty wynagrodzeń | okres wymagany przepisami emerytalnymi, rentowymi i podatkowymi, nie krócej niż 5 lat | Dane kadrowo-płacowe zwykle leżą w osobnym systemie i mają własną retencję |
| Dowody dotyczące gwarancji i reklamacji | rok po upływie gwarancji albo po rozliczeniu reklamacji | Umowy z wieloletnią gwarancją wydłużają ten termin |
| Dokumenty istotne dla zobowiązań podatkowych | do upływu przedawnienia zobowiązania (Ordynacja podatkowa, art. 70 § 1: 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku) | W praktyce bywa dłużej, niż wynika z samej ustawy o rachunkowości |
Przykład rachunkowy dla ostatniego wiersza: zobowiązanie z terminem płatności w 2023 roku przedawnia się według zasady ogólnej z końcem 2028 roku. Dokumenty, na których oparto tę kwotę, trzeba umieć pokazać do tego dnia, nawet jeśli ustawa o rachunkowości pozwalałaby je zniszczyć wcześniej. Wyjątki od zasady ogólnej ocenia doradca podatkowy.
Tabela opisuje polską spółkę. Grupa z zagranicznymi spółkami ma jedną odpowiedź na każdą z nich: niemiecka spółka-córka stosuje § 147 AO, który przewiduje 10 lat dla ksiąg i 8 lat dla Buchungsbelege, a spółka brytyjska zasadniczo 6 lat od końca roku obrotowego, którego dokumenty dotyczą.
Tekst nie jest poradą prawną. Okresy z art. 74 podano według tekstu ustawy, stan na 17 października 2026. To jednak główny księgowy lub doradca podatkowy potwierdza je dla Twojej spółki i podaje pisemnie, z punktem początkowym liczenia i wymaganą postacią dokumentu. Ta lista trafia do kolumny „Potrzeba retencji danych” w tabeli wycofania starego systemu.
- Dane osobowe w archiwum pozostają danymi osobowymi. Archiwum potrzebuje listy uprawnionych i daty usunięcia, nie samej daty końca retencji.
- Umowy i zobowiązania gwarancyjne mogą wymagać dokumentów dłużej niż przepisy podatkowe. Zapytaj dział prawny i serwis, nie tylko finanse.
4.Co musi umieć archiwum tylko do odczytu, żeby przejść kontrolę?
Archiwum tylko do odczytu spełnia swoje zadanie, gdy osoba, która nigdy nie pracowała na starym systemie, odnajdzie konkretny dokument w czytelnej postaci w ciągu jednego dnia roboczego. Taki test robię w ostatnich tygodniach przed wyłączeniem i robię go razem z finansami, nie z IT.
Powód jest praktyczny. W kontroli podatkowej lub kontroli skarbowej organ może poprosić o dane w postaci elektronicznej. Zakres, format i tryb takiego żądania zależą od rodzaju postępowania i okresu, więc omów je z doradcą podatkowym. Projekt dostaje z tego jedno pytanie kontrolne: czy z archiwum po wyłączeniu ERP da się wygenerować plik w wymaganej postaci za okres, w którym zobowiązanie podatkowe jeszcze się nie przedawniło, i kto to zrobi.
- Wyszukiwanie: dokument po numerze, po dostawcy lub kliencie i po okresie.
- Kompletność: dokument, jego pozycje, dekrety i załączniki wracają razem.
- Eksport: wynik opuszcza archiwum jako plik, który odbiorca otworzy bez starego oprogramowania.
- Tylko do odczytu: nikt, także administrator, nie księguje ani nie edytuje. Data wymuszenia tego stanu jest zapisana.
- Dostęp: wskazany właściciel i lista użytkowników, przeglądana raz w roku.
- Opis mapowania pól: krótki dokument, który mówi, które stare pole stało się którym polem IFS Cloud, żeby saldo z archiwum dało się uzgodnić z zamigrowanym.
- Test odtworzenia: archiwum otwarto z kopii zapasowej co najmniej raz, zanim wyłączono stary system.
Wybierz pięć dokumentów z różnych lat i różnych typów, daj je księgowej spoza projektu i zmierz czas odpowiedzi. Jeśli księgowa musi zadzwonić do konsultanta, archiwum nie jest gotowe.
5.Którą drogę wybrać: stary system, wyciąg danych czy archiwum dokumentów?
To trzy drogi archiwizacji, z których korzystam w projektach. Różnią się tym, co zostaje, co dalej kosztuje i jak odzyskuje się dane. Można je łączyć: dokumenty w archiwum dokumentów, księgi w wyciągu danych, a po starym systemie nie zostaje nic działającego.
| Droga | Co zachowujesz | Co dalej kosztuje | Na co uważać |
|---|---|---|---|
| Stary system tylko do odczytu | Pełną aplikację z oryginalnymi ekranami i raportami | Licencje lub wsparcie, hosting, poprawki bezpieczeństwa, administrator | Wersje systemu operacyjnego i bazy danych, które przestają dostawać aktualizacje, oraz warunki licencji dla użytkowników tylko do odczytu |
| Wyciąg do archiwum danych | Tabele lub pliki płaskie za uzgodnione lata, plus opis mapowania pól | Miejsce na dane i osoba, która potrafi je odpytać | Wyciąg jest tyle wart, ile jego uzgodnienie ze starą księgą: zrób je, zanim źródło zostanie usunięte |
| Archiwum dokumentów | Faktury, noty, dokumenty dostaw i umowy jako pliki z indeksem numerów dokumentów | Miejsce na pliki i indeks | Format do długiego przechowywania, np. PDF/A. Jeśli faktury przyszły jako dane ustrukturyzowane (XML, w tym z KSeF), zachowaj plik XML, nie tylko jego wizualizację, i zapytaj doradcę podatkowego, która postać jest oryginałem |
Nie polecam w tym artykule żadnego produktu do archiwizacji. Wybór zależy od wolumenu, od liczby lat do przechowania i od tego, kto będzie odpytywał archiwum, i należy do strategii wycofania wraz z porównaniem kosztów.
6.Kto w firmie decyduje o wyłączeniu starego systemu?
Datę wyłączenia ustala komitet sterujący na wniosek głównego księgowego i kierownika IT, a tabelę wycofania prowadzi jedna wskazana osoba. Przygotowuje ją kierownik projektu, ale ryzyko brakującego dokumentu ponoszą finanse, więc to finanse podpisują.
Strukturę daje szablon cutover. Sekcja 7 szablonu IDK-20 Plan cutover, checklista i plan awaryjny, „Wycofanie systemu legacy”, to tabela o sześciu kolumnach: system lub interfejs, działanie przy go-live, działanie później, potrzeba retencji danych, właściciel i data. Przykładowy wiersz dla starego ERP w szablonie brzmi „Tylko do odczytu dla wszystkich użytkowników od lp. checklisty [n]” w pierwszej kolumnie działań i „Archiwizacja i wyłączenie po okresie ze strategii wycofania” w drugiej. Szablon odwołuje się do strategii wycofania jako dokumentu powiązanego, a ten artykuł jest przewodnikiem po jej pisaniu.
- Przed cutoverem: lista okresów przechowywania od głównego księgowego, droga archiwizacji dla każdego obiektu danych, właściciel oraz termin końca umowy z okresem wypowiedzenia z umów licencyjnych i hostingowych.
- W dniu go-live: stary system przechodzi w tryb tylko do odczytu na numerowanym kroku checklisty cutover, a jego interfejsy są zatrzymywane.
- Podczas pierwszych zamknięć miesiąca w IFS Cloud: uzgodnienie sald, test odnalezienia pięciu dokumentów, poprawa opisu mapowania pól.
- Wyłączenie: podpis komitetu sterującego, ostatnia kopia zapasowa, test odtworzenia i dopiero wypowiedzenie umowy.
- Zamknięcie projektu: miejsce archiwum i jego właściciel trafiają do protokołu przekazania, zobacz IDK-24 Zamknięcie projektu i wnioski.
Okres między go-live a wyłączeniem to najsłabszy moment jakości danych w nowym systemie. Skan Wyjątków SCM to jednorazowy skan danych zakupowych w Twoim IFS Cloud, wykonywany przez OData wyłącznie do odczytu, który wypisuje otwarte wyjątki. Nic nie instaluje w Twoim IFS, więc nie ma po naszej stronie czego usuwać. Czy pasuje do pierwszych tygodni po cutoverze, rozstrzygniemy na rozmowie.
O danych w projekcie, który poprzedza ten etap, piszę w artykule Wdrożenie IFS Cloud skoncentrowane na danych. Notatki o planowaniu migracji są na stronie konsultingowej, po angielsku: IFS Cloud Data Migration Plan oraz Data Migration Is a Business Reset.
7.Najczęstsze pytania
Jak długo trzeba przechowywać dane ze starego ERP po przejściu na IFS Cloud?
Księgi rachunkowe i pozostałe dowody księgowe ustawa o rachunkowości (art. 74) każe przechowywać co najmniej 5 lat, a dokumenty istotne dla zobowiązań podatkowych do upływu ich przedawnienia (Ordynacja podatkowa, art. 70 § 1), co w praktyce bywa dłużej. Okres dotyczy dokumentów, nie starego systemu, więc zmiana ERP go nie skraca. To nie jest porada prawna: konkretne okresy i punkty początkowe liczenia potwierdza główny księgowy lub doradca podatkowy.
Czy można wyłączyć stary ERP zaraz po uruchomieniu IFS Cloud?
Stary ERP można wyłączyć od razu tylko wtedy, gdy każdy obiekt danych ma już wynik (migracja, archiwum albo usunięcie), a archiwum przeszło test odnalezienia dokumentów z finansami. W przeciwnym razie ustaw stary ERP w tryb tylko do odczytu w dniu go-live i wyłącz go po pierwszych zamknięciach miesiąca w IFS Cloud, gdy salda są uzgodnione, a komitet sterujący podpisał datę.
Czy historię transakcji trzeba migrować do IFS Cloud?
Żaden przepis nie każe ładować zamkniętej historii transakcji do IFS Cloud. O zakresie ładowania decyduje plan migracji danych, który zwykle obejmuje dane podstawowe, pozycje otwarte i salda otwarcia. Zamknięta historia zostaje w archiwum tylko do odczytu, chyba że użytkownik biznesowy potrzebuje jej w IFS Cloud, jak kupiec, który korzysta z historii cen.
Co musi umieć archiwum tylko do odczytu, żeby sprostać kontroli?
Archiwum tylko do odczytu musi wyszukiwać dokument po numerze i okresie, zwracać go razem z dekretami i załącznikami, eksportować wynik do pliku czytelnego bez starego oprogramowania i wymuszać brak możliwości zapisu przy wskazanym właścicielu. Ponieważ organ podatkowy może poprosić o dane w postaci elektronicznej, sprawdź z doradcą podatkowym, czy z archiwum da się taki plik wygenerować. Test praktyczny: pięć dokumentów z różnych lat dla księgowej spoza projektu.
Co zrobić z fakturami ustrukturyzowanymi z KSeF i fakturami sprzed KSeF?
Faktury wystawione poza KSeF istnieją u Ciebie wyłącznie w starym systemie, jego archiwum albo jako pliki, więc wchodzą do tabeli wycofania jak każdy inny dokument. Dla faktur w formie danych ustrukturyzowanych zachowaj plik XML w postaci, w jakiej go otrzymałeś, razem z wpisem w indeksie, a nie samą wizualizację PDF. Czy wystarczy ich dostępność w KSeF i na jaki okres, rozstrzyga doradca podatkowy na podstawie aktualnych zasad z portalu ksef.podatki.gov.pl.
Kto w firmie decyduje o wyłączeniu starego systemu?
O dacie wyłączenia starego systemu decyduje komitet sterujący na wniosek głównego księgowego i kierownika IT. Jedna wskazana osoba prowadzi tabelę wycofania (sekcja 7 szablonu cutover IDK-20), a podpisują finanse, bo to finanse ponoszą ryzyko brakującego dokumentu.
8.Źródła i ograniczenia
- Ustawa o rachunkowości, art. 74 (okresy przechowywania): tekst jednolity w ISAP oraz brzmienie art. 74.
- Ordynacja podatkowa, art. 70 § 1 (przedawnienie zobowiązania podatkowego): tekst jednolity w ISAP.
- Zasady KSeF: ksef.podatki.gov.pl.
- Spółki zagraniczne: § 147 AO (gesetze-im-internet.de) oraz gov.uk dla spółek brytyjskich.
- Szablon Implementation Documentation Kit IDK-20, sekcja 7 „Wycofanie systemu legacy”, z sześcioma kolumnami.
Artykuł opisuje praktykę projektową i nie jest poradą prawną, podatkową ani księgową. Okresy przechowywania potwierdza główny księgowy lub doradca podatkowy Twojej spółki na aktualnym tekście przepisów.
9.O autorze
Dariusz Myśliwiec: 18 lat praktyki z IFS, dziś na IFS Cloud. IFS Certified Associate Consultant. PRINCE2® 7. Niezależna praktyka z siedzibą w Krakowie, prowadzona zdalnie dla klientów w Europie i poza nią. Rozmawiasz z konsultantem, który buduje rozwiązanie, a nie z działem sprzedaży.
Wybrani klienci z mojej pracy z IFS: Fugro · LGC · BVI Medical · Betafence (PRÆSIDIAD) · Barlinek · NGK Ceramics · Newag · Oleofarm.
IFS jest zarejestrowanym znakiem towarowym IFS AB; ta praktyka nie jest powiązana z IFS AB.
Cutover jest zaplanowany, a stary system nie ma właściciela?
Przynieś listę starych systemów i interfejsów. Na 30-minutowej rozmowie technicznej przejdziemy przez tabelę wycofania wiersz po wierszu i uzgodnimy dla każdego drogę archiwizacji, właściciela i datę. Bez prezentacji sprzedażowej. Rozmawiasz z konsultantem, który to buduje.
Umów 30-minutową rozmowę techniczną Zobacz zestaw dokumentacji wdrożeniowej
